Quản lý chứng từ kế toán đối với doanh nghiệp

Quản lý chứng từ kế toán là một hoạt động vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Nó không chỉ đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của các giao dịch kinh doanh mà còn cung cấp cơ sở dữ liệu tin cậy để lập báo cáo tài chính, phục vụ cho công tác quản lý và ra quyết định. Qua bài viết dưới đây, Công ty Luật ACC cung cấp thông tin về quản lý chứng từ kế toán đối với doanh nghiệp. 

Quản lý chứng từ kế toán đối với doanh nghiệp

1. Nội dung chứng từ kế toán 

Chứng từ kế toán là những giấy tờ hoặc bản ghi điện tử phản ánh chính xác và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chúng là cơ sở quan trọng để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và kiểm toán.

Nội dung cơ bản của một chứng từ kế toán thường bao gồm:

• Tiêu đề: Chỉ rõ loại chứng từ (ví dụ: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi).
• Số hiệu: Mã số duy nhất để phân biệt từng chứng từ.
• Ngày lập: Ngày chứng từ được lập.
• Tên đơn vị: Tên đầy đủ của đơn vị lập chứng từ.
• Nội dung giao dịch: Mô tả chi tiết về giao dịch (ví dụ: mua hàng, bán hàng, trả lương).
• Số lượng, đơn giá, thành tiền: Thông tin về số lượng hàng hóa, dịch vụ, đơn giá và tổng giá trị giao dịch.
• Tài khoản kế toán: Các tài khoản kế toán liên quan đến giao dịch.
• Người lập: Họ tên, chữ ký của người lập chứng từ.
• Người kiểm tra: Họ tên, chữ ký của người kiểm tra chứng từ.
• Con dấu: Con dấu của đơn vị (nếu có).

>>> Xem thêm về Chứng từ kế toán của doanh nghiệp thương mại qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

2. Quản lý chứng từ kế toán đối với doanh nghiệp 

Quản lý chứng từ kế toán là một hoạt động vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Nó đảm bảo tính chính xác, hợp lý và minh bạch của các giao dịch kinh tế - tài chính, cũng như giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật.

Quản lý chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng: 

• Cơ sở cho việc ghi sổ: Chứng từ kế toán là căn cứ để kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế - tài chính vào sổ sách, từ đó lập báo cáo tài chính.
• Kiểm soát tài chính: Giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khoản thu, chi, kiểm tra tính chính xác của số liệu.
• Cơ sở pháp lý: Là bằng chứng pháp lý trong các tranh chấp, kiểm toán.
• Bảo mật thông tin: Giúp bảo mật thông tin về các giao dịch của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm về Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

3. Hướng dẫn lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Hướng dẫn lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Lập Chứng Từ Kế Toán

Nguyên tắc lập chứng từ:

• Đầy đủ thông tin: Bao gồm tên đơn vị, ngày lập, số hiệu, nội dung giao dịch, số lượng, đơn giá, thành tiền, tài khoản kế toán, người lập, người kiểm tra và chữ ký.
• Chính xác: Thông tin trên chứng từ phải chính xác, không được sai sót.
• Kịp thời: Chứng từ phải được lập ngay sau khi giao dịch xảy ra.
• Rõ ràng: Chữ viết phải rõ ràng, dễ đọc.
• Tuân thủ mẫu: Chứng từ phải tuân thủ mẫu quy định hoặc mẫu tự thiết kế của doanh nghiệp.

Các loại chứng từ thường gặp:

• Hóa đơn: Chứng từ ghi nhận việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
• Phiếu thu: Chứng từ ghi nhận việc thu tiền.
• Phiếu chi: Chứng từ ghi nhận việc chi tiền.
• Biên bản kiểm kê: Chứng từ ghi nhận kết quả kiểm kê tài sản.
• Hợp đồng: Chứng từ ghi nhận thỏa thuận mua bán, cung cấp dịch vụ.
• Giấy báo có: Chứng từ thông báo số tiền khách hàng còn nợ.
• Giấy báo nợ: Chứng từ thông báo số tiền doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp.

Quy trình lập chứng từ:

• Xác định nghiệp vụ: Xác định rõ nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh.
• Lựa chọn mẫu chứng từ: Chọn mẫu chứng từ phù hợp với loại nghiệp vụ.
• Điền đầy đủ thông tin: Điền đầy đủ, chính xác các thông tin vào chứng từ.
• Kiểm tra: Kiểm tra lại các thông tin trên chứng từ trước khi ký.
• Lưu trữ: Lưu trữ chứng từ vào hồ sơ theo quy định.

4. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Thời hạn lưu trữ chung:

Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, tài liệu kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm. Tuy nhiên, có một số loại tài liệu đặc biệt có thể phải lưu trữ lâu hơn, thậm chí là vĩnh viễn.

Các loại tài liệu kế toán và thời hạn lưu trữ:

- 5 năm:

• Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.  
• Bảng kê, sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm.
• Biên bản tiêu hủy tài liệu.

- 10 năm:

• Chứng từ sử dụng trực tiếp cho ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như hóa đơn, hợp đồng, biên bản bàn giao tài sản.

- Vĩnh viễn:

• Các loại giấy tờ thành lập doanh nghiệp (giấy phép kinh doanh, đăng ký thuế, điều lệ công ty,...).
• Các loại hợp đồng có giá trị pháp lý lâu dài (hợp đồng thuê đất, hợp đồng xây dựng,...).
• Các tài liệu liên quan đến tranh chấp, kiện tụng.

