Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền lương

Trong kế toán tiền lương, việc sử dụng các chứng từ hợp lệ là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình tính toán, ghi sổ và thanh toán lương. Bài viết của Công ty Luật ACC dưới đây là một số loại chứng từ sử dụng trong kế toán tiền lương thường được dùng.  

Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền lương

1. Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương là một phần quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Nó đòi hỏi sự chính xác cao và việc sử dụng các chứng từ kế toán phù hợp.

>>> Xem thêm về Sổ sách kế toán tiền lương là gì? qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

2. Mục đích sử dụng của chứng từ kế toán tiền lương

Chứng từ kế toán tiền lương đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý và theo dõi các hoạt động liên quan đến tiền lương của doanh nghiệp. Mục đích chính của việc sử dụng các chứng từ này bao gồm:

Căn cứ để tính toán và chi trả lương:

• Xác định số ngày làm: Bảng chấm công cho biết số ngày làm việc, ngày nghỉ, ngày phép của từng nhân viên, là cơ sở để tính toán số ngày công làm việc.
• Tính toán các khoản thu nhập: Dựa trên bảng chấm công, hợp đồng lao động, các quyết định tăng lương, kế toán sẽ tính toán tổng thu nhập của từng nhân viên, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng,...
• Tính toán các khoản khấu trừ: Các khoản khấu trừ như BHXH, BHYT, thuế TNCN sẽ được tính toán dựa trên bảng lương và các quy định hiện hành.
• Lập bảng lương: Bảng lương tổng hợp tất cả các thông tin về thu nhập, khấu trừ và số tiền lương thực nhận của từng nhân viên.

Kiểm soát quỹ tiền lương:

• Theo dõi chi phí nhân công: Các chứng từ giúp theo dõi chi phí nhân công trong từng kỳ, so sánh với kế hoạch và phát hiện các khoản chi sai lệch.
• Ngăn ngừa thất thoát: Việc sử dụng chứng từ giúp kiểm soát chặt chẽ quá trình chi trả lương, tránh tình trạng thất thoát hoặc thanh toán sai.

Cung cấp thông tin cho các báo cáo:

• Báo cáo tài chính: Các chứng từ về tiền lương là cơ sở để lập các báo cáo tài chính của doanh nghiệp, như báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
• Báo cáo thuế: Các chứng từ liên quan đến thuế TNCN, BHXH, BHYT sẽ được sử dụng để kê khai thuế cho cơ quan thuế.
• Báo cáo lao động: Các chứng từ về tiền lương giúp doanh nghiệp lập các báo cáo về tình hình lao động, như số lượng nhân viên, mức lương bình quân,...

Bảo vệ quyền lợi của người lao động:

• Minh bạch: Các chứng từ giúp đảm bảo tính minh bạch trong việc tính toán và chi trả lương.
• Căn cứ giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp phát sinh tranh chấp về lương, các chứng từ sẽ là bằng chứng quan trọng để giải quyết.

Tuân thủ pháp luật:

• Luật lao động: Các chứng từ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động, bảo đảm quyền lợi của người lao động.
• Luật thuế: Các chứng từ liên quan đến thuế giúp doanh nghiệp kê khai và nộp thuế đúng quy định.

3. Các chứng từ kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương là một lĩnh vực đòi hỏi sự chính xác cao và việc sử dụng các chứng từ kế toán là vô cùng quan trọng. Dưới đây là các loại chứng từ thường được sử dụng trong kế toán tiền lương, cùng với chức năng và ý nghĩa của từng loại:

Bảng chấm công:

• Chức năng: Ghi nhận số ngày làm việc, ngày nghỉ, ngày phép của từng nhân viên trong một kỳ lương.
• Ý nghĩa: Là cơ sở để tính toán số ngày công làm việc và các khoản phụ cấp liên quan đến số ngày làm việc.

Bảng tính lương:

• Chức năng: Tính toán tổng thu nhập, các khoản khấu trừ (BHXH, BHYT, thuế TNCN...) và số tiền lương thực nhận của từng nhân viên.
• Ý nghĩa: Là bản tổng hợp các khoản thu, chi liên quan đến tiền lương của từng nhân viên, là cơ sở để thanh toán lương.

Phiếu lương:

• Chức năng: Là bản sao của bảng tính lương, được phát cho từng nhân viên để làm căn cứ đối chiếu.
• Ý nghĩa: Giúp nhân viên nắm rõ thông tin về thu nhập và các khoản khấu trừ của mình.

