Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử là gì?

Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử là quá trình bảo quản, lưu giữ các chứng từ kế toán đã được chuyển đổi sang dạng dữ liệu số (như PDF, JPG,...) trên các thiết bị điện tử như máy tính, máy chủ hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây. Bài viết của Công ty Luật ACC dưới đây sẽ cung cấp thông tin về lưu trữ chứng từ kế toán điện tử.

Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử là gì?

1. Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử là gì?

Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử là việc bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán dưới dạng dữ liệu điện tử trên các thiết bị lưu trữ như máy tính, máy chủ hoặc các nền tảng đám mây. Phương thức này giúp tiết kiệm không gian, thời gian và tăng tính bảo mật so với việc lưu trữ bằng giấy truyền thống.

Quy định về lưu trữ chứng từ kế toán điện tử

• Luật Kế toán: Quy định về hình thức, nội dung và giá trị pháp lý của chứng từ kế toán điện tử.

• Luật Giao dịch điện tử: Quy định về việc ký số, xác thực và bảo mật dữ liệu điện tử.

• Nghị định 174/2016/NĐ-CP: Quy định chi tiết về việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử.

2. Điều kiện để lưu trữ chứng từ kế toán điện tử

Điều kiện để lưu trữ chứng từ kế toán điện tử 

Để thực hiện lưu trữ chứng từ kế toán điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Chứng từ điện tử hợp pháp: Chứng từ phải được lập theo đúng quy định của pháp luật, có đầy đủ các yếu tố cần thiết như chữ ký số, mã xác thực...
• Hệ thống phần mềm: Cần có hệ thống phần mềm kế toán chuyên dụng hỗ trợ việc tạo lập, quản lý và lưu trữ chứng từ điện tử.
• Thiết bị lưu trữ: Đảm bảo dung lượng lưu trữ đủ lớn, tốc độ truy xuất nhanh và có các biện pháp bảo mật cao.
• Quy trình lưu trữ: Xây dựng quy trình lưu trữ rõ ràng, chi tiết, phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người.
• Bản sao lưu: Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ để phòng tránh rủi ro mất mát dữ liệu.

>>> Xem thêm về Việc lưu trữ chứng từ điện tử phải đảm bảo yêu cầu nào? qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

3. Trách nhiệm của người được giao nhiệm vụ lưu trữ chứng từ kế toán điện tử

Người được giao nhiệm vụ lưu trữ chứng từ kế toán điện tử có vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và an toàn của thông tin kế toán. Dưới đây là những trách nhiệm chính mà họ cần thực hiện:

Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu:

• Kiểm tra kỹ lưỡng: Kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ điện tử trước khi lưu trữ để đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ và không bị sai sót.
• Phân loại và sắp xếp: Phân loại và sắp xếp chứng từ một cách khoa học, hợp lý để dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
• Cập nhật liên tục: Cập nhật liên tục các thông tin về chứng từ, đảm bảo tính đồng bộ giữa hệ thống lưu trữ và các sổ sách kế toán.

Bảo mật thông tin:

• Hệ thống bảo mật: Đảm bảo hệ thống lưu trữ chứng từ điện tử được trang bị các biện pháp bảo mật chặt chẽ, hạn chế tối đa rủi ro mất mát, rò rỉ thông tin.
• Quyền truy cập: Quy định rõ ràng quyền truy cập vào hệ thống cho từng người dùng, tránh tình trạng truy cập trái phép.
• Sao lưu dữ liệu: Thực hiện sao lưu dữ liệu thường xuyên để phòng ngừa rủi ro mất mát dữ liệu do sự cố kỹ thuật hoặc các yếu tố khách quan.

Tuân thủ quy định pháp luật: 

• Luật Kế toán: Tìm hiểu và tuân thủ nghiêm túc các quy định của Luật Kế toán về lưu trữ chứng từ kế toán điện tử.
• Quy định của doanh nghiệp: Thực hiện theo các quy định, quy trình lưu trữ chứng từ điện tử do doanh nghiệp ban hành.

