Hướng dẫn tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh và phức tạp, việc quản lý chi phí một cách hiệu quả là yếu tố then chốt để duy trì sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp. Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh và quản lý các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Bài viết này của Công ty Luật ACC sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết về cấu trúc và cách sử dụng tài khoản 642 để đảm bảo việc lập báo cáo tài chính chính xác và tuân thủ các quy định pháp lý.

Hướng dẫn tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

1. Khái niệm, nguyên tắc kế toán tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

1.1 Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện các hoạt động quản lý và điều hành công ty. Các chi phí này bao gồm các khoản chi cho lương và các khoản phụ cấp của nhân viên quản lý, chi phí vật liệu văn phòng, khấu hao tài sản cố định dùng cho công tác quản lý, thuế, phí và các khoản lập dự phòng. Những chi phí này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.

Việc theo dõi và quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chính xác là cần thiết để doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt chi phí, từ đó tính toán chính xác lợi nhuận và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng hạn.

1.2 Nguyên tắc kế toán tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh toàn bộ các chi phí chung liên quan đến công tác quản lý của doanh nghiệp, bao gồm:

• Các khoản chi trả cho nhân viên quản lý: Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc và nhân viên quản lý.
• Chi phí vật liệu văn phòng: Văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ và các chi phí vật liệu khác dùng cho quản lý doanh nghiệp.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Khấu hao các tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa, máy móc, thiết bị văn phòng.
• Thuế và phí: Tiền thuê đất, thuế môn bài và các loại phí, lệ phí khác.
• Dự phòng: Các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi.
• Dịch vụ mua ngoài: Chi phí cho các dịch vụ như điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, phòng cháy chữa cháy, và chi phí trả cho nhà thầu phụ.
• Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi phí liên quan đến tiếp khách, công tác phí của nhân viên, hội nghị khách hàng, và các chi phí khác phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp.

Những chi phí này phải được hạch toán chính xác và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định kế toán. Tuy nhiên, các chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, nhưng vẫn phải được điều chỉnh trong tờ khai quyết toán thuế để làm tăng số thuế TNDN phải nộp mà không được ghi giảm chi phí kế toán.

Doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết các loại chi phí khác theo nhu cầu quản lý. Cuối kỳ kế toán, các chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển vào bên Nợ của tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

2. Kết cấu, nội dung phản ánh tài khoản 642

Kết cấu, nội dung phản ánh tài khoản 642

Bên Nợ:

• Các chi phí quản lý thực tế phát sinh trong kỳ;
• Số dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng nợ phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).

Bên Có:

• Các khoản làm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp;
• Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng nợ phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
• Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh.

Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp có 8 tài khoản cấp 2, bao gồm:

• Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý;
• Tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý;
• Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng;
• Tài khoản 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định;
• Tài khoản 6425 - Thuế, phí và lệ phí;
• Tài khoản 6426 - Chi phí dự phòng;
• Tài khoản 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài;
• Tài khoản 6428 - Chi phí bằng tiền khác.

>>> Xem thêm về Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp sản xuất qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé!

3. Hướng dẫn hạch toán tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho các nhân viên thuộc bộ phận quản lý doanh nghiệp

Ghi nhận chi phí:

• Nợ TK 6421: Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác cho nhân viên quản lý.
• Có TK 334: Tiền lương phải trả.
• Có TK 3383: Các khoản phụ cấp phải trả.
• Có TK 3384: Bảo hiểm xã hội.
• Có TK 3382: Bảo hiểm y tế.
• Có TK 3386: Kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp.

Giá trị vật liệu xuất dùng hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp

Ghi nhận chi phí:

• Nợ TK 6422: Giá trị vật liệu xuất kho dùng (chưa bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT (nếu được khấu trừ).
• Có TK 152: Giá trị vật liệu xuất kho.
• Có TK 111, 112, 242, 331: Tổng giá trị thanh toán.

Giá trị CCDC xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý

Ghi nhận chi phí:

• Nợ TK 6423: Giá trị CCDC xuất kho dùng (chưa bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT (nếu được khấu trừ).
• Có TK 153: Giá trị CCDC xuất kho.
• Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán.

Trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) dùng cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp

Ghi nhận chi phí:

• Nợ TK 6424: Khấu hao TSCĐ.
• Có TK 214: Khấu hao tài sản cố định.

Thuế, phí và lệ phí phải nộp nhà nước

Ghi nhận chi phí:

• Nợ TK 6425: Các loại thuế, phí và lệ phí.
• Có TK 333: Các loại thuế và phí.
• Có TK 111, 112: Tổng giá trị thanh toán.

Dự phòng các khoản phải thu khó đòi; dự phòng phải trả về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác

Trích lập dự phòng bổ sung:

• Nợ TK 6426: Chi phí dự phòng.
• Có TK 2293: Dự phòng phải thu khó đòi.
• Có TK 352: Dự phòng phải trả.

Hoàn nhập dự phòng:

• Nợ TK 2293: Hoàn nhập dự phòng.
• Nợ TK 352: Hoàn nhập dự phòng.
• Có TK 6426: Hoàn nhập chi phí dự phòng.

Các chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền điện thoại, tiền thuê văn phòng, tiền điện, tiền nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần

Ghi nhận chi phí:

• Nợ TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài (chưa bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT (nếu được khấu trừ).
• Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán.

Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bộ phận quản lý

Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

• Nợ TK 642: Trích trước chi phí sửa chữa lớn.
• Có TK 335: Nếu chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn.
• Có TK 352: Nếu trích trước theo yêu cầu kỹ thuật.

Khi chi phí sửa chữa thực tế phát sinh:

• Nợ TK 335, 352: Chi phí sửa chữa thực tế (chưa bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 133: Thuế GTGT (nếu được khấu trừ).
• Có TK 111, 112, 152, 331, 241: Tổng giá trị thanh toán.

Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần:

• Nợ TK 642: Phần chi phí sửa chữa đã phát sinh.
• Có TK 242: Phần chi phí sửalll chữa tính vào chi phí nhiều kỳ.

Các chi phí khác chi bằng tiền

Ghi nhận chi phí:

• Nợ TK 6428: Các chi phí khác (chưa bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT (nếu được khấu trừ).
• Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán.

Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Ghi nhận chi phí:

• Nợ TK 642: Thuế GTGT không được khấu trừ.
• Có TK 1331, 1332: Thuế GTGT không được khấu trừ.

Đối với sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ sử dụng cho bộ phận quản lý

Ghi nhận chi phí:

• Nợ TK 642: Giá xuất kho để sử dụng.
• Có TK 155, 156: Giá xuất kho để sử dụng.
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu phải kê khai).
• Có TK 3331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu phải kê khai).

Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp khi phát sinh

Ghi nhận giảm chi phí:

• Nợ TK 111, 112: Các khoản giảm chi phí.
• Có TK 642: Các khoản giảm chi phí.

Xử lý khoản nợ phải thu khó đòi khi doanh nghiệp chuyển thành công ty cổ phần

Đối với khoản nợ không có khả năng thu hồi:

• Nợ TK 111, 112, 331, 334: Tổ chức, cá nhân phải bồi thường.
• Nợ TK 2293: Khoản đã lập dự phòng.
• Nợ TK 642: Khoản được tính vào chi phí.
• Có TK 131, 138: Khoản nợ không thu hồi được.

Đối với nợ phải thu quá hạn bán theo giá thỏa thuận:

• Nợ TK 111, 112: Giá bán thỏa thuận.
• Nợ TK 642: Khoản tổn thất còn lại.
• Có TK 131, 138: Khoản nợ phải thu quá hạn.

Đối với các khoản bị xuất toán hoặc chi để biếu tặng:

• Nợ TK 111, 112, 334: Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường.
• Nợ TK 642: Các khoản chi.
• Có TK 353: Các khoản chi biếu tặng.

Phân bổ khoản lợi thế kinh doanh phát sinh từ việc cổ phần hóa:

Ghi nhận chi phí:

• Nợ TK 642: Lợi thế kinh doanh phát sinh từ cổ phần hóa.
• Có TK 242: Phân bổ dần không quá 3 năm.

Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ

Ghi nhận chi phí:

• Nợ TK 911: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Có TK 642: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp.

Các bước hạch toán trên giúp doanh nghiệp kiểm soát và theo dõi chi phí quản lý một cách chính xác, từ đó hỗ trợ việc lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế hiệu quả.

>>> Xem thêm về Hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé!

4. Câu hỏi thường gặp

Khi nào cần trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi trong tài khoản 642?

Dự phòng nợ phải thu khó đòi cần được trích lập khi doanh nghiệp đánh giá rằng một phần hoặc toàn bộ khoản nợ phải thu không thể thu hồi được. Việc trích lập dự phòng được ghi nhận vào Nợ TK 6426 và Có TK 2293 (dự phòng nợ phải thu khó đòi). Khi nợ phải thu được xác định là không thu hồi được, số dự phòng này sẽ được sử dụng để bù đắp tổn thất và ghi nhận vào chi phí quản lý.

Chi phí sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ) phục vụ cho quản lý doanh nghiệp được hạch toán như thế nào?

Chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho quản lý doanh nghiệp có thể được hạch toán theo hai cách:

• Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn: Ghi Nợ TK 642 và Có TK 335 hoặc TK 352. Khi chi phí thực tế phát sinh, ghi Nợ TK 335, 352 và Có TK 111, 112, 152, 331, 241.
• Khi chi phí sửa chữa lớn phát sinh một lần: Ghi Nợ TK 642 và Có TK 242. Phần chi phí sửa chữa sẽ được phân bổ dần trong nhiều kỳ nếu có giá trị lớn.

Chi phí nào không được khấu trừ thuế GTGT và phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp?

Các khoản chi phí không được khấu trừ thuế GTGT bao gồm thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. Những khoản chi phí này sẽ được ghi Nợ TK 642 và Có TK 1331 hoặc 1332 (thuế GTGT không được khấu trừ).

Khi nào doanh nghiệp cần phải điều chỉnh chi phí quản lý doanh nghiệp trong tờ khai quyết toán thuế TNDN?

Doanh nghiệp cần điều chỉnh chi phí quản lý doanh nghiệp trong tờ khai quyết toán thuế TNDN khi có các khoản chi phí quản lý không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Những khoản chi này cần được điều chỉnh tăng thêm vào số thuế TNDN phải nộp mà không được ghi giảm chi phí kế toán.

Việc hiểu rõ và áp dụng đúng các quy định về tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý mà còn đảm bảo việc lập báo cáo tài chính chính xác và đầy đủ. Với những thông tin chi tiết và hướng dẫn từ bài viết này, Công ty Luật ACC hy vọng bạn sẽ có cái nhìn sâu sắc và thực tiễn về cách sử dụng tài khoản 642, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.