Hướng dẫn tài khoản 418 - Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu

Tài khoản 418 - Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu là một trong những tài khoản quan trọng, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các quỹ bổ sung, quỹ dự phòng và các quỹ khác không được phân loại vào các tài khoản vốn chủ sở hữu chính. Trong bài viết này, Công ty Luật ACC sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng tài khoản 418, từ nguyên tắc ghi nhận, cách lập báo cáo tài chính đến các vấn đề pháp lý và kế toán liên quan. 

Hướng dẫn tài khoản 418 - Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu

1. Nguyên tắc kế toán của tài khoản 418 - Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu

Tài khoản 418 được sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm của các quỹ khác thuộc nguồn vốn chủ sở hữu. Các quỹ này được hình thành từ lợi nhuận sau thuế và được sử dụng cho các mục đích cụ thể theo quyết định của chủ sở hữu hoặc theo quy định của pháp luật.

• Nguồn gốc: Các quỹ này được trích lập từ lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp.
• Mục đích: Mỗi quỹ có mục đích sử dụng riêng biệt, ví dụ như quỹ đầu tư phát triển, quỹ khen thưởng, quỹ dự phòng rủi ro...
• Quy định: Việc trích lập và sử dụng các quỹ này phải tuân thủ theo quy định của pháp luật và chính sách tài chính của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm về Sơ đồ tài khoản 642 theo thông tư 133 qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé!

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 418

Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 418

Tài khoản 418 - Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu được sử dụng để ghi nhận các khoản trích lập từ lợi nhuận sau thuế và việc sử dụng các khoản quỹ này cho các mục đích cụ thể.

Bên Nợ:

Khi doanh nghiệp sử dụng số tiền trong quỹ để thực hiện các mục đích đã định, ví dụ như đầu tư, khen thưởng, thì sẽ ghi nợ tài khoản 418. Các tài khoản có liên quan:

• Tài khoản chi phí: Khi sử dụng quỹ để thanh toán các chi phí, sẽ ghi có vào các tài khoản chi phí tương ứng (ví dụ: 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp, 632 - Giá vốn hàng bán).
• Tài khoản tài sản: Nếu sử dụng quỹ để đầu tư vào tài sản cố định, sẽ ghi có vào các tài khoản tài sản cố định.

Bên Có:

• Khi doanh nghiệp quyết định trích một phần lợi nhuận sau thuế để thành lập quỹ mới, sẽ ghi có vào tài khoản 418. 
• Tài khoản lợi nhuận chưa phân phối: Thông thường, số tiền trích lập quỹ sẽ được ghi nợ vào tài khoản 411 - Lợi nhuận chưa phân phối.

Số dư bên có: Số dư cuối kỳ của tài khoản 418 thể hiện số tiền còn lại trong quỹ tại thời điểm cuối kỳ. Số dư này sẽ được mang sang kỳ kế tiếp làm số dư đầu kỳ. 

>>> Xem thêm về Hướng dẫn tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé!

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch chủ yếu

3.1 Trích lập quỹ thuộc vốn chủ sở hữu từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp

• Nợ TK 421 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
• Có TK 418 - Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu

Đây là bước đầu tiên trong việc trích lập quỹ từ lợi nhuận sau thuế. Quá trình này giúp doanh nghiệp duy trì và quản lý các quỹ bổ sung và dự phòng cần thiết cho hoạt động và phát triển.

Ví dụ: Công ty A quyết định trích 10% lợi nhuận sau thuế vào Quỹ đầu tư phát triển. Lợi nhuận sau thuế của công ty là 100 triệu đồng.

Ghi sổ:

• Nợ: 411 - Lợi nhuận chưa phân phối: 10.000.000 đồng
• Có: 418 - Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu (Quỹ đầu tư phát triển): 10.000.000 đồng

3.2 Khi sử dụng quỹ

• Nợ TK 418 - Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu
• Có các TK 111, 112

Ghi nhận khi quỹ thuộc vốn chủ sở hữu được sử dụng cho các mục đích như chi trả, mua sắm hoặc các khoản chi khác. Việc này phản ánh sự giảm của quỹ trong tài khoản 418 và sự giảm tương ứng ở các tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi.

Ví dụ: Công ty A sử dụng 5 triệu đồng từ Quỹ đầu tư phát triển để mua một máy tính mới.

Ghi sổ:

• Nợ: 418 - Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu (Quỹ đầu tư phát triển): 5.000.000 đồng
• Có: 112 - Tiền gửi ngân hàng: 5.000.000 đồng (nếu thanh toán bằng tiền mặt) hoặc 156 - Các khoản phải trả: 5.000.000 đồng (nếu thanh toán bằng chuyển khoản)

3.3 Khi doanh nghiệp bổ sung vốn điều lệ từ các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu

• Nợ TK 418 - Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu
• Có TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu

Việc này ghi nhận chuyển đổi quỹ thành vốn điều lệ, làm tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu và giảm các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu tương ứng.

