Hướng dẫn quy trình ký hợp đồng lao động

Quy trình ký hợp đồng lao động đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập một mối quan hệ lao động rõ ràng và minh bạch giữa người lao động và người sử dụng lao động. Việc hiểu rõ quy trình này không chỉ giúp các bên đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của mình, mà còn tạo ra cơ sở pháp lý vững chắc cho toàn bộ quá trình làm việc.Luật ACC sẽ hướng dẫn chi tiết các bước cần thiết để ký kết hợp đồng lao động một cách chính xác và hiệu quả, từ việc chuẩn bị tài liệu, soạn thảo hợp đồng, đến việc ký kết và lưu trữ hợp đồng.

1. Hướng dẫn quy trình ký hợp đồng lao động

Quy trình ký hợp đồng lao động theo quy định pháp luật là một bước quan trọng trong việc thiết lập và duy trì mối quan hệ lao động hợp pháp giữa người sử dụng lao động và người lao động. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước cần thực hiện theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan:

Bước 1: Chuẩn bị Tài liệu và Thông tin Cần thiết
Trước khi ký kết hợp đồng lao động, các bên cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu và thông tin cần thiết, bao gồm:

• Người sử dụng lao động: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép hoạt động (nếu có), thông tin về công việc và mức lương.
• Người lao động: Giấy tờ tùy thân, bằng cấp, chứng chỉ liên quan, hồ sơ xin việc.

Bước 2 :Xác định Loại Hợp đồng Lao động
Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có thể được giao kết dưới các hình thức:

• Bằng văn bản: Phổ biến nhất và được áp dụng cho hầu hết các loại hợp đồng lao động.
• Điện tử: Hợp đồng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu, áp dụng cho các hợp đồng có thể thực hiện qua các phương tiện điện tử.
• Bằng lời nói: Áp dụng cho hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng, trừ một số trường hợp đặc biệt yêu cầu phải lập bằng văn bản.

Bước 3: Soạn Thảo và Thoả Thuận Các Điều Khoản
Các bên phải thoả thuận và soạn thảo hợp đồng lao động với đầy đủ các điều khoản theo quy định pháp luật, bao gồm:

• Thông tin về các bên: Tên, địa chỉ, và thông tin liên quan của người sử dụng lao động và người lao động.
• Nội dung công việc: Mô tả công việc, nhiệm vụ và quyền hạn của người lao động.
• Thời gian làm việc: Thời hạn hợp đồng, thời gian thử việc (nếu có), và thời gian làm việc hàng tuần.
• Mức lương và các khoản phụ cấp: Quy định rõ mức lương, phương thức trả lương và các khoản phụ cấp (nếu có).
• Quyền lợi và nghĩa vụ: Quyền lợi về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và các nghĩa vụ khác của các bên.

Bước 4: Ký Kết Hợp Đồng
Sau khi soạn thảo và thoả thuận đầy đủ các điều khoản, các bên tiến hành ký kết hợp đồng lao động. Hợp đồng phải được ký bởi người đại diện hợp pháp của người sử dụng lao động và người lao động. Mỗi bên nên giữ một bản sao của hợp đồng đã ký để làm chứng từ và giải quyết tranh chấp nếu phát sinh.

Bước 5: Lưu Trữ và Thực Hiện Hợp Đồng
Hợp đồng lao động cần được lưu trữ cẩn thận và thực hiện theo đúng các điều khoản đã thỏa thuận. Các bên phải đảm bảo thực hiện đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ của mình theo hợp đồng.

Bước 6: Cập Nhật và Điều Chỉnh Hợp Đồng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có bất kỳ sự thay đổi nào về công việc, mức lương hoặc các điều khoản khác, các bên cần lập phụ lục hợp đồng hoặc ký kết hợp đồng mới để phản ánh các thay đổi đó.

