Mẫu sổ nhật ký chung mẫu S03a-DN mới nhất hiện nay

Mẫu sổ nhật ký chung S03a-DN là mẫu sổ kế toán được quy định sử dụng cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Mẫu này được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và vẫn đang được áp dụng cho đến nay. Bài viết của Công ty Luật ACC dưới đây là thông tin về mẫu sổ nhật ký chung mẫu S03a-DN mới nhất hiện nay. 

Mẫu sổ nhật ký chung mẫu S03a-DN mới nhất hiện nay

1. Quy định về sổ nhật ký chung

Quy định về sổ nhật ký chung

Các quy định chính

• Luật Kế toán: Quy định chung về việc lập và sử dụng sổ sách kế toán, trong đó có sổ nhật ký chung.
• Thông tư hướng dẫn: Các thông tư hướng dẫn cụ thể về việc lập và sử dụng sổ sách kế toán, ví dụ như Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số nội dung về kế toán.
• Quy chế kế toán của doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp cần ban hành quy chế kế toán nội bộ, trong đó quy định chi tiết về việc sử dụng sổ nhật ký chung.

Nội dung quy định

• Hình thức sổ: Sổ nhật ký chung có thể được lập bằng tay hoặc bằng phần mềm kế toán.
• Nội dung ghi sổ: Các thông tin bắt buộc phải ghi vào sổ nhật ký chung như: ngày, số hiệu chứng từ, nội dung giao dịch, tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền.
• Trình tự ghi sổ: Các nghiệp vụ phải được ghi sổ theo trình tự thời gian.
• Kiểm tra và đối chiếu: Sổ nhật ký chung phải được kiểm tra, đối chiếu định kỳ để đảm bảo tính chính xác.
• Bảo quản: Sổ nhật ký chung phải được bảo quản cẩn thận, tránh thất lạc, hư hỏng.
• Thời hạn lưu trữ: Sổ nhật ký chung phải được lưu trữ trong thời gian quy định của pháp luật (thường là 10 năm).

Ý nghĩa của việc tuân thủ quy định về sổ nhật ký chung

• Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán: Việc ghi sổ nhật ký chung một cách đầy đủ và chính xác giúp đảm bảo tính chính xác của các báo cáo tài chính.
• Phục vụ cho công tác kiểm toán, thanh tra: Sổ nhật ký chung là cơ sở để các cơ quan chức năng kiểm tra, thanh tra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, sổ nhật ký chung có thể là bằng chứng quan trọng để chứng minh các giao dịch đã diễn ra.

>>> Xem thêm về Hướng dẫn cách ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

2. Mẫu sổ nhật ký chung theo Thông tư 200 và cách ghi

Dưới đây là Mẫu số S03a-DN

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm... 

       Đơn vị tính:…………

- Sổ này có …. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …

- Ngày mở sổ:… 

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Kết cấu sổ Nhật ký chung được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này:

- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

- Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.

- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của chứng từ kế toán.

- Cột E: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi vào Sổ Cái.

- Cột G: Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung

- Cột H: Ghi số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản ghi Nợ được ghi trước, Tài khoản ghi Có được ghi sau, mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng.

- Cột 1: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Nợ.

- Cột 2: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Có.

Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.

Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên, trong trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi Sổ Cái, doanh nghiệp có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó.

Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Trường hợp này, căn cứ để ghi Sổ Cái là Sổ Nhật ký chung và các Sổ Nhật ký đặc biệt.

3. Mẫu sổ nhật ký chung theo Thông tư 133 

Dưới đây là Mẫu số S03a-DNN

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm...

Đơn vị tính:…………..

- Sổ này có .... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ:...

Ghi chú: Đối với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán, làm kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán, tên đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.

>>> Xem thêm về Hệ thống sổ sách kế toán theo Thông tư 133 qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

4. Lưu ý khi lập sổ nhật ký chung 

Khi lập sổ nhật ký chung, cần lưu ý những điểm sau để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán:

• Tính kịp thời: Mọi giao dịch cần được ghi nhận vào sổ nhật ký chung ngay sau khi xảy ra. Việc trì hoãn ghi sổ có thể dẫn đến sai sót trong việc tổng hợp số liệu.
• Tính chính xác: Kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ gốc trước khi ghi sổ. Đảm bảo các thông tin như ngày, số tiền, tài khoản nợ, tài khoản có được ghi chính xác.
• Tính đầy đủ: Tất cả các giao dịch kinh tế, tài chính đều phải được ghi nhận vào sổ nhật ký chung. Không được bỏ sót bất kỳ giao dịch nào.
• Tính nhất quán: Áp dụng một phương pháp ghi sổ thống nhất cho tất cả các giao dịch.
• Tính rõ ràng: Viết chữ rõ ràng, trình bày khoa học, dễ đọc.
• Sử dụng mã số tài khoản thống nhất: Áp dụng bảng mã tài khoản thống nhất để phân loại các giao dịch.
• Kiểm tra đối chiếu định kỳ: Thực hiện kiểm tra đối chiếu sổ nhật ký chung với sổ cái để đảm bảo tính chính xác của số liệu.
• Bảo quản cẩn thận: Sổ nhật ký chung phải được bảo quản ở nơi khô ráo, tránh ẩm mốc, mối mọt.

5. Câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc phải sử dụng sổ nhật ký chung không?

Việc sử dụng sổ nhật ký chung là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, hình thức ghi sổ có thể được thực hiện bằng tay hoặc bằng phần mềm kế toán.

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán thì có cần ghi sổ nhật ký chung không?

Việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ tự động hóa quá trình ghi sổ. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ bản cứng của các chứng từ gốc và có thể in ra sổ nhật ký chung để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu.

Thời hạn lưu trữ sổ nhật ký chung là bao lâu?

Theo quy định của pháp luật, sổ nhật ký chung phải được lưu trữ ít nhất 10 năm.

Nếu ghi sai sổ nhật ký chung thì phải làm thế nào?

Nếu phát hiện sai sót, cần lập biên bản chỉnh sửa và ghi lại thông tin sửa chữa vào sổ.

Có thể sửa chữa sổ nhật ký chung không?

Có thể sửa chữa sổ nhật ký chung, nhưng phải tuân thủ quy định về việc sửa chữa sổ sách kế toán. Không được tẩy xóa, gạch chéo, phải ghi rõ ngày tháng sửa chữa và lý do sửa chữa.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến mẫu sổ nhật ký chung mẫu S03a-DN. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.