Cách lập chứng từ kế toán đối với doanh nghiệp như thế nào?

Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc đảm bảo chứng từ kế toán được lập chính xác và đầy đủ. Những sai sót trong quá trình này có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý. Bài viết "Cách lập chứng từ kế toán đối với doanh nghiệp như thế nào?" của Công ty Luật ACC sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết để giúp doanh nghiệp khắc phục các vấn đề này.

Cách lập chứng từ kế toán đối với doanh nghiệp như thế nào?

1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là tài liệu ghi nhận và xác minh các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Đây là bằng chứng quan trọng để chứng minh các hoạt động kinh tế và tài chính đã được thực hiện, đồng thời là cơ sở để lập báo cáo tài chính và thực hiện kiểm toán.

2. Cách lập chứng từ kế toán đối với doanh nghiệp như thế nào?

2.1. Chứng từ phiếu thu

Chứng từ phiếu thu

Phiếu thu là một chứng từ kế toán quan trọng, đóng vai trò như một biên nhận trong các giao dịch tài chính, cho phép theo dõi và quản lý tiền mặt hoặc ngoại tệ. Đây là công cụ cần thiết để lập chứng từ kế toán và làm cơ sở cho việc xác định các khoản thu nhập. 

Cách lập chứng từ:

• Tên đơn vị và địa chỉ: Được ghi rõ ở góc trên bên trái, để xác định đơn vị lập phiếu.
• Ngày, tháng, năm và số thứ tự: Chỉ rõ thời gian lập phiếu và số thứ tự của từng phiếu trong kỳ kế toán.
• Quyển số và số: Phải đánh số liên tục để theo dõi và quản lý phiếu thu.
• Bút toán Nợ-Có: Ghi nhận nghiệp vụ thu tiền phát sinh.
• Thông tin người nộp tiền: Bao gồm họ tên, ngày sinh, địa chỉ, và số điện thoại.
• Số tiền nộp: Cần ghi rõ bằng số và chữ, và chỉ rõ đơn vị tiền tệ như VND hay USD.
• Số giấy tờ kèm theo và chứng từ gốc: Để dễ dàng theo dõi và quản lý.
• Ký và ghi rõ họ tên người nộp: Đảm bảo tính xác thực của phiếu thu.

2.2. Chứng từ phiếu chi

Chứng từ phiếu chi

Phiếu chi là một chứng từ kế toán thiết yếu, dùng để ghi nhận các khoản chi tiêu trong giao dịch tiền tệ, bao gồm mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ. Phiếu chi giúp xác định và kiểm soát các khoản chi của doanh nghiệp.

Cách lập chứng từ:

• Tên và địa chỉ đơn vị: Ghi rõ nơi đã xuất quỹ tiền mặt.
• Ngày lập phiếu: Bao gồm ngày, tháng, năm.
• Quyển số và số: Đánh số quyển và số thứ tự của phiếu chi.
• Số hiệu tài khoản đối ứng: Để xác định tài khoản liên quan.
• Thông tin người nhận tiền: Họ tên, địa chỉ, phải chính xác.
• Lý do chi: Mô tả rõ ràng mục đích của khoản chi.
• Số tiền: Ghi rõ số tiền bằng số và chữ, cùng đơn vị tiền tệ.
• Số lượng chứng từ kèm theo: Ghi ở dòng cuối để dễ theo dõi.
• Ngày, tháng, năm thực xuất quỹ: Thời gian thực hiện giao dịch.

2.3. Chứng từ hóa đơn tài chính

Chứng từ hóa đơn tài chính

Hóa đơn tài chính là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp theo quy định pháp luật. Đây là chứng từ quan trọng trong kế toán và thanh toán.

Cách lập chứng từ:

• Ngày, tháng, năm: Thời gian bán hàng hoặc chuyển giao dịch vụ.
• Thông tin đơn vị bán hàng: Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản.
• Thông tin người mua: Họ tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản số.
• Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản.
• Thứ tự và mã hàng hóa: Ghi số thứ tự và mã hàng.
• Tên hàng hóa và đơn vị tính: Cần ghi rõ và đầy đủ.
• Số lượng và đơn giá: Ghi cụ thể số lượng hàng hóa và giá chưa bao gồm thuế.
• Thành tiền: Tính theo số lượng nhân với đơn giá.
• Thuế GTGT và tiền thuế: Ghi mức thuế suất và số tiền thuế.
• Tổng cộng thanh toán: Tính tổng giá trị thanh toán bao gồm tiền hàng và thuế GTGT.
• Người bán và người mua hàng: Cần có chữ ký và dấu của người bán; người mua có thể ký hoặc xác nhận qua phương tiện liên lạc khác nếu không trực tiếp.

>>> Xem thêm: Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tại đây.

3. Các quy tắc cơ bản khi lập chứng từ kế toán

Các quy tắc cơ bản khi lập chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải phản ánh đúng các giao dịch tài chính, với thông tin chính xác về số lượng, đơn giá, tổng số tiền và phải được lập theo các quy định của pháp luật và tiêu chuẩn kế toán hiện hành, đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp.

Đồng thời, chứng từ kế toán phải cung cấp tất cả các thông tin cần thiết như ngày lập, tên và địa chỉ của các bên liên quan, nội dung nghiệp vụ và chữ ký của người lập và người duyệt chứng từ.

Các thông tin trên chứng từ phải được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu, và không gây nhầm lẫn, để thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu sau này.

>>> Xem thêm: Các lưu ý khi lập chứng từ kế toán tại đây.

4. Quy định pháp luật về chứng từ kế toán 

Theo Điều 84 của Thông tư 133/2016/TT-BTC, chứng từ kế toán phải tuân thủ các quy định sau:

• Chứng từ kế toán phải được lập và sử dụng theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán, cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan.
• Doanh nghiệp có quyền chủ động thiết kế và xây dựng các mẫu chứng từ kế toán riêng phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình, nhưng cần đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của Luật Kế toán. Các chứng từ phải rõ ràng, minh bạch, kịp thời, và dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
• Nếu doanh nghiệp không tự thiết kế được biểu mẫu chứng từ, có thể áp dụng các mẫu chứng từ kế toán được hướng dẫn tại Phụ lục 3 của Thông tư 133/2016/TT-BTC. Những mẫu này được thiết kế để phù hợp với các hoạt động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
• Đối với các doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù, cần áp dụng các quy định về chứng từ theo các văn bản pháp luật chuyên ngành khác có liên quan.

Việc lập chứng từ kế toán chính xác là nền tảng quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết “Cách lập chứng từ kế toán đối với doanh nghiệp như thế nào?” của Công ty Luật ACC đã giúp bạn giải đáp được những thắc mắc liên quan. Để biết thêm thông tin và hỗ trợ, hãy liên hệ với Công ty Luật ACC để được tư vấn và giải đáp.