Việc lập chứng từ kế toán đầy đủ và chính xác là một yêu cầu quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp thương mại. Chứng từ kế toán đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin kế toán, từ đó phục vụ tốt cho công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp. Bài viết sau đây sẽ giới thiệu tới bạn đọc về những thông tin chứng từ kế toán trong doanh nghiệp thương mại.
1. Mục tiêu chứng từ kế toán của doanh nghiệp thương mại
Chứng từ kế toán là những bằng chứng xác thực phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán của doanh nghiệp thương mại có mục tiêu sau:
Ghi nhận và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp: Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Nhờ có chứng từ kế toán, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi chép đầy đủ, chính xác, theo đúng trình tự thời gian và nội dung kinh tế.
Kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính: Chứng từ kế toán giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Thông qua chứng từ kế toán, doanh nghiệp có thể kiểm soát được tính hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính, từ đó ngăn ngừa gian lận, sai sót.
Là căn cứ để lập báo cáo tài chính: Chứng từ kế toán là căn cứ để lập báo cáo tài chính. Thông qua chứng từ kế toán, doanh nghiệp có thể thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết để lập báo cáo tài chính, từ đó phản ánh đúng đắn tình hình tài chính của doanh nghiệp.
2. Nội dung chứng từ kế toán của doanh nghiệp thương mại
Nội dung chứng từ kế toán của doanh nghiệp thương mại
2.1. Phân loại chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán của doanh nghiệp thương mại được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, trong đó tiêu chí phổ biến nhất là phân loại theo nội dung kinh tế. Theo tiêu chí này, chứng từ kế toán của doanh nghiệp thương mại được phân loại thành các nhóm sau:
Nhóm chứng từ mua hàng: Nhóm chứng từ mua hàng phản ánh các nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Các chứng từ thường gặp trong nhóm này bao gồm:
- Hợp đồng mua hàng: Là văn bản thỏa thuận giữa bên mua và bên bán về việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Phiếu đặt hàng: Là văn bản của bên mua gửi cho bên bán để yêu cầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Là chứng từ kế toán do bên bán lập, ghi nhận việc bán hàng hóa, dịch vụ cho bên mua.
- Phiếu nhập kho: Là chứng từ kế toán do bên mua lập, ghi nhận việc nhập hàng hóa, dịch vụ vào kho.
Nhóm chứng từ bán hàng: Nhóm chứng từ bán hàng phản ánh các nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Các chứng từ thường gặp trong nhóm này bao gồm:
- Hợp đồng bán hàng: Là văn bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua về việc bán hàng hóa, dịch vụ.
- Phiếu xuất kho: Là chứng từ kế toán do bên bán lập, ghi nhận việc xuất hàng hóa, dịch vụ khỏi kho.
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Là chứng từ kế toán do bên bán lập, ghi nhận việc bán hàng hóa, dịch vụ cho bên mua.
- Phiếu thu: Là chứng từ kế toán do bên bán lập, ghi nhận việc thu tiền bán hàng hóa, dịch vụ.
Nhóm chứng từ thanh toán: Nhóm chứng từ thanh toán phản ánh các nghiệp vụ thanh toán của doanh nghiệp. Các chứng từ thường gặp trong nhóm này bao gồm:
- Phiếu chi: Là chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập, ghi nhận việc chi tiền.
- Phiếu thu: Là chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập, ghi nhận việc thu tiền.
- Lệnh chi tiền: Là chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập, ghi nhận việc yêu cầu chi tiền.
- Lệnh thu tiền: Là chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập, ghi nhận việc yêu cầu thu tiền.
Ngoài ra, doanh nghiệp thương mại còn sử dụng các chứng từ kế toán khác như:
- Bảng chấm công: Là chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập, ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên.
- Bảng lương: Là chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập, ghi nhận số tiền lương phải trả cho nhân viên.
- Bảng kê khai thuế giá trị gia tăng: Là chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập, ghi nhận các hóa đơn giá trị gia tăng phát sinh trong kỳ.
Ví dụ: Khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ bên ngoài, doanh nghiệp sẽ lập các chứng từ sau:
Hợp đồng mua hàng
Phiếu đặt hàng
Hóa đơn giá trị gia tăng
Phiếu nhập kho
Khi doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp sẽ lập các chứng từ sau:
Hợp đồng bán hàng
Phiếu xuất kho
Hóa đơn giá trị gia tăng
Phiếu thu
Khi doanh nghiệp chi tiền cho các hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp sẽ lập các chứng từ sau:
Phiếu chi
Lệnh chi tiền
Khi doanh nghiệp thu tiền từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ lập các chứng từ sau:
Phiếu thu
Lệnh thu tiền
Khi doanh nghiệp tính lương cho nhân viên, doanh nghiệp sẽ lập các chứng từ sau:
Bảng chấm công
Bảng lương
Việc phân loại chứng từ kế toán theo nội dung kinh tế giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và sử dụng chứng từ kế toán.
