Sắp xếp chứng từ kế toán một cách khoa học và đơn giản là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp thực hiện quyết toán một cách hiệu quả. Bài viết của Công ty Luật ACC sẽ hướng dẫn các bạn cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học, đơn giản khi quyết toán để doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và hoàn thành quyết toán. Khám phá ngay để tối ưu hóa quy trình kế toán của bạn!
Cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học, đơn giản khi quyết toán
1. Các loại chứng từ kế toán phổ biến hiện nay
Chứng từ kế toán là công cụ quan trọng trong việc ghi nhận và quản lý các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Các loại chứng từ phổ biến hiện nay bao gồm:
- Bảng chấm công.
- Phiếu nhập, xuất kho.
- Phiếu thu, phiếu chi.
- Biên lai thu tiền.
- Giấy đề nghị thanh toán.
- Biên bản giao nhận tài sản cố định.
- Biên bản đánh giá lại tài sản cố định.
- Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng.
2. Cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học, đơn giản khi quyết toán
- Chứng từ đầu vào:
+ Đối với hóa đơn mua hàng được thanh toán bằng tiền mặt, cần kèm theo phiếu chi tiền mặt.
+ Đối với hóa đơn mua hàng thanh toán qua chuyển khoản, cần kèm theo ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ.
+ Đối với bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn (trong trường hợp mua hộ, dịch vụ của hộ gia đình hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm), lưu trữ theo mẫu 01/TNDN.
- Chứng từ đầu ra:
+ Hóa đơn bán hàng thu bằng tiền mặt từ khách hàng cần kèm theo phiếu thu (kèm với liên 3 của hóa đơn GTGT hoặc liên 2 của hóa đơn bán hàng).
+ Hóa đơn bán hàng khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, cần kèm theo giấy báo có (bản sao).
- Chứng từ kho:
+ Phiếu nhập kho hàng hóa cần kẹp với hóa đơn mua hàng hóa.
+ Phiếu xuất kho hàng hóa cần kẹp với hóa đơn bán hàng (liên 3 hoặc liên 2 đối với hóa đơn bán hàng).
- Chứng từ về thuế:
+ Tờ khai thuế GTGT, TNCN hàng tháng/quý và tờ khai lệ phí môn bài: Sau khi nộp, tải bản sao về và lưu trong hồ sơ báo cáo của quản lý thuế.
+ Giấy nộp tiền thuế môn bài, GTGT, TNCN: Tải bản mềm sau khi nộp và lưu cùng với tờ khai thuế quý tương ứng. Ví dụ, tờ khai lệ phí môn bài nên lưu cùng với giấy nộp tiền lệ phí môn bài, và tờ khai thuế GTGT với giấy nộp tiền thuế GTGT.
+ Giấy nộp tiền thuế TNDN tạm tính hàng quý (nếu có).
+ Số phụ ngân hàng đóng theo tháng hoặc năm, kèm theo UNC và các giấy tờ nộp tiền khác.
- Sắp xếp chứng từ kế toán tiền lương:
+ Hồ sơ của người lao động:
- Hợp đồng lao động, bao gồm hợp đồng thử việc, hợp đồng giao khoán, thời vụ, và hợp đồng thuê dịch vụ ngoài.
- Các quyết định như quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương, quy chế lương thưởng, v.v.
- Bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương.
- Đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, kèm hồ sơ chứng minh.
- Bảng cam kết 02/CK-TNCN áp dụng cho hợp đồng lao động dưới 3 tháng và không khấu trừ 10% thuế TNCN.
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN và bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động.
+ Hồ sơ và chứng từ với các cơ quan khác như cơ quan BHXH, Liên đoàn lao động, bao gồm báo cáo tình hình sử dụng lao động, số quản lý lao động, hồ sơ tham gia BHXH, và chứng từ nộp tiền BHXH.
>>> Xem thêm: Mẫu bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại tại đây.