Việc thực hiện quy trình ký hợp đồng lao động theo đúng quy định pháp luật giúp đảm bảo sự minh bạch và bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động, đồng thời tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho quan hệ lao động.

>> Mời các bạn tham khảo thêm thông tin liên quan tại Nghị định hướng dẫn về hợp đồng lao động

2. Những tài liệu nào cần chuẩn bị trước khi ký hợp đồng lao động?

Trước khi ký hợp đồng lao động, các bên cần chuẩn bị các tài liệu và thông tin sau để đảm bảo quá trình ký kết hợp đồng được thực hiện chính xác và hợp pháp:

2.1. Tài liệu của người sử dụng lao động

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Xác nhận tư cách pháp lý của doanh nghiệp.
• Giấy phép hoạt động (nếu có): Đối với một số ngành nghề yêu cầu giấy phép đặc biệt.
• Chứng minh năng lực và khả năng tài chính: Để chứng minh khả năng thực hiện các nghĩa vụ trong hợp đồng.
• Thông tin về công việc và mức lương: Mô tả công việc, mức lương, và các điều khoản liên quan.

2.2. Tài liệu của người lao động

• Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hoặc hộ chiếu.
• Sơ yếu lý lịch: Thông tin cá nhân, học vấn, và kinh nghiệm làm việc.
• Bằng cấp và chứng chỉ: Các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn liên quan đến công việc.
• Hồ sơ xin việc: Đơn xin việc, thư xin việc, và các tài liệu liên quan khác.

2.3. Tài liệu liên quan khác

• Mẫu hợp đồng lao động: Để các bên cùng tham khảo và thỏa thuận các điều khoản.
• Quy định nội bộ của công ty: Nếu có, để người lao động nắm rõ các quy định và chính sách của công ty.
• Giấy tờ chứng minh sức khỏe: Đối với một số công việc yêu cầu chứng nhận sức khỏe từ cơ sở y tế.

2.4. Hợp đồng lao động

• Hợp đồng lao động mẫu: Để điền đầy đủ thông tin và điều khoản trước khi ký kết chính thức.

Việc chuẩn bị đầy đủ các tài liệu này không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng lao động mà còn giúp các bên dễ dàng nắm bắt và thực hiện các quyền và nghĩa vụ liên quan.

>> Ngoài ra, các bạn có thể đọc thêm bài viết về Quy định hiện hành về ký lại hợp đồng lao động

3. Hợp đồng lao động phải được lập bằng văn bản không?

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải được lập bằng văn bản trong nhiều trường hợp, bao gồm:

3.1. Hợp đồng lao động dài hạn

• Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Đây là hình thức hợp đồng phổ biến và bắt buộc phải được lập bằng văn bản.
• Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Có thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên cũng phải được lập bằng văn bản.

3.2. Các trường hợp cụ thể

• Hợp đồng lao động mùa vụ: Đối với hợp đồng làm việc theo mùa vụ, có thời hạn dưới 12 tháng, hợp đồng cũng phải được lập bằng văn bản nếu không thuộc trường hợp áp dụng hợp đồng lao động bằng lời nói.
• Hợp đồng lao động cho người dưới 15 tuổi: Phải được lập bằng văn bản.
• Hợp đồng lao động với người giúp việc gia đình: Cũng phải được lập bằng văn bản.

3.3. Các trường hợp không cần lập văn bản

• Hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng: Trong trường hợp này, hợp đồng lao động có thể được giao kết bằng lời nói. Tuy nhiên, để bảo đảm quyền lợi và nghĩa vụ rõ ràng, việc lập hợp đồng bằng văn bản vẫn được khuyến khích.

Kết luận

Mặc dù một số hợp đồng lao động ngắn hạn có thể không yêu cầu lập bằng văn bản, việc lập hợp đồng lao động bằng văn bản luôn là cách tốt nhất để đảm bảo các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên được ghi nhận rõ ràng và hợp pháp.

