Trích khấu hao, quản lý tài sản cố định cho thuê

Việc trích khấu hao và quản lý tài sản cố định (TSCĐ) cho thuê đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về kế toán và quản lý tài sản để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính. Bài viết dưới đây của Công ty Luật ACC là hướng dẫn chi tiết về việc trích khấu hao, quản lý tài sản cố định cho thuê. 

Trích khấu hao, quản lý tài sản cố định cho thuê

1. Quản lý, hạch toán đối với tài sản cố định thuê hoạt động 

TSCĐTHHD là tài sản mà doanh nghiệp thuê từ bên thứ ba để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Điểm khác biệt so với TSCĐ thuê tài chính là doanh nghiệp thuê không chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu tài sản cho bên thuê.

Đặc điểm của tài sản cố định thuê hoạt động 

• Không sở hữu: Doanh nghiệp chỉ có quyền sử dụng tài sản trong một thời gian nhất định.
• Chi phí: Chi phí thuê được phân bổ đều đặn trong suốt thời gian thuê.
• Hạch toán: Chi phí thuê được ghi nhận trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh.

Quản lý tài sản cố định thuê hoạt động 

- Lập danh mục:

• Ghi chép đầy đủ thông tin về tài sản thuê (tên, mã số, nhà cung cấp, thời gian thuê, giá trị thuê...).
• Theo dõi tình trạng sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa.

- Kiểm kê định kỳ: So sánh số liệu trên sổ sách với thực tế để phát hiện sai lệch.

- Bảo quản: Đảm bảo tài sản được sử dụng đúng mục đích, bảo quản tốt để kéo dài tuổi thọ.

- Theo dõi hợp đồng: Theo dõi các điều khoản trong hợp đồng thuê để đảm bảo thực hiện đúng quy định.

Hạch toán tài sản cố định thuê hoạt động 

Nguyên tắc: Chi phí thuê được ghi nhận trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh theo phương pháp đường thẳng trong suốt thời gian thuê.

Các bước hạch toán như sau: 

Khi phát sinh chi phí thuê:

• Nợ: Tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh (ví dụ: 641 - Chi phí sản xuất chính)
• Có: 112 - Tiền mặt hoặc 331 - Phải trả người bán

Cuối kỳ: Kiểm tra lại số tiền đã phân bổ và điều chỉnh nếu cần.

2. Quản lý, hạch toán đối với tài sản cố định thuê tài chính

Tài sản cố định thuê tài chính (TSCĐTTCG) là một hình thức thuê tài sản trong đó bên thuê thực chất đã mua tài sản nhưng thanh toán theo hình thức trả góp. Do đó, bên thuê phải ghi nhận tài sản này vào bảng cân đối kế toán và hạch toán các khoản thanh toán như một khoản nợ.

Đặc điểm của TSCĐTTCG

• Quyền sở hữu kinh tế: Bên thuê có quyền sở hữu kinh tế đối với tài sản, tức là được hưởng hầu hết các lợi ích và rủi ro liên quan đến tài sản.
• Ghi nhận tài sản: Bên thuê phải ghi nhận tài sản thuê vào bảng cân đối kế toán với giá trị hiện tại của các khoản thanh toán thuê tối thiểu.
• Ghi nhận nợ: Bên thuê phải ghi nhận một khoản nợ tương ứng với giá trị hiện tại của các khoản thanh toán thuê tối thiểu.
• Khấu hao: Bên thuê phải khấu hao tài sản thuê trong suốt thời gian thuê.
• Chi phí lãi vay: Bên thuê phải ghi nhận chi phí lãi vay liên quan đến khoản nợ thuê.

Quản lý TSCĐTTCG

• Lập danh mục: Ghi chép đầy đủ thông tin về tài sản thuê, hợp đồng thuê, lịch trình thanh toán.
• Kiểm kê định kỳ: Kiểm tra tình trạng tài sản, so sánh với số liệu trên sổ sách.
• Bảo quản: Đảm bảo tài sản được sử dụng đúng mục đích, bảo quản tốt.
• Theo dõi hợp đồng: Theo dõi các điều khoản trong hợp đồng thuê để đảm bảo thực hiện đúng quy định.

Hạch toán TSCĐTTCG

- Ghi nhận ban đầu:

• Nợ: Tài khoản 212 - TSCĐ thuê tài chính
• Có: Tài khoản 341 - Vay và nợ thuê tài chính

- Khấu hao:

• Nợ: Tài khoản 623, 627, 641, 642 (tùy thuộc vào loại chi phí)
• Có: Tài khoản 2142 - Hao mòn TSCĐ thuê tài chính

- Chi phí lãi vay:

• Nợ: Tài khoản 642 - Chi phí tài chính
• Có: Tài khoản 341 - Vay và nợ thuê tài chính

>>> Xem thêm về Hướng dẫn khấu hao tài sản cố định thuê tài chính qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

3. Trường hợp nào tài sản cố định cho thuê hoặc đi thuê được trích khấu hao?

Trường hợp nào tài sản cố định cho thuê hoặc đi thuê được trích khấu hao?