3. Những lưu ý khi sắp xếp chứng từ kế toán
Những lưu ý khi sắp xếp chứng từ kế toán
3.1. Đối với hồ sơ bản cứng
Kế toán cần thiết lập quy định về trình tự sắp xếp hồ sơ trong một bộ chứng từ để thuận tiện cho việc kiểm tra và theo dõi. Việc sắp xếp hồ sơ theo trình tự rõ ràng sẽ giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình kiểm tra, lưu trữ và giúp công việc thống kê trở nên khoa học hơn.
Mỗi tập chứng từ ngoài trang bìa cần có bảng kê ở trang lót thứ 2 để dễ dàng xác định nội dung của bộ chứng từ.
Sử dụng chỉ thị màu hoặc mã phân loại để đóng chứng từ. Điều này giúp nhận diện loại chứng từ cần tìm chỉ bằng mắt thường.
Đối với các chứng từ đặc biệt, có thể sử dụng thẻ theo dõi gần giống như thẻ kho để quản lý và theo dõi.
3.2. Đối với hồ sơ bản mềm
Đặt tên file và mã hóa các loại hồ sơ chứng từ để lưu trữ một cách khoa học. Đảm bảo rằng tên file phản ánh chính xác nội dung và ngày tháng của hồ sơ.
Đối với hồ sơ tạo thành sơ đồ cây nhiều tầng, nên thêm số thứ tự ở đầu tên file để các file được sắp xếp theo trình tự nhất định.
Ví dụ:
- Hợp đồng kinh tế_final_01072021
- Biên bản nghiệm thu sản phẩm hoàn thành_05072021
- Đề nghị thanh toán_05072021
- Thanh lý hợp đồng_050721
Doanh nghiệp cần có kho lưu trữ chứng từ kế toán được tổ chức khoa học. Các giá kệ lưu trữ cần đảm bảo chống mối mọt và phải thường xuyên kiểm tra, phòng chống cháy nổ để bảo vệ tài liệu quan trọng.
>>> Có thể bạn quan tâm: Quy định về dịch chứng từ kế toán.
4. Một số câu hỏi liên quan
Làm thế nào để xử lý chứng từ kế toán bị hỏng hoặc không còn sử dụng được?
Cần có quy trình cụ thể để xử lý chứng từ bị hỏng hoặc không còn sử dụng được, bao gồm việc loại bỏ, tái chế, hoặc lưu trữ các bản sao điện tử nếu cần.
Có nên áp dụng công nghệ số trong việc sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán không?
Việc áp dụng công nghệ số như phần mềm quản lý chứng từ hoặc hệ thống lưu trữ điện tử có thể giúp tổ chức chứng từ hiệu quả hơn, tiết kiệm không gian lưu trữ và dễ dàng truy cập thông tin.
Cần lưu ý gì khi chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử?
Khi chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử, cần đảm bảo rằng tất cả các chứng từ được số hóa chính xác và đầy đủ, đồng thời thiết lập các biện pháp bảo mật và sao lưu dữ liệu để bảo vệ thông tin.
Cần lưu trữ chứng từ kế toán trong bao lâu và theo quy định nào?
Cần xác định thời gian lưu trữ chứng từ kế toán dựa trên các quy định pháp lý và yêu cầu của công ty. Thông thường, chứng từ kế toán cần được lưu trữ ít nhất từ 5 đến 10 năm tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia.
Việc sắp xếp chứng từ kế toán một cách khoa học và đơn giản là yếu tố then chốt giúp quá trình quyết toán trở nên hiệu quả và chính xác hơn. Hy vọng thông qua bài viết “Cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học, đơn giản khi quyết toán” của Công ty Luật ACC đã giúp bạn giải đáp được thắc mắc. Công ty Luật ACC cam kết đồng hành cùng bạn trong việc xây dựng hệ thống lưu trữ chứng từ thông minh, góp phần vào sự thành công của công việc kế toán.
Nội dung bài viết:
Bình luận