Việc tự chuyển đổi hóa đơn điện tử là nhu cầu phổ biến đối với người mua trong bối cảnh số hóa các giao dịch thương mại. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình và quy định pháp lý liên quan đến việc chuyển đổi hóa đơn từ điện tử sang bản giấy một cách hợp lệ. Để giúp người mua hiểu rõ và thực hiện đúng, Công ty Luật ACC xin cung cấp thông tin chi tiết nhằm hướng dẫn người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử đúng theo quy định.
Hướng dẫn người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử đúng theo quy định
1. Người mua có thể tự chuyển đổi hóa đơn điện tử hay không?
Tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, dịch vụ cung ứng có quy định rõ, người mua được tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Việc chuyển đổi này được pháp luật cho phép để phục vụ nhu cầu lưu trữ, kế toán hoặc các mục đích sử dụng khác của người mua. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ đã chuyển đổi, người mua cần tuân thủ một số quy định nhất định.
2. Trường hợp và điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử
Những trường hợp người mua được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là: khi có nhu cầu sử dụng hóa đơn giấy cho các mục đích như lưu trữ, báo cáo, hoặc yêu cầu của đối tác hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra) yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy để kiểm tra, giám sát.
Căn cứ Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử cần phải tuân thủ một số điều kiện để đảm bảo tính hợp pháp:
- Hóa đơn điện tử được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ phải được lập đúng quy định của pháp luật, có đầy đủ thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ và giá trị.
- Khi chuyển đổi, phải đảm bảo rằng tất cả thông tin trên hóa đơn giấy phải hoàn toàn giống với thông tin trên hóa đơn điện tử ban đầu. Không được sửa đổi hoặc bổ sung bất kỳ thông tin nào.
- Khi đã thực hiện chuyển đổi xong, người mua cần ký, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm chuyển đổi. Chú ý lưu trữ cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy một cách cẩn thận để đối chiếu khi cần thiết.
>>> Xem thêm về Hướng dẫn Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé!
3. Cách người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử đơn giản
Bước 1: Tra cứu hóa đơn trên website
Người mua tiến hành truy cập vào website của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Tại giao diện chính, hãy tìm và chọn chức năng “Tra cứu". Tiếp theo, người mua cần nhập số hóa đơn, mã tra cứu và chọn nút “Tra cứu”
Bước 2: Tải file hóa đơn điện tử về máy tính
Sau khi hệ thống hiển thị hóa đơn cần chuyển đổi, người mua cần kiểm tra, xác nhận đúng hóa đơn đủ điều kiện và bắt đầu chọn định dạng file PDF để tiến hành tải về. Nhấp vào nút "Tải về" hoặc "Download" để lưu file thiết bị. Người mua nên tạo một thư mục riêng để lưu trữ các file hóa đơn đã tải về.
Bước 3: Thực hiện in chuyển đổi ra hóa đơn bản giấy
Sau khi đã tải hóa đơn điện tử ở định dạng PDF về thiết bị, người mua chỉ cần mở file đã tải và nhấn lệnh in (thiết bị phải kết nối với máy in) là đã có được ngay bản hóa đơn chuyển đổi mình cần.
>>> Xem thêm về Tra cứu hóa đơn hủy trên cổng thông tin của Tổng cục thuế qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé!
4. Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về Hướng dẫn người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử đúng theo quy định, kèm câu trả lời chi tiết
Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử, có cần phải đóng dấu của công ty không?
Trả lời: Theo quy định hiện hành, việc đóng dấu trên hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không bắt buộc. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy định nội bộ của mỗi công ty, bạn có thể lựa chọn đóng dấu để tăng tính bảo mật và xác thực cho hóa đơn.
Nếu hóa đơn điện tử bị lỗi hoặc mất, làm thế nào để chuyển đổi?
Trả lời: Trong trường hợp hóa đơn điện tử bị lỗi hoặc mất, bạn nên liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ để yêu cầu cấp lại hóa đơn. Sau khi nhận được hóa đơn mới, bạn có thể thực hiện quy trình chuyển đổi như bình thường.
Có nên lưu trữ cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy?
Trả lời: Việc lưu trữ cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy là một biện pháp phòng ngừa hữu hiệu. Lưu trữ hóa đơn điện tử giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và quản lý, trong khi hóa đơn giấy có thể dùng làm bằng chứng trong một số trường hợp đặc biệt.
Có cách nào để tự động hóa quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy không?
Trả lời: Hoàn toàn có thể tự động hóa quá trình này. Nhiều phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản lý hóa đơn hiện nay tích hợp chức năng chuyển đổi hóa đơn điện tử sang định dạng PDF và in ấn tự động. Bạn có thể tìm hiểu và sử dụng các phần mềm này để tiết kiệm thời gian và công sức. Ngoài ra, một số dịch vụ đám mây cũng cung cấp tính năng tự động hóa tương tự.
>>> Xem thêm về Quy định về số dòng và số trang trên hóa đơn điện tử qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé!
Tự chuyển đổi hóa đơn điện tử theo đúng quy định là bước quan trọng giúp người mua đảm bảo tính pháp lý của các chứng từ và thuận tiện trong việc lưu trữ, sử dụng. Công ty Luật ACC hy vọng thông qua bài viết này, người mua sẽ hiểu rõ quy trình và áp dụng đúng cách, từ đó yên tâm trong việc quản lý hóa đơn cũng như thực hiện nghĩa vụ pháp lý của mình.
Nội dung bài viết:
Bình luận