Hiện nay, chứng từ kế toán là một loại giấy tờ quan trọng, liên quan sâu sắc tới hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Chính vì vậy, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là một trong những vấn đề được pháp luật về tài chính điều chỉnh nhằm phù hợp với tính chất của loại giấy tờ này. Trong phạm vi bài viết dưới đây, ACC Group sẽ cung cấp tới quý khách hàng một số thông tin cơ bản về chứng từ kế toán cũng như thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán.
1. Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.
2. Chứng từ kế toán dùng để làm gì?
Chứng từ là tài liệu phản ánh sự kiện kinh tế được lập theo hình thức và thủ tục luật định, dùng làm căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán và là tài liệu thông tin bạn đầu của quản lí, các thông tin trong chứng từ được biểu hiện bằng các thước đo: hiện vật, lao động, giá trị. Chứng từ có thể bằng giấy tờ hoặc bằng sự ghi nhận của các phương tiện điện tử. Chứng từ gồm nhiều loại, có thể có giá và chuyển nhượng được (gọi là chứng từ có giá) hoặc chỉ phản ánh hoạt động kinh tế của một chủ thể mà không có giá trị chuyển nhượng. Chứng từ phải được lập theo trình tự, thủ tục do pháp luật về kế toán - thống kê quy định. Việc ghi chép sổ sách kế toán nhất thiết phải dựa vào chứng từ lập theo mẫu quy định và các yếu tố cần thiết: tên chứng từ, ngày tháng năm lập, nội dung tóm tắt của sự việc phản ánh, đối tượng tài sản được phản ánh và thước đo sử dụng; chữ ký và họ tên của người lập chứng từ, người duyệt chứng từ. Chứng từ được lập thành nhiều bản và luân chuyển qua các bộ phận liên quan để xác nhận, sử dụng theo chức năng. Tuỳ thuộc vào loại chứng từ mà chủ thể quản lý phải bảo quản, lưu trữ trong thời hạn do pháp luật quy định.
3. Các loại chứng từ kế toán?
- Chứng từ liên quan đến tiền mặt:
+ Phiếu thu: Chứng từ xác nhận việc thu tiền các sản phẩm, hành hóa mà khách hàng thanh toán tại chỗ bằng tiền mặt.
+ Phiếu chi: Chứng từ xác nhận việc chi tiền mặt cho phía nhà cung ứng để mua hàng hoá, nguyên vật liệu Giấy đề nghị thanh toán.
+Giấy đề nghị tạm ứng
- Chứng từ liên quan đến Ngân hàng:
+ Giấy Báo Nợ/Báo Có của Ngân hàng.
+ Séc tiền mặt: Chứng từ sử dụng khi công ty phát hành séc yêu cầu nhân viên đi rút tiền từ tài khoản ngân hàng để nhập quỹ tiền mặt.
+ Ủy nhiệm chi: chứng từ sử dụng khi bạn thanh toán cho nhà cung ứng hàng hóa bằng hình thức chuyển khoản.
+ Chuyển tiền nội bộ: Chứng từ xác nhận việc chuyển tiền từ tài khoản tiền Việt Nam đồng sang tài khoản ngoại tệ. Việc chuyển đổi này là để tiện cho việc thanh toán với các nhà cung ứng hàng hóa nước ngoài Tiền đang chuyển: Chứng từ thể hiện rằng tiền từ người gửi đang được chuyển đến tài khoản người nhận, người nhận ở đây chính là các nhà cung ứng hàng hóa, dịch vụ…
- Chứng từ liên quan đến đến Mua hàng/Bán hàng:
+ Hoá đơn bán hàng: Chứng từ ghi lại việc bán thành công các sản phẩm, hàng hoá và đã được nhân viên kế toán ghi nhận vào doanh thu.
+ Hoá đơn mua hàng: Chứng từ ghi lại việc việc mua các loại hàng hóa, sản phẩm.
