Hướng dẫn tài khoản 642 theo thông tư 133

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh là một trong những tài khoản quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, giúp ghi nhận và theo dõi các chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động quản lý. Trong bài viết này, Công ty Luật ACC sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan cũng như hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng tài khoản 642 theo thông tư 133, giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa hoạt động tài chính.

Hướng dẫn tài khoản 642 theo thông tư 133

1. Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, chi phí quản lý doanh nghiệp (Tài khoản 642) là những khoản chi phí phát sinh trong quá trình xây dựng và thực hiện các hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Đây là một trong những thành phần cơ bản trong hệ thống chi phí của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các chi phí liên quan đến hoạt động điều hành, quản lý chung của doanh nghiệp, chẳng hạn như tiền lương cho nhân viên quản lý, chi phí vật liệu và công cụ dụng cụ cho văn phòng, khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý, thuế và phí nhà nước, và các chi phí dịch vụ mua ngoài. Các khoản chi này có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.

Việc quản lý và hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả là rất quan trọng. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí một cách chính xác mà còn giúp tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro sai sót, thua lỗ. Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc quản lý các khoản chi này, đảm bảo rằng mọi khoản chi đều được ghi nhận và xử lý đúng quy định, từ đó duy trì sự ổn định và phát triển bền vững trong hoạt động kinh doanh.

2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 642 theo Thông tư 133

Nguyên tắc kế toán tài khoản 642 theo Thông tư 133

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp được quản lý và hạch toán theo những nguyên tắc sau:

• Tài khoản này chỉ dùng để quản lý chi phí kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng & chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí được trừ theo quy định của Luật thuế TNDN nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ & đã hạch toán đúng theo chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
• Tài khoản 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định (cụ thể ở phần ví dụ về chi phí quản lý doanh nghiệp).

>>> Xem thêm về Hệ thống bảng tài khoản kế toán qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé!

3. Kết cấu và nội dung hệ thống tài khoản 642 theo Thông tư 133

Bên Nợ:

• Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ.
• Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).

Bên Có:

• Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh.
• Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
• Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ, vì toàn bộ chi phí được kết chuyển vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh có 2 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.
• Tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.

Việc phân loại và ghi nhận chi phí theo tài khoản 642 giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các khoản chi phí một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo việc báo cáo tài chính được thực hiện chính xác và tuân thủ quy định kế toán.

>>> Xem thêm về Bảng hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé!

4. Hướng dẫn tài khoản 642 theo Thông tư 133

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

Hướng dẫn này giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chính xác và phù hợp với quy định kế toán hiện hành, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.

5. Sự khác biệt giữa tài khoản 642 theo Thông tư 133 và Thông tư 200

Để hiểu rõ sự khác biệt giữa tài khoản 642 trong Thông tư 133 và Thông tư 200, ta cần xem xét các yếu tố sau:

Đối tượng áp dụng:

• Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống tài khoản kế toán trong thông tư này được đơn giản hóa để phù hợp với quy mô và nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp này.
• Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản kế toán trong thông tư này chi tiết và phức tạp hơn, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính của các doanh nghiệp lớn.

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp được sử dụng để ghi nhận các chi phí quản lý phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.

Sự khác biệt chính:

Mức độ chi tiết của hệ thống tài khoản:

• Thông tư 133: Tài khoản 642 không phân chia chi tiết mà bao gồm các khoản chi phí quản lý chung như chi phí tiếp khách, chi phí quảng cáo, chi phí hội nghị, chi phí văn phòng, và chi phí công tác. Ví dụ, một doanh nghiệp nhỏ chỉ cần ghi tổng hợp toàn bộ các chi phí trên vào tài khoản 642 mà không phải phân loại cụ thể.
• Thông tư 200: Tài khoản 642 được phân chia thành nhiều tài khoản con như 6421 (chi phí nhân viên quản lý), 6422 (chi phí vật liệu quản lý), 6423 (chi phí đồ dùng văn phòng), 6424 (chi phí khấu hao tài sản cố định),... Điều này giúp doanh nghiệp lớn có thể theo dõi chi tiết từng loại chi phí. Ví dụ, chi phí liên quan đến nhân viên sẽ được ghi vào tài khoản 6421, trong khi chi phí văn phòng phẩm sẽ ghi vào tài khoản 6423.

Cách ghi nhận chi phí:

• Thông tư 133: Các khoản chi phí thường được ghi nhận chung mà không có sự phân chia chi tiết, giúp đơn giản hóa quá trình kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ví dụ, khi một doanh nghiệp nhỏ có chi phí quảng cáo và khuyến mãi, tất cả sẽ được ghi vào tài khoản 642 mà không cần phân loại.
• Thông tư 200: Các khoản chi phí được ghi nhận chi tiết và phân loại theo từng nhóm chi phí cụ thể. Ví dụ, chi phí quảng cáo sẽ được ghi vào tài khoản 6426 (chi phí quảng cáo), trong khi chi phí hội nghị sẽ ghi vào tài khoản 6427 (chi phí hội nghị).

Ví dụ cụ thể:

Doanh nghiệp A (áp dụng Thông tư 133): Khi chi ra 100 triệu đồng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, bao gồm chi phí nhân viên, quảng cáo, văn phòng phẩm, doanh nghiệp này chỉ cần ghi:

• Nợ TK 642: 100 triệu
• Có TK 111, 112 (tiền mặt hoặc tiền gửi): 100 triệu

Doanh nghiệp B (áp dụng Thông tư 200): Khi chi ra 100 triệu đồng, doanh nghiệp sẽ phân loại chi tiết:

• Nợ TK 6421 (chi phí nhân viên quản lý): 50 triệu
• Nợ TK 6423 (chi phí văn phòng phẩm): 20 triệu
• Nợ TK 6426 (chi phí quảng cáo): 30 triệu
• Có TK 111, 112: 100 triệu

Sự khác biệt chính giữa tài khoản 642 trong Thông tư 133 và Thông tư 200 nằm ở mức độ chi tiết của các tài khoản con và cách ghi nhận chi phí. Thông tư 133 đơn giản hóa cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong khi Thông tư 200 chi tiết hơn, phù hợp với các doanh nghiệp lớn cần theo dõi chi phí một cách chi tiết và rõ ràng.

6. Câu hỏi thường gặp

Các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp không được trừ khi tính thuế TNDN được xử lý như thế nào?

Theo Thông tư 133, nếu các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nhưng vẫn có đầy đủ chứng từ hợp lệ và hạch toán đúng quy định, thì không được ghi giảm chi phí kế toán. Thay vào đó, bạn chỉ cần điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để tăng số thuế phải nộp.

Khi nào cần kết chuyển chi phí từ tài khoản 642 sang tài khoản 911?

Cuối mỗi kỳ kế toán, toàn bộ chi phí phát sinh trong tài khoản 642 phải được kết chuyển vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh để tính toán kết quả kinh doanh trong kỳ. Việc này đảm bảo rằng tài khoản 642 không còn số dư cuối kỳ và chi phí đã được ghi nhận đúng quy trình.

Qua bài viết này, Công ty Luật ACC hy vọng đã giúp bạn nắm rõ hơn về cách hạch toán tài khoản 642 theo Thông tư 133. Việc hiểu và áp dụng đúng các quy định về chi phí quản lý kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật kế toán hiện hành. Nếu bạn cần tư vấn thêm về vấn đề này hoặc bất kỳ vấn đề pháp lý nào khác, hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ chuyên nghiệp và tận tâm.