4. Khi nào hợp đồng lao động có hiệu lực?

Hợp đồng lao động có hiệu lực khi các điều kiện sau được đáp ứng:

• Ký kết hợp đồng: Hợp đồng phải được ký kết bởi cả hai bên, bao gồm người sử dụng lao động và người lao động. Chỉ khi cả hai bên đều ký vào hợp đồng thì hợp đồng mới có giá trị pháp lý.
•  Hoàn tất các thủ tục cần thiết: Các điều khoản và thông tin trong hợp đồng phải tuân thủ quy định của pháp luật. Điều này bao gồm các vấn đề như tiền lương, thời gian làm việc, chế độ bảo hiểm, và các quyền lợi khác.
• Ngày có hiệu lực ghi trong hợp đồng: Hợp đồng lao động có hiệu lực từ ngày được ghi trong hợp đồng. Nếu không có ngày cụ thể, hợp đồng có hiệu lực từ ngày các bên ký kết hợp đồng.
• Đáp ứng yêu cầu pháp luật: Đối với hợp đồng lao động với người nước ngoài, hợp đồng chỉ có hiệu lực khi người lao động nước ngoài có giấy phép lao động hợp lệ.

Tóm lại, hợp đồng lao động có hiệu lực từ ngày ký kết và cần tuân thủ các quy định pháp luật. Việc lập hợp đồng rõ ràng và đầy đủ giúp đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên.

>> Tham khảo thêm thông tin liên quan tại Thủ tục đăng ký hợp đồng nhận lao động thực tập hơn 90 ngày 

5. Câu hỏi thường gặp

Người lao động có thể yêu cầu sửa đổi hợp đồng lao động không?

Có, người lao động có quyền yêu cầu sửa đổi hợp đồng lao động nếu có sự thay đổi trong điều kiện làm việc, công việc hoặc quyền lợi. Việc sửa đổi hợp đồng phải được thực hiện trên cơ sở thỏa thuận giữa hai bên và phải lập thành văn bản. Người lao động cần đề xuất các thay đổi và cùng người sử dụng lao động thống nhất các điều khoản sửa đổi trước khi ký kết phụ lục hợp đồng hoặc hợp đồng lao động mới.

Hợp đồng lao động có cần phải được công chứng không?

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động không bắt buộc phải được công chứng. Tuy nhiên, để bảo vệ quyền lợi của các bên và phòng ngừa tranh chấp, các bên có thể lựa chọn công chứng hợp đồng lao động, đặc biệt trong những trường hợp có hợp đồng lao động với thời hạn dài hoặc có điều khoản đặc biệt. Công chứng giúp tăng cường tính pháp lý và đảm bảo hợp đồng được thực hiện đúng quy định.

Làm thế nào để xác định thời hạn hợp đồng lao động?

Thời hạn của hợp đồng lao động được xác định dựa trên các thông tin được ghi rõ trong hợp đồng. Hợp đồng lao động có thể là loại hợp đồng không xác định thời hạn, xác định thời hạn, hoặc theo mùa vụ. Thời hạn hợp đồng xác định thời hạn sẽ được ghi cụ thể trong hợp đồng, không quá 36 tháng. Đối với hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc công việc nhất định, thời hạn sẽ dựa trên tính chất công việc và không vượt quá 12 tháng. Việc xác định rõ thời hạn hợp đồng giúp đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong suốt thời gian hợp tác.

Như vậy, quy trình ký hợp đồng lao động đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập và duy trì mối quan hệ lao động chính thức giữa người sử dụng lao động và người lao động. Từ việc chuẩn bị tài liệu cần thiết, ký kết hợp đồng bằng văn bản, đến việc đảm bảo các yêu cầu pháp lý và thời gian có hiệu lực, tất cả đều góp phần vào việc đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên. Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp hợp đồng lao động có hiệu lực pháp lý mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động và người sử dụng lao động trong suốt quá trình làm việc.