+ Hàng bán trả lại: Chứng từ đính kèm theo hoá đơn trả lại hàng của khách (sử dụng đối với các sản phẩm đã bán rồi nhưng bị khách trả lại vì một lý do nào đó).
+ Hàng mua trả lại: Chứng từ đính kèm theo hoá đơn đầu ra ghi lại đã việc mua hàng hóa, sản phẩm nhưng rồi lại trả lại nhà cung cấp.
+ Chứng từ kế toán được thể hiện qua: Hóa đơn GTGT đầu vào/Hóa đơn GTGT đầu ra/Tờ khai hải quan/ Phiếu Nhập Kho/Phiếu Xuất Kho/Biên bản bàn giao/Bảng Báo giá/Đơn đặt hàng/Hợp đồng kinh tế/Biên Bản Thanh lý Hợp đồng kinh tế.
- Chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương: Bảng chấm công; Bảng tính lương; Bảng thanh toán tiền lương, Hợp đồng lao động; các Quy chế, quy định,…
4. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán?
Thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán loại 05 năm, 10 năm và vĩnh viễn được quy định tại Điều 12, Điều 13 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
5. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán đối với từng loại?
Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm
- Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại mục (1) và (2) mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
- Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.
- Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
- Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.
- Các tài liệu khác không thuộc trường hợp lưu trữ 05 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn.
Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các mục nêu trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn
- Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
- Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.
6. Một số câu hỏi thường gặp
Chứng từ là gì?
Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế.
Chi phí khi cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý là bao nhiêu?
Tùy thuộc vào từng hồ sơ cụ thể mà mức phí dịch vụ sẽ khác nhau. Hãy liên hệ với chúng tôi để biết một cách cụ thể.
Thời gian giải quyết là bao lâu?
Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà thời gian giải quyết sẽ khác nhau. Thông thường từ 01 đến 03 ngày làm việc, kể từ nhận được đầy đủ hồ sơ.
Khách hàng nên lựa chọn Công ty nào cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý uy tín chất lượng?
ACC chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý nhanh chóng, chất lượng với giá cả hợp lý.
Qua bài viết trên, ACC Group đã cung cấp tới quý khách hàng những thông tin cơ bản về công tác lưu trữ chứng từ kế toán cũng như thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán. Mong rằng quý khách hàng đã nắm bắt được những thông tin trên và tuân thủ thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán một cách nghiêm túc. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào, quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua tổng đài tư vấn. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn!
Bên cạnh đó, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tối ưu cho việc kế toán thuế? Hãy thử sử dụng dịch vụ kế toán của ACC. Chúng tôi cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, giá cả hợp lý và đảm bảo tuân thủ đúng quy định thuế.
Tư vấn qua điện thoại: Quý khách hàng vui lòng gọi điện thoại đến hotline qua số điện thoại 1900.3330 để được tư vấn.
Tư vấn qua văn bản: Quý khách hàng vui lòng gửi email cùng các hồ sơ, tài liệu liên quan (nếu có) đến địa chỉ thư điện tử [email protected] được được tư vấn.
Tư vấn trực tiếp qua Zalo: Quý khách hàng vui lòng gọi điện thoại đến số hotline: 084.696.7979 để được tư vấn.
CÔNG TY LUẬT ACC
Tư vấn: 1900.3330
Zalo: 084.696.7979
Fanpage: : ACC Group – Đồng Hành Pháp Lý Cùng Bạn
Mail: [email protected]
| ✅ Thời hạn: | ⭕ Lưu trữ chứng từ kế toán |
| ✅ Dịch vụ: | ⭐ Trọn Gói - Tận Tâm |
| ✅ Zalo: | ⭕ 0846967979 |
| ✅ Hỗ trợ: | ⭐ Toàn quốc |
| ✅ Hotline: | ⭕ 1900.3330 |
Nội dung bài viết:
Bình luận