Bảng kê các khoản trích nộp:

• Chức năng: Ghi lại các khoản trích nộp BHXH, BHYT, thuế TNCN từ tiền lương của nhân viên để nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Ý nghĩa: Là cơ sở để kê khai và nộp các khoản thuế liên quan đến tiền lương.

Phiếu tạm ứng:

• Chức năng: Ghi nhận các khoản tạm ứng cho nhân viên trong quá trình làm việc (ví dụ: đi công tác, ứng trước lương).
• Ý nghĩa: Giúp kiểm soát các khoản chi tiêu của nhân viên và phục vụ cho việc đối chiếu khi hoàn trả tạm ứng.

4. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương

Thu thập và Xử lý Dữ liệu Lương

• Ghi nhận thông tin: Thu thập thông tin về số giờ làm việc, ngày nghỉ, phụ cấp, và các khoản khấu trừ từ các phòng ban hoặc nhân viên.
• Cập nhật bảng chấm công: Dựa trên thông tin thu thập được, cập nhật bảng chấm công để tính toán lương.

Lập Bảng Lương

• Tính toán lương: Sử dụng thông tin từ bảng chấm công và hợp đồng lao động để tính toán mức lương, phụ cấp, và các khoản khấu trừ.
• Lập bảng lương: Tạo bảng lương với các thông tin chi tiết về từng nhân viên, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, khấu trừ, và lương thực nhận.

Xác Nhận và Phê Duyệt

• Kiểm tra và xác nhận: Người quản lý hoặc bộ phận nhân sự kiểm tra bảng lương để đảm bảo tính chính xác.
• Phê duyệt bảng lương: Sau khi kiểm tra, bảng lương được gửi cho cấp có thẩm quyền (như giám đốc tài chính) để phê duyệt.

Chi Trả Lương

• Lập phiếu chi: Dựa trên bảng lương đã được phê duyệt, lập phiếu chi lương (hoặc chứng từ thanh toán).
• Thực hiện thanh toán: Thực hiện thanh toán lương cho nhân viên qua tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng.
• Ghi nhận giao dịch: Ghi nhận giao dịch chi trả vào sổ sách kế toán và cập nhật các tài khoản liên quan.

Lưu Trữ và Quản Lý Chứng Từ

• Lưu trữ chứng từ: Lưu trữ các chứng từ liên quan như bảng lương, phiếu chi, biên lai thanh toán, hợp đồng lao động, và các chứng từ khác.
• Bảo mật và bảo quản: Đảm bảo rằng chứng từ được bảo mật và lưu trữ đúng cách để dễ dàng truy cập khi cần thiết.

Kiểm Tra và Đối Chiếu

• Kiểm tra nội bộ: Thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng tất cả các chứng từ và giao dịch liên quan đến tiền lương đều chính xác và tuân thủ quy định.
• Đối chiếu với ngân hàng: Đối chiếu các khoản chi trả lương với báo cáo ngân hàng để đảm bảo không có sai sót trong giao dịch.

Báo Cáo và Đánh Giá

• Lập báo cáo: Chuẩn bị báo cáo về chi phí lương để gửi cho các bên liên quan (như ban giám đốc, cơ quan thuế).
• Đánh giá quy trình: Đánh giá quy trình luân chuyển chứng từ để phát hiện và khắc phục các điểm yếu hoặc vấn đề nếu có.

Cập Nhật và Điều Chỉnh

• Cập nhật quy trình: Dựa trên đánh giá và phản hồi, điều chỉnh quy trình luân chuyển chứng từ để cải thiện hiệu quả và giảm thiểu sai sót.
• Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy trình và các yêu cầu liên quan đến chứng từ kế toán tiền lương.

5. Tài khoản dùng để hạch toán tiền lương

Việc lựa chọn tài khoản đúng để hạch toán tiền lương là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính. Dưới đây là một số tài khoản thường được sử dụng để hạch toán các khoản liên quan đến tiền lương:

Tài khoản 334 - Phải trả người lao động:

- Mục đích: Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các khoản tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho người lao động.

- Phân loại:

• 3341 - Phải trả cho công nhân viên: Dùng để ghi nhận các khoản phải trả cho công nhân viên trực tiếp sản xuất.
• 3348 - Phải trả cho người lao động khác: Dùng để ghi nhận các khoản phải trả cho các loại nhân viên khác (như nhân viên văn phòng, quản lý).

Các tài khoản chi phí:

- Mục đích: Các khoản lương khi được phân bổ vào các bộ phận sẽ được hạch toán vào các tài khoản chi phí tương ứng để phản ánh chi phí sản xuất, bán hàng hoặc quản lý.