2.2. Cấu trúc chứng từ kế toán
Cấu trúc chứng từ kế toán là tổng thể các yếu tố cấu thành nên một chứng từ kế toán. Cấu trúc chứng từ kế toán bao gồm các yếu tố sau:
- Tên chứng từ: Tên chứng từ là yếu tố bắt buộc phải ghi trên chứng từ kế toán. Tên chứng từ phải phản ánh đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính mà chứng từ phản ánh.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ: Ngày, tháng, năm lập chứng từ là yếu tố bắt buộc phải ghi trên chứng từ kế toán. Ngày, tháng, năm lập chứng từ là căn cứ để xác định thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính: Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính là yếu tố bắt buộc phải ghi trên chứng từ kế toán. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác, trung thực.
- Số tiền: Số tiền là yếu tố bắt buộc phải ghi trên chứng từ kế toán. Số tiền phải được ghi chính xác, trung thực, theo đúng đơn vị tiền tệ của Việt Nam.
- Chữ ký của người lập chứng từ và người chịu trách nhiệm về nội dung chứng từ: Chữ ký của người lập chứng từ và người chịu trách nhiệm về nội dung chứng từ là yếu tố bắt buộc phải ghi trên chứng từ kế toán. Chữ ký của người lập chứng từ và người chịu trách nhiệm về nội dung chứng từ là căn cứ để xác minh tính chính xác, trung thực của chứng từ.
Ngoài các yếu tố bắt buộc trên, chứng từ kế toán có thể ghi thêm các yếu tố khác như:
- Lý do phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính
- Hình thức thanh toán
- Địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính
- Số thuế giá trị gia tăng
- Số tiền thuế giá trị gia tăng
- Số tiền thuế GTGT được khấu trừ
2.3. Nguyên tắc lập chứng từ kế toán
Nguyên tắc lập chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán là những bằng chứng xác thực phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nguyên tắc lập chứng từ kế toán là những quy định bắt buộc phải tuân thủ khi lập chứng từ kế toán. Nguyên tắc lập chứng từ kế toán bao gồm các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc trung thực, khách quan: Nội dung của chứng từ kế toán phải phản ánh trung thực, khách quan về nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh.
Ví dụ: Khi lập phiếu nhập kho, kế toán phải ghi đầy đủ, chính xác các thông tin về hàng hóa, dịch vụ nhập kho, như tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền,...
Nguyên tắc kịp thời: Chứng từ kế toán phải được lập ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Ví dụ: Khi mua hàng hóa, dịch vụ, kế toán phải lập phiếu nhập kho ngay sau khi hàng hóa, dịch vụ được nhập kho.
Nguyên tắc nguyên vẹn: Nội dung của chứng từ kế toán không được tẩy xóa, sửa chữa.
Ví dụ: Nếu có sai sót trong chứng từ kế toán, kế toán phải lập chứng từ điều chỉnh để sửa chữa sai sót.
Nguyên tắc có liên hệ chặt chẽ: Các chứng từ kế toán có liên quan đến cùng một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phải có sự liên hệ chặt chẽ với nhau.
Ví dụ: Khi bán hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho và chứng từ thu tiền.
Nguyên tắc bảo quản: Chứng từ kế toán phải được bảo quản cẩn thận, đầy đủ.
Ví dụ: Chứng từ kế toán phải được lưu trữ trong kho chứng từ của doanh nghiệp, được sắp xếp theo thứ tự thời gian, nội dung.
Kết luận
Chứng từ kế toán là một trong những công cụ quan trọng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp thương mại. Việc lập chứng từ kế toán đầy đủ, chính xác, kịp thời và có giá trị pháp lý giúp doanh nghiệp đảm bảo được tính pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, từ đó cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời cho việc quản lý, điều hành và đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.
3. Một số câu hỏi thường gặp
3.1. Chứng từ kế toán của doanh nghiệp thương mại bao gồm những loại nào?
Chứng từ mua hàng
Chứng từ bán hàng
Chứng từ thanh toán
Các chứng từ khác
3.2. Nội dung của chứng từ kế toán của doanh nghiệp thương mại phải bao gồm những gì?
- Tên chứng từ
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính
- Số tiền
- Chữ ký của người lập chứng từ và người chịu trách nhiệm về nội dung chứng từ
3.3. Những nguyên tắc nào cần tuân thủ khi lập chứng từ kế toán của doanh nghiệp thương mại?
- Nguyên tắc trung thực, khách quan
- Nguyên tắc kịp thời
- Nguyên tắc nguyên vẹn
- Nguyên tắc có liên hệ chặt chẽ
- Nguyên tắc bảo quản
3.4. Chứng từ kế toán của doanh nghiệp thương mại phải được lưu trữ trong bao lâu?
Theo quy định của pháp luật, chứng từ kế toán của doanh nghiệp thương mại phải được lưu trữ trong thời hạn tối thiểu 10 năm kể từ ngày lập chứng từ.
3.5. Chứng từ kế toán của doanh nghiệp thương mại bị thất lạc hoặc hư hỏng thì phải làm thế nào?
Trường hợp chứng từ kế toán của doanh nghiệp thương mại bị thất lạc hoặc hư hỏng, doanh nghiệp phải lập biên bản xác nhận và tiến hành lập lại chứng từ.
Ngoài những câu hỏi thường gặp trên, doanh nghiệp thương mại cũng có thể gặp một số câu hỏi khác về chứng từ kế toán. Để giải đáp những thắc mắc này, doanh nghiệp có thể tham khảo các quy định của pháp luật về kế toán hoặc liên hệ với các công ty cung cấp dịch vụ kế toán để được tư vấn.
Nội dung bài viết:
Bình luận