Kế toán doanh nghiệp thường phải làm việc với rất nhiều chứng từ, sổ sách. Do đó luân chuyển chứng từ là công việc kế toán phải am hiểu và thành thạo. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt và cung cấp Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt!
1. Chứng từ kế toán là gì?
- Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
(khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015)
- Nội dung chứng từ kế toán:
+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
- Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
(Điều 16 Luật Kế toán 2015)
2. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán cần phải đáp ứng quy định sau:
- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung tại Mục 1 nêu trên.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa;
Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định.
Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật Kế toán 2015.
Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015.
Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
(Điều 18 Luật Kế toán 2015)
3. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán theo thông tư BTC
Theo quy định tại thông thư 133 và thông tư 200 của Bộ tài chính, trình tự luân chuyển chứng từ kế toán diễn ra như sau:
– Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
– Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
– Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
– Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
4. Các loại chứng từ liên quan đến “Tiền Mặt”
Các loại chứng từ kế toán Tiền mặt thể hiện qua:
Phiếu Thu/ Phiếu Chi/ Giấy đề nghị thanh toán/ Giấy đề nghị tạm ứng/…
5. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt
5.1. Trình tự luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
Chứng từ thu tiền mặt được luân chuyển theo thứ tự như sau:
(1) Khi có người nộp tiền, kế toán thanh toán viết phiếu thu thành 3 liên.
(2) Trình kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu (3 liên).
(3) Chuyển trả lại 1 liên phiếu thu cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán lưu liên 1.
(4) Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ.
(5) Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (liên 2 và liên 3).
(6) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên). Người nộp tiền giữ lại liên 3, chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ. Thủ quỹ ghi sổ quỹ.
(7) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán tiền mặt.
(8) Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt.
(9) Chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả phiếu thu về cho kế toán tiền mặt.
(10) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu và kết thúc quy trình luân chuyển.
5.2. Trình tự luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
Để bắt đầu, bộ phận liên quan hoặc người nhận tiền chuẩn bị chứng từ liên quan đến việc chi tiền.
(1) Bộ phận liên quan nộp chứng từ cho bộ phận duyệt chi. Bộ phận này duyệt chi.
(2) Kế toán thanh toán căn cứ duyệt chi viết phiếu chi thành 3 liên.
(3) Kế toán trưởng, chủ tài khoản ký phiếu chi (3 liên).
(4) Kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi đã ký và lưu liên 1.
(5) Chuyển phiếu chi (liên 2, liên 3) cho thủ quỹ.
(6) Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền và ký phiếu chi (liên 2, liên 3).
(7) Người nhận tiền ký phiếu chi, giữ lại liên 3 rồi chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ. Thủ quỹ ghi sổ quỹ.
(8) Thủ quỹ chuyển liên 2 cho kế toán tiền mặt.
(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt rồi chuyển phiếu chi cho bộ phận liên quan ghi sổ kế toán, sau đó chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt.
(10) Lưu phiếu chi ở Bộ phận kế toán tiền mặt và kết thúc quá trình luân chuyển.
Nội dung bài viết:
Bình luận