Tại sao phải sử dụng hóa đơn điện tử để làm gì?

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao hóa đơn điện tử lại trở thành xu hướng không thể thiếu trong kinh doanh hiện đại? Hay đơn giản hơn, bạn có biết hóa đơn điện tử mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp và cả xã hội? Bài viết này Công ty Luật ACC sẽ giải đáp giúp bạn  lí do tại sao phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Tại sao phải sử dụng hóa đơn điện tử để làm gì?

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là chứng từ điện tử được cơ quan nhà nước có thẩm quyền thừa nhận, sử dụng để ghi nhận thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, hóa đơn điện tử có thể có hoặc không có mã số của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử được tạo ra, truyền tải và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, đảm bảo tính xác thực, bảo mật và toàn vẹn của thông tin.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định cụ thể về hóa đơn điện tử, bao gồm hình thức, nội dung, thủ tục lập và quản lý hóa đơn điện tử. Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử, hướng dẫn việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh.

Các thông tin bắt buộc phải có trên một hóa đơn điện tử bao gồm:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua
• Tên hàng hóa, dịch vụ
• Số lượng, đơn giá, thành tiền
• Thuế suất, số tiền thuế
• Ngày lập hóa đơn
• Mã hóa đơn điện tử (nếu có)
• Chữ ký số của người lập hóa đơn

2. Tại sao phải sử dụng hóa đơn điện tử để làm gì? 

Lý do phải sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn giấy truyền thống, mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp và người mua hàng tiết kiệm chi phí mà còn hỗ trợ cơ quan thuế và xã hội trong việc quản lý và bảo vệ môi trường.

Đối với doanh nghiệp

• Tiết kiệm chi phí: giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và không cần không gian lưu trữ hóa đơn.
• Giảm thủ tục hành chính: giảm bớt các thủ tục hành chính liên quan đến thuế.
• Bảo mật thông tin: giảm rủi ro mất mát, hỏng hóc so với hóa đơn giấy, nhờ vào hệ thống sao lưu.
• Tạo sự yên tâm: người mua có thể kiểm tra thông tin hóa đơn trên hệ thống thuế ngay sau khi nhận.

Đối với tổ chức và cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ

• Dễ dàng kiểm tra, tra cứu và đối chiếu hóa đơn.
• Giảm chi phí liên quan đến giấy tờ và lưu trữ.
• Bảo mật và giảm rủi ro mất mát và kiểm tra thông tin hóa đơn trên hệ thống thuế.

Đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước

• Tăng cường quản lý: xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn và giảm chi phí đối chiếu.
• Ngăn chặn gian lận: phát hiện kịp thời hóa đơn giả mạo và chống gian lận thuế.

Đối với xã hội

• Giảm tình trạng hóa đơn giả mạo và tạo môi trường kinh doanh công bằng.
• Hoàn thiện quy trình giao dịch trực tuyến và thanh toán.
• Bảo vệ môi trường nhờ việc giảm sử dụng giấy in, góp phần bảo vệ môi trường.

>>>Cùng tìm hiểu thêm về Hóa đơn điện tử GOV là gì? Cách tra cứu

3. Hướng dẫn đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Sau đây là một số thao tác cơ bản chung dành cho mọi người khi bắt đầu đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

• Chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
• Cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu của nhà cung cấp và cơ quan thuế.
• Cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của nhà cung cấp.

Bước 2: Khởi tạo hóa đơn điện tử:

• Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử bằng tài khoản đã đăng ký.
• Nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc vào mẫu hóa đơn điện tử.
• Kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trước khi lưu hóa đơn.

Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử:

• Gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua email, tin nhắn SMS, hoặc qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
• Hệ thống sẽ tự động gửi hóa đơn đến người mua dựa trên thông tin đã nhập.

Bước 4: Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử:

• Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tự động lưu trữ tất cả các hóa đơn đã lập.
• Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm, xem lại, và in ấn hóa đơn bất kỳ lúc nào.
• Dữ liệu từ hóa đơn điện tử giúp việc kê khai thuế nhanh chóng và chính xác.

Bước 5: Xử lý hóa đơn sai sót:

• Nếu phát hiện sai sót trước khi giao hàng, bạn cần hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới.
• Nếu phát hiện sai sót sau khi giao hàng, cần lập biên bản điều chỉnh và lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.

>>>Tham khảo thêm về Dịch vụ hoá đơn điện tử tại Thái Bình

4. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn điện tử có ảnh hưởng gì đến khả năng kết nối của doanh nghiệp với các đối tác?

Trả lời: Hóa đơn điện tử tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin nhanh chóng và chính xác giữa doanh nghiệp và đối tác, nâng cao khả năng kết nối và hợp tác.

Trong bối cảnh số hóa ngày càng mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn điện tử có ý nghĩa như thế nào?

Trả lời: Hóa đơn điện tử là một phần không thể thiếu trong quá trình số hóa nền kinh tế, giúp kết nối các hoạt động kinh doanh một cách liền mạch và hiệu quả hơn.

Làm thế nào để đảm bảo tính bảo mật và an toàn của dữ liệu hóa đơn điện tử?

Trả lời: Các phần mềm hóa đơn điện tử hiện đại đều được trang bị các tính năng bảo mật cao, giúp bảo vệ dữ liệu khỏi sự truy cập trái phép và rủi ro mất mát.

Việc triển khai hóa đơn điện tử có phức tạp và tốn kém không?

Trả lời: Quá trình triển khai hóa đơn điện tử đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều nhờ vào sự phát triển của công nghệ. Chi phí ban đầu có thể cao hơn so với hóa đơn giấy, nhưng về lâu dài sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao.

Như đã, hóa đơn điện tử không chỉ là xu hướng tiên tiến mà còn là sự lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp và xã hội trong thời đại số. Với những lợi ích rõ ràng về tiết kiệm chi phí, bảo mật thông tin và hỗ trợ quản lý thuế hiệu quả, hóa đơn điện tử đang ngày càng chứng tỏ vai trò quan trọng trong kinh doanh hiện đại. Công ty Luật ACC hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về lý do phải sử dụng hóa đơn điện tử từ đó bạn có thể tận dụng tối đa các lợi ích mà nó mang lại.