- Ví dụ:

• 622 - Chi phí lao động trực tiếp: Dùng cho lương của công nhân trực tiếp sản xuất.
• 627 - Chi phí sản xuất chung: Dùng cho lương của quản lý sản xuất, nhân viên kỹ thuật.
• 641 - Chi phí bán hàng: Dùng cho lương của nhân viên bán hàng, tiếp thị.
• 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Dùng cho lương của nhân viên văn phòng, ban giám đốc.

Các giao dịch hạch toán điển hình:

- Ghi nhận lương phải trả:

• Nợ TK 334 (Phải trả người lao động)
• Có TK 622, 627, 641, 642 (Các tài khoản chi phí tương ứng)

- Thanh toán lương:

• Nợ TK 334 (Phải trả người lao động)
• Có TK 111, 112 (Tiền mặt, tài khoản ngân hàng)

- Trích nộp BHXH, BHYT:

• Nợ TK 646 (Chi phí bảo hiểm xã hội)
• Nợ TK 647 (Chi phí bảo hiểm y tế)
• Có TK 338 (Phải nộp các khoản bảo hiểm)

>>> Xem thêm về Các tài khoản sử dụng trong kế toán tiền lương qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

6. Công việc của kế toán tiền lương

Nhiệm vụ chính của kế toán tiền lương:

- Xây dựng và quản lý hệ thống bảng lương:

• Lập bảng lương cho từng nhân viên dựa trên số ngày làm việc, mức lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ.
• Cập nhật thường xuyên các thay đổi về lương, phụ cấp, chế độ bảo hiểm.

- Tính toán các khoản thu nhập và khấu trừ:

• Tính toán chính xác các khoản thu nhập như lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, tăng ca,...
• Tính toán các khoản khấu trừ như BHXH, BHYT, thuế TNCN,...

- Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương:

• Ghi nhận các giao dịch phát sinh liên quan đến tiền lương vào sổ sách kế toán.
• Phân bổ chi phí lương vào các tài khoản chi phí phù hợp.

- Kiểm tra và đối chiếu số liệu:

• Kiểm tra tính chính xác của các số liệu trên bảng lương, các chứng từ liên quan.
• Đối chiếu số liệu với các phần mềm kế toán khác.

- Lập các báo cáo liên quan:

• Lập báo cáo về quỹ lương, báo cáo thuế TNCN, báo cáo BHXH, BHYT,...

- Tham gia các hoạt động khác:

• Hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty về các vấn đề liên quan đến tiền lương.
• Tham gia các khóa đào tạo để cập nhật kiến thức về luật lao động, thuế và các quy định liên quan.

7. Câu hỏi thường gặp

Phiếu chi tiền lương có cần được ký tên không?

Có, phiếu chi tiền lương cần được ký tên của người lập phiếu, người nhận lương, và có thể cả người phê duyệt. Việc ký tên giúp xác thực và làm rõ trách nhiệm của các bên liên quan.

Chứng từ điện tử có được chấp nhận trong kế toán tiền lương không?

Có, chứng từ điện tử như bảng lương và phiếu chi điện tử có thể được chấp nhận nếu chúng tuân thủ quy định pháp luật và được bảo mật, lưu trữ đúng cách. Doanh nghiệp cần đảm bảo các chứng từ điện tử được lưu trữ trong thời gian quy định và có hệ thống quản lý phù hợp.

Làm thế nào để xử lý các sai sót trên chứng từ tiền lương?

Khi phát hiện sai sót trên chứng từ tiền lương, doanh nghiệp cần:

• Lập biên bản sửa chữa hoặc điều chỉnh: Chỉ rõ sai sót và cách khắc phục.
• Cập nhật bảng lương và sổ sách kế toán: Điều chỉnh các ghi chép và tính toán lại các khoản lương và khấu trừ.
• Thông báo cho các bên liên quan: Nhân viên và cơ quan thuế nếu có sự thay đổi về số tiền lương hoặc khấu trừ.

Chứng từ liên quan đến bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân cần lưu giữ bao lâu?

Chứng từ liên quan đến bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân cần được lưu giữ ít nhất 10 năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính mà chứng từ đó liên quan.

Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ tiền lương như thế nào?

Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ tiền lương một cách an toàn và bảo mật, bao gồm cả chứng từ giấy và điện tử. Việc lưu trữ cần đảm bảo dễ dàng truy cập khi cần thiết, và chứng từ điện tử cần phải được sao lưu thường xuyên để phòng tránh mất mát dữ liệu.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến chứng từ sử dụng trong kế toán tiền lương. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.