Ví dụ: Công ty A quyết định bổ sung 50 triệu đồng từ Quỹ đầu tư phát triển vào vốn điều lệ.

Ghi sổ:

• Nợ: 418 - Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu (Quỹ đầu tư phát triển): 50.000.000 đồng
• Có: 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu: 50.000.000 đồng

3.4 Khi dùng các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu để mua sắm TSCĐ, đầu tư XDCB hoàn thành và đưa vào sử dụng sản xuất, kinh doanh

• Nợ TK 211 - TSCĐ
• Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (trường hợp đầu tư XDCB)
• Có các TK 111, 112 (trường hợp mua sắm TSCĐ)

Đồng thời, để phản ánh sự thay đổi trong nguồn vốn, ghi:

• Nợ TK 418 - Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu
• Có TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu

Việc này cho thấy việc đầu tư từ quỹ vào tài sản cố định hoặc công trình xây dựng cơ bản đã hoàn thành và đưa vào sử dụng, cùng với việc điều chỉnh vốn đầu tư của chủ sở hữu.

Ví dụ: Công ty A sử dụng 20 triệu đồng từ Quỹ đầu tư phát triển để mua một máy móc mới và đầu tư xây dựng một nhà xưởng.

Ghi sổ:

Mua máy móc:

• Nợ: 211 - Tài sản cố định: 20.000.000 đồng
• Có: 418 - Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu (Quỹ đầu tư phát triển): 20.000.000 đồng

Đầu tư xây dựng:

• Nợ: 241 - Xây dựng cơ bản dở dang: 20.000.000 đồng
• Có: 418 - Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu (Quỹ đầu tư phát triển): 20.000.000 đồng

3.5 Trường hợp công ty cổ phần phát hành thêm cổ phiếu từ các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu

• Nợ TK 418 - Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu
• Nợ TK 4112 - Thặng dư vốn cổ phần
• Có TK 4111 - Vốn góp của chủ sở hữu
• Có TK 4112 - Thặng dư vốn cổ phần (nếu có)

Ghi nhận khi công ty phát hành cổ phiếu mới từ các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu, làm tăng vốn góp của chủ sở hữu và điều chỉnh thặng dư vốn cổ phần nếu cần. Điều này giúp công ty tăng vốn cổ phần và mở rộng quy mô hoạt động.

Ví dụ: Công ty A quyết định phát hành thêm 10.000 cổ phiếu từ Quỹ đầu tư phát triển, giá trị mệnh giá mỗi cổ phiếu là 1.000 đồng, và có thặng dư phát hành cổ phiếu là 500 đồng/cổ phiếu.

Ghi sổ:

• Nợ: 418 - Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu (Quỹ đầu tư phát triển): 10.000.000 đồng
• Nợ: 4112 - Thặng dư vốn cổ phần: 5.000.000 đồng
• Có: 4111 - Vốn góp của chủ sở hữu: 10.000.000 đồng
• Có: 4112 - Thặng dư vốn cổ phần: 5.000.000 đồng

>>> Xem thêm về Hướng dẫn tài khoản 642 theo thông tư 133 qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé!

4. Câu hỏi thường gặp

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng các quỹ đã trích lập?

Việc sử dụng quỹ phải tuân thủ đúng mục đích đã định khi trích lập và phải được sự chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền của doanh nghiệp. Thông thường, các quỹ sẽ được sử dụng khi có nhu cầu đầu tư vào các dự án mới, mở rộng sản xuất kinh doanh, hoặc để bù đắp cho những tổn thất bất ngờ.

Có những loại quỹ nào thường được trích lập?

Tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề và chiến lược kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, mà có thể trích lập nhiều loại quỹ khác nhau. Một số loại quỹ phổ biến bao gồm: quỹ đầu tư phát triển, quỹ khen thưởng, quỹ dự phòng rủi ro, quỹ phúc lợi, quỹ bảo trì, sửa chữa...

Những rủi ro nào có thể xảy ra khi sử dụng quỹ?

Việc sử dụng quỹ không đúng mục đích hoặc quản lý quỹ không hiệu quả có thể dẫn đến nhiều rủi ro như: lãng phí tài sản, giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, vi phạm pháp luật, làm giảm niềm tin của các nhà đầu tư và cổ đông.

Việc trích lập và sử dụng quỹ có ảnh hưởng gì đến báo cáo tài chính?

Việc trích lập và sử dụng quỹ sẽ ảnh hưởng đến phần vốn chủ sở hữu trong báo cáo tài chính. Cụ thể, khi trích lập quỹ, số lợi nhuận chưa phân phối sẽ giảm và số dư của quỹ sẽ tăng lên. Ngược lại, khi sử dụng quỹ, số dư của quỹ sẽ giảm đi.

Tài khoản 418 - Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý các quỹ phụ trợ và dự phòng của doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính. Công ty Luật ACC hy vọng rằng hướng dẫn chi tiết này đã cung cấp cái nhìn toàn diện và hữu ích cho việc sử dụng tài khoản 418.