4. Chứng từ kế toán nào được phép lưu trữ trên phương tiện điện tử?

Các loại chứng từ kế toán có thể lưu trữ điện tử:

• Hóa đơn điện tử: Đây là loại chứng từ được sử dụng phổ biến nhất hiện nay và được pháp luật khuyến khích.
• Phiếu thu, phiếu chi: Các loại phiếu này cũng có thể được tạo lập và lưu trữ dưới dạng điện tử.
• Hợp đồng mua bán, dịch vụ: Các hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy.
• Các loại chứng từ khác: Các loại chứng từ khác như bảng kê, biên bản, báo cáo... cũng có thể được lưu trữ điện tử.

Điều kiện để lưu trữ chứng từ kế toán điện tử:

• Chứng từ điện tử hợp pháp: Chứng từ phải được lập theo đúng quy định của pháp luật, có đầy đủ các yếu tố cần thiết như chữ ký số, mã xác thực...
• Hệ thống phần mềm: Doanh nghiệp cần có hệ thống phần mềm kế toán chuyên dụng hỗ trợ việc tạo lập, quản lý và lưu trữ chứng từ điện tử.
• Thiết bị lưu trữ: Đảm bảo dung lượng lưu trữ đủ lớn, tốc độ truy xuất nhanh và có các biện pháp bảo mật cao.
• Quy trình lưu trữ: Xây dựng quy trình lưu trữ rõ ràng, chi tiết, phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người.
• Bản sao lưu: Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ để phòng tránh rủi ro mất mát dữ liệu.

5. Cách thức lưu trữ chứng từ kế toán điện tử

Quét và lưu trữ: Chuyển đổi chứng từ giấy thành file ảnh (PDF, JPG...) và lưu trữ trên máy tính hoặc máy chủ.

Tạo mới trực tiếp: Tạo mới chứng từ điện tử trực tiếp trên phần mềm kế toán.

Nhận chứng từ điện tử: Nhận chứng từ điện tử từ các đối tác và lưu trữ vào hệ thống.

>>> Xem thêm về Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

6. Quy định về bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán

Quy định về bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán là một phần quan trọng trong hệ thống pháp luật kế toán, đảm bảo tính minh bạch, chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán, đồng thời phục vụ cho công tác kiểm toán, thanh tra và giải quyết tranh chấp

Thời gian lưu trữ: Tài liệu kế toán cần được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định theo quy định của pháp luật. Ví dụ, tại Việt Nam, theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản liên quan, các chứng từ kế toán cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Phương pháp lưu Trữ: Dạng giấy: Tài liệu giấy cần được lưu trữ trong điều kiện bảo quản tốt, tránh ẩm ướt, nấm mốc, và hư hỏng. Dạng điện tử: Tài liệu điện tử cần được lưu trữ trên các hệ thống bảo mật, sao lưu định kỳ và quản lý quyền truy cập.

Bảo mật: Đảm bảo tài liệu được bảo vệ khỏi truy cập trái phép và các rủi ro bảo mật. Sử dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật số như mã hóa và kiểm soát truy cập.

7. Câu hỏi thường gặp

Lưu trữ chứng từ điện tử có đảm bảo tính pháp lý không?

Có, nếu chứng từ điện tử được tạo lập và lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật thì hoàn toàn có giá trị pháp lý như chứng từ giấy.

Thời hạn lưu trữ chứng từ điện tử là bao lâu?

Thời hạn lưu trữ chứng từ điện tử tương tự như chứng từ giấy, thường là 10 năm hoặc theo quy định riêng của từng ngành nghề.

Nếu mất dữ liệu lưu trữ thì phải làm sao?

Cần tiến hành khôi phục dữ liệu từ bản sao lưu. Nếu không thể khôi phục, cần lập biên bản xác nhận và thông báo cho cơ quan có thẩm quyền.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến lưu trữ chứng từ kế toán điện tử. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.