Việc trích khấu hao đối với tài sản cố định cho thuê hoặc đi thuê phụ thuộc vào loại hình hợp đồng thuê và vai trò của doanh nghiệp trong giao dịch.

Đối với doanh nghiệp cho thuê:

• TSCĐ cho thuê hoạt động: Doanh nghiệp vẫn là chủ sở hữu tài sản, do đó vẫn phải trích khấu hao theo quy định.
• TSCĐ cho thuê tài chính: Doanh nghiệp vẫn là chủ sở hữu tài sản, nhưng đã chuyển giao hầu hết rủi ro và lợi ích kinh tế cho bên thuê. Trong trường hợp này, doanh nghiệp vẫn phải trích khấu hao.

Đối với doanh nghiệp đi thuê:

• TSCĐ thuê hoạt động: Doanh nghiệp chỉ có quyền sử dụng, không sở hữu tài sản nên không được trích khấu hao.
• TSCĐ thuê tài chính: Doanh nghiệp được coi như chủ sở hữu kinh tế của tài sản nên phải trích khấu hao như đối với tài sản của mình.

>>> Xem thêm về Tài sản cố định thuê thì có được trích khấu hao không? qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

4. Chi phí sửa chữa tài sản cố định thuê

Theo quy định hiện hành, chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê được phép hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ, nhưng tối đa không quá 3 năm. Điều kiện áp dụng là trong hợp đồng thuê tài sản (bao gồm cả thuê hoạt động và thuê tài chính) có quy định bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê.

Lý do cho phép hạch toán chi phí sửa chữa

• Tính chất của chi phí sửa chữa: Chi phí sửa chữa thường là những chi phí phát sinh đột xuất, nhằm duy trì tài sản hoạt động hiệu quả.
• Trách nhiệm của bên đi thuê: Theo hợp đồng, bên đi thuê có nghĩa vụ bảo dưỡng, sửa chữa tài sản trong quá trình sử dụng.
• Ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh: Chi phí sửa chữa ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Cách hạch toán chi phí sửa chữa

- Hạch toán trực tiếp vào chi phí:

• Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện.
• Nhược điểm: Có thể làm biến động lợi nhuận trong kỳ.

- Phân bổ dần vào chi phí:

• Ưu điểm: Làm giảm sự biến động của lợi nhuận.
• Nhược điểm: Phải thực hiện các tính toán phức tạp hơn.

5. Thời gian trích khấu hao tài sản cố định thuê

Thời gian trích khấu hao tài sản cố định thuê phụ thuộc rất lớn vào loại hình hợp đồng thuê và vai trò của doanh nghiệp trong giao dịch.

Đối với doanh nghiệp cho thuê:

• TSCĐ cho thuê hoạt động: Doanh nghiệp vẫn là chủ sở hữu tài sản, do đó vẫn phải trích khấu hao theo quy định chung về tài sản cố định. Thời gian trích khấu hao sẽ tuân theo khung thời gian quy định tại các văn bản pháp luật kế toán.
• TSCĐ cho thuê tài chính: Mặc dù doanh nghiệp vẫn là chủ sở hữu pháp lý nhưng đã chuyển giao hầu hết rủi ro và lợi ích kinh tế cho bên thuê. Do đó, doanh nghiệp vẫn phải trích khấu hao theo quy định chung.

Đối với doanh nghiệp đi thuê:

• TSCĐ thuê hoạt động: Doanh nghiệp chỉ có quyền sử dụng, không sở hữu tài sản nên không được trích khấu hao. Chi phí thuê sẽ được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh.
• TSCĐ thuê tài chính: Doanh nghiệp được coi như chủ sở hữu kinh tế của tài sản nên được trích khấu hao. Thời gian trích khấu hao thường được xác định theo thời hạn thuê trong hợp đồng, trừ khi có quy định khác.

6. Câu hỏi thường gặp

Tại sao không được trích khấu hao tài sản cố định thuê hoạt động?

Vì doanh nghiệp không sở hữu tài sản nên không có quyền khấu hao. Khấu hao nhằm phân bổ giá trị tài sản trong suốt thời gian sử dụng. Với tài sản thuê, doanh nghiệp chỉ trả phí sử dụng.

Chi phí sửa chữa tài sản cố định thuê hoạt động được hạch toán như thế nào?

Tùy thuộc vào hợp đồng thuê, nếu doanh nghiệp có trách nhiệm sửa chữa, chi phí này có thể được hạch toán vào chi phí kinh doanh.

Các loại tài sản thường được thuê hoạt động?

• Máy móc thiết bị: Máy tính, máy in, máy móc sản xuất...
• Phương tiện vận tải: Ô tô, xe máy...
• Văn phòng phẩm, dụng cụ...

Lợi ích của việc thuê hoạt động tài sản cố định?

• Giảm gánh nặng tài chính: Không cần đầu tư vốn lớn ban đầu.
• Linh hoạt: Dễ dàng thay đổi loại tài sản, nâng cấp công nghệ.
• Tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến trích khấu hao, quản lý tài sản cố định cho thuê. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.