Quy trình lưu trữ chứng từ kế toán

 

Đặc thù của ngành kế toán là phải làm việc với nhiều hồ sơ, chứng từ khác nhau. Nếu không có cách lưu trữ hợp lý sẽ gây nhầm lẫn nghiêm trọng. Sau đây dịch vụ lưu trữ hồ sơ sẽ hướng dẫn bạn quy trình lưu trữ chứng từ kế toán đặc thù mà bạn có thể áp dụng

 

 

1. Quy trình lưu trữ tờ khai thuế GTGT

 

Đối với tờ khai thuế GTGT, kế toán sẽ lưu trữ những bộ hồ sơ như sau:

• Tờ khai GTGT kèm theo bảng kê;
• Hóa đơn đầu vào và liên 3 của hóa đơn đầu ra, kẹp vào tờ khai trên, sắp xếp theo thứ tự mua vào => Bán ra;

Mặc dù quy định 2 phụ lục bản kê mua vào bán ra đã bị hủy bỏ, nhưng kế toán vẫn nên làm 2 phụ lục này để tiện kiểm soát, đến ngày quyết toán thuế không phải làm lại.

Còn những tờ khai thuế khác, ví dụ như thông báo phát hành hóa đơn, báo cáo sử dụng hóa đơn, báo cáo tài chính, quyết toán thuế cuối năm, tờ khai thuế môn bài có thể được lưu trong cặp hồ sơ có nhiều ngăn để phân loại và lưu trữ cho một năm, vì những giấy tờ này không nhiều.

2. Quy trình lưu trữ chứng từ ngân hàng

• Lưu trữ hồ sơ tiền gửi: Tùy vào số lượng, kế toán có thể đóng thành quyển theo tháng/quý/năm, thứ tự như sau: Bản sao kê tổng hợp (có đóng dấu ngân hàng) => Giấy báo nợ có => Chứng từ giao dịch => UNC theo thứ tự sao kê.
• Lưu trữ hồ sơ tiền vay: Toàn bộ hồ sơ vay ngân hàng phải được sắp xếp theo thời gian của từng hợp đồng vay. Những chứng từ này cần được để riêng thành cặp hồ sơ nội bộ hoặc phải có đánh dấu để tránh nhầm lẫn khi trình lên cơ quan thuế.

3. Quy trình lưu trữ phiếu thu, phiếu chi

Thông thường chứng từ thu chi sẽ được đóng thành quyển theo tháng và lưu trữ theo thứ tự thời gian: Sổ ghi quỹ tiền mặt theo tháng => Phiếu thu + phiếu chi => hóa đơn photo, bảng thanh toán lương sau thu, chi và các chứng từ liên quan khác (nếu có).

4. Quy trình lưu trữ phiếu nhập kho, xuất kho

Phiếu nhập kho, xuất kho cũng được đóng thành quyển theo từng tháng, thứ tự sắp xếp như sau:

• Đối với phiếu nhập kho: Nếu mua ngoài cần kẹp chung với hóa đơn GTGT, hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển, biên bản giao hàng, phiếu kiểm định chất lượng, chứng nhận CO, CQ. Nếu nhập kho thành phẩm thì phải lưu kèm với phiếu tính giá nhập kho.
• Đối với phiếu xuất kho: Kẹp hóa đơn GTGT đầu ra  bản photo, biên bản giao hàng và các giấy tờ liên quan.

5. Quy trình lưu trữ hợp đồng mua vào bán ra

Những hợp đồng mua bán sản phẩm, báo giá, thanh lý hợp đồng và các phụ lục đi kèm phải được lưu trữ riêng cho từng khách hàng, từng nhà cung cấp. Thông thương sẽ được lưu trữ ở cặp càng cua

Những hợp đồng gốc có dấu mộc phải được tập hợp và lưu trữ tất cả tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Nếu có 2 bản gốc trở lên thì phòng Kế toán lưu một bản, các bộ phận còn lại có liên quan lưu một bản theo yêu cầu.

Hợp đồng phải được phân loại và lưu trữ theo từng dự án, có đánh dấu tên rõ ràng ở gáy hồ sơ và tạo thư mục riêng trên máy tính.

Tuyệt đối không để bộ hồ sơ gốc được mang ra ngoài nếu không có sự đồng ý của người có thẩm quyền để tránh hỏng hồ sơ.

6. Quy trình lưu trữ chứng từ lương

Kế toán nên tạo Folder để lưu trữ lương cho từng năm, trong đó chia làm 12 Sheet cho từng tháng trong năm đó, trong Folder lương năm đó sẽ lưu hết chứng từ liên quan đến lương.

7. Quy trình lưu trữ sổ sách kế toán

Cuối kỳ, sổ sách kế toán trong phần mềm hoặc máy tính phải được in ra và đóng thành quyển. Trước khi in, kế toán có nhiệm vụ đối chiếu lại thông tin với hồ sơ chứng từ gốc xem đã đủ và đúng hay chưa để có thể sửa chữa kịp thời.

8. Quy trình lưu trữ hồ sơ tài sản cố định

Những hồ sơ chứng minh tài sản cố định của doanh nghiệp như: hợp đồng mua tài sản; Biên Bản kiểm kê tài sản; Biên bản theo dõi tài sản; Biên bản giao nhận tài sản… phải được lưu trữ đầy đủ và cẩn thận.

9. Quy trình lưu trữ bảo hiểm, nhân sự

Hồ sơ bảo hiểm nhân sự của công ty bao gồm những giấy tờ như sau:

• Hồ sơ của từng nhân viên trong công ty;
• Hợp đồng lao động/ thanh lý lao động;
• Thông báo bảo hiểm, biểu mẫu tăng/ giảm bảo hiểm;
• Bản đăng ký mã số thuế cho người lao động;
• Tình hình biến động nhân sự trong từng tháng;

Ngoài ra còn một số giấy tờ khác mà Kế toán phải phân loại và lưu trữ theo từng mục riêng như: Phiếu chi ( đi kèm với Ủy nhiệm chi), phiếu thu ( kèm giấy báo) và các chứng từ công nợ.

Trên đây là các quy trình lưu trữ chứng từ kế toán khoa học nhất từ ACC. Áp dụng những quy trình sau đây sẽ giúp công việc kế toán của bạn dễ dàng và thuận lợi hơn.