Hướng dẫn Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Thông tư 78 là thông tư hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn, chứng từ mới nhất được áp dụng vào cuối tháng 11/2021. Bài viết sau đây, ACC sẽ hướng dẫn cách Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. 

Cơ sở pháp lý:

Thông tư số 78/2021 quy định về hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

Cách 1: Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 trên trang web hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

(Áp dụng với doanh nghiệp chưa đăng ký và sử dụng hóa đơn theo Thông tư 78 và Nghị định 123)

Với hóa đơn điện tử theo quy định Thông tư 32 khi tra cứu tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn chúng ta có thể tra cứu tại trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html. Tuy nhiên khi chuyển sang hóa đơn theo quy định Thông tư 78 và Nghị định 123 thì chúng ta không thể tra cứu tại trang này nữa mà chuyển sang một trang mới. Đây cũng là một trang web tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế. Tại trang này các bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử theo TT78, NĐ123, Tra cứu DN đăng ký sử dụng HĐĐT…

Bước 1: Truy cập vào link: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Nhập mã số thuế của bên bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha… rồi ấn “tìm kiếm”.

Lưu ý:

• Điền đầy đủ thông tin đối với các trường thông tin bắt buộc *
• Tại trường “Loại hóa đơn” bạn chọn loại hóa đơn tương ứng, ví dụ Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng… Ví dụ: 1C21TML – 1 ở đây là ký hiệu loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Tại trường “Ký hiệu hóa đơn” bạn bỏ ký tự ở đầu số dãy ký hiệu và chỉ lấy và điền vào các chữ số từ C đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã. Ví dụ: ký hiệu hóa đơn là 1C22TYY thì chỉ điền C22TYY.
• Tại trường “Số hóa đơn” bạn có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số. Ví dụ 1 hoặc 00000001.
• Tại trường “Tổng tiền thành toán” bạn nhập vào tổng tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số.
• Tại trường “Mã captcha” bạn nhập lại chính xác vào chuỗi mã captcha hiển thị ở bên trái màn hình.

Bước 3: Hệ thống trả kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.

Nếu nhận được kết quả thì hóa đơn cần tìm kiếm đã hợp lệ, trạng thái xử lý hóa đơn hiển thị: "Đã cấp mã hóa đơn".

Nếu kết quả nhận được là "Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm", tức là hóa đơn tra cứu không tồn tại. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập ở trên đã chính xác hay chưa và tìm kiếm lại. Nếu các thông tin trên đã nhập chính xác, anh/chị liên hệ bên bán để kiểm tra.

Cách 2: Tra cứu hoá đơn tại trên trang web phần mềm EFY-iHOADON

(Áp dụng với bên xuất hoá đơn sử dụng hoá đơn điện tử EFY-iHOADON)

Doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử EFY-iHOADON.

Bước 1: Truy cập địa chỉ http://tracuu.ihoadon.vn/

Bước 2: Tích chọn tra cứu “Theo số hóa đơn và mã tra cứu” khi người dùng muốn tra cứu theo số hóa đơn và mã tra cứu.

Nhập đầy đủ số hóa đơn và mã tra cứu (mã tra cứu được in phía cuối của tờ hóa đơn).

=> Chọn “Tra cứu”.

Trường hợp bạn muốn tra cứu hóa đơn theo file sẵn bạn tích chọn “Từ file” > “Chọn file” và tải file hoá đơn XML gốc > Tra cứu.

Bước 3: Hệ thống trả kết quả thông tin hóa đơn.

Lúc này trang web tra cứu hóa đơn điện tử EFY-iHOADON cũng trả về 2 kết quả:

Nếu kết quả trả về là tồn tại thông tin hóa đơn, tức là hóa đơn đã hợp lệ hệ thống sẽ hiển thị các thông tin của hóa đơn:  Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Mẫu số, Ký hiệu, Trạng thái hóa đơn, thông tin chứng thư, file hóa đơn ở các định dạng xml, pdf hoặc cer. Đơn vị có thể tải hoá đơn về hoặc chuyển đổi hóa đơn để lưu trữ.

Và nếu kết quả trả về là không tồn tại thông tin hóa đơn, hệ thống sẽ báo lỗi. Lúc này, doanh nghiệp kiểm tra lại thông tin đã nhập và liên hệ cho bên bán nếu kết quả tìm kiếm không thay đổi.

Cách 3: Đăng nhập vào Cổng thông tin hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn

(Áp dụng với bên bán đã sử dụng hoá đơn theo Thông tư 78 và Nghị định 123)

Bước 1: Đăng nhập theo thông tin tài khoản đã được Cơ quan thuế cấp.

Bước 2: Chọn “Tra cứu” > “Tra cứu hóa đơn”.

Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/ mua vào”.

Tại đây, hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ hóa đơn đã áp dụng theo Thông tư 78 và Nghị định 123.

Để xem thông tin hóa đơn các bạn chọn “Tìm kiếm” > Tại vùng hiển thị kết quả, Click vào hóa đơn muốn xem để thực hiện các chức năng Xem/ In/ Xuất Excel/ Xuất XML.

Trên đây là nội dung liên quan đến Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 do Công ty Luật ACC cung cấp kiến thức đến khách hàng. Chúng tôi hi vọng bạn có thể hiểu hơn về vấn đề thực hiện chuyển đổi Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 này để tránh khỏi các vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của bạn. Nếu Quý khách hàng có thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với ACC qua các thông tin sau để được đội ngũ chuyên viên của chúng tôi giải đáp, tư vấn nhiệt tình.