5. Một số lưu ý khi sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán

Nguyên tắc sắp xếp:

• Theo thời gian: Sắp xếp chứng từ theo thứ tự ngày, tháng, năm để dễ dàng theo dõi quá trình giao dịch.
• Theo loại chứng từ: Nhóm các chứng từ cùng loại (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi...) lại với nhau để tiện cho việc kiểm tra và tổng hợp.
• Theo đối tượng: Sắp xếp chứng từ theo từng khách hàng, nhà cung cấp để dễ dàng quản lý công nợ.
• Theo tài khoản kế toán: Sắp xếp chứng từ theo các tài khoản kế toán tương ứng để thuận tiện cho việc ghi sổ.

Phương pháp lưu trữ:

• Lưu trữ thủ công: Sử dụng các loại bìa, hồ sơ, sổ sách để lưu trữ chứng từ.
• Lưu trữ điện tử: Sử dụng phần mềm kế toán để lưu trữ chứng từ dưới dạng file điện tử.
• Kết hợp cả hai: Sử dụng cả phương pháp lưu trữ thủ công và điện tử để đảm bảo tính an toàn và tiện lợi.

Lưu ý khi lưu trữ:

• Bảo quản an toàn: Chứng từ cần được bảo quản ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp, ẩm mốc, mối mọt.
• Đảm bảo tính bảo mật: Hạn chế người không có thẩm quyền tiếp cận chứng từ.
• Lưu trữ đầy đủ: Lưu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến giao dịch.
• Lưu trữ lâu dài: Thời gian lưu trữ chứng từ tối thiểu theo quy định của pháp luật (thường là 10 năm).
• Lập danh mục: Lập danh mục chi tiết các chứng từ đã lưu trữ để dễ dàng tìm kiếm.
• Kiểm tra định kỳ: Kiểm tra định kỳ tình trạng của chứng từ, đảm bảo không bị mất mát, hư hỏng.

Các sai lầm thường gặp khi lưu trữ chứng từ:

• Không sắp xếp theo hệ thống: Chứng từ bị vứt lung tung, khó tìm kiếm.
• Lưu trữ không đúng nơi quy định: Chứng từ bị thất lạc, hư hỏng.
• Không bảo quản tốt: Chứng từ bị ẩm mốc, rách nát.
• Không lập danh mục: Khó tìm kiếm chứng từ khi cần.

6. Câu hỏi thường gặp

Cần lưu ý gì khi lập chứng từ kế toán?

• Thông tin đầy đủ: Đảm bảo rằng tất cả các thông tin cần thiết (như ngày, số chứng từ, nội dung giao dịch, số tiền, và các bên liên quan) được ghi đầy đủ và chính xác.
• Phê duyệt: Chứng từ cần được phê duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi ghi sổ kế toán.
• Chứng minh hợp lệ: Đảm bảo rằng chứng từ có đầy đủ các tài liệu hỗ trợ và chứng minh tính hợp lệ của giao dịch.

Làm thế nào để đảm bảo chứng từ được lưu trữ và quản lý hiệu quả?

• Tổ chức: Phân loại và sắp xếp chứng từ theo nhóm, loại giao dịch, hoặc theo ngày để dễ dàng tra cứu.
• Lưu trữ theo quy định: Tuân thủ các quy định pháp lý và chính sách nội bộ về thời gian và phương thức lưu trữ.
• Sao lưu dữ liệu: Đối với chứng từ điện tử, thực hiện sao lưu định kỳ để bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát.
• Bảo mật: Đảm bảo rằng chứng từ được lưu trữ trong môi trường an toàn và có hệ thống kiểm soát truy cập.

Những sai sót phổ biến khi quản lý chứng từ kế toán là gì?

• Lỗi ghi chép: Ghi sai thông tin trên chứng từ như ngày tháng, số tiền, hoặc thông tin bên liên quan.
• Chứng từ thiếu: Thiếu chứng từ hoặc không đầy đủ các tài liệu hỗ trợ cần thiết.
• Chậm trễ trong xử lý: Xử lý chứng từ chậm dẫn đến sự không nhất quán trong báo cáo tài chính.
• Lưu trữ không đúng cách: Lưu trữ chứng từ không theo quy định hoặc không bảo mật.

Làm thế nào để cải thiện quy trình quản lý chứng từ kế toán?

• Áp dụng công nghệ: Sử dụng phần mềm kế toán và hệ thống quản lý tài liệu để tự động hóa và cải thiện quy trình quản lý chứng từ.
• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên kế toán được đào tạo đầy đủ về quy trình và quy định quản lý chứng từ.
• Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ: Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ để phát hiện và ngăn ngừa lỗi trong quản lý chứng từ.
• Thực hiện kiểm tra định kỳ: Thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ để đảm bảo chứng từ được quản lý chính xác và tuân thủ quy định.

Có cần tuân thủ quy định pháp luật trong quản lý chứng từ không?

Có, việc tuân thủ quy định pháp luật là bắt buộc. Các quy định pháp luật thường yêu cầu doanh nghiệp phải lưu trữ chứng từ trong một khoảng thời gian nhất định và đảm bảo rằng chứng từ được quản lý một cách chính xác và an toàn.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến quản lý chứng từ kế toán đối với doanh nghiệp. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.