Mẫu Quyết định sử dụng con dấu và lưu ý khi dùng con dấu

Con dấu là đại diện pháp lý của tổ chức đó, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận. Chính vì lẽ đó mà con dấu pháp nhân phải được quản lý hết sức cẩn thận để tránh những rủi ro do bị thất lạc, giả mạo,… Sau đây, Công ty Luật ACC xin gửi đến bạn Mẫu Quyết định sử dụng con dấu và lưu ý khi dùng con dấu theo quy định hiện hành. 

Mẫu Quyết định sử dụng con dấu và lưu ý khi dùng con dấu

1. Ai là người ban hành Quyết định sử dụng con dấu?

Tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có quy định:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

- Văn thư cơ quan có trách nhiệm

+ Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

+ Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.

+ Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

+ Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

2. Mẫu Quyết định sử dụng con dấu

QUYẾT ĐỊNH

 (V/v: Sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp)

- Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14;

- Căn cứ Điều lệ Công ty.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành mẫu con dấu của doanh nghiệp như sau:

Tên doanh nghiệp: ……………………………………………….

Mã số doanh nghiệp: ……………………………………………

Địa chỉ: …………………………………………………………………

Mẫu con dấu …………………………………………………………

Số lượng con dấu: …………………………….

Thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu: …..ngày ....... tháng ........ năm 20.......

Thời hạn sử dụng của con dấu: ………………………………

Con dấu được sử dụng để đóng dấu vào các loại văn bản, giấy tờ của công ty theo quy định của pháp luật.

Điều 2: Giao cho ông/ bà …………………….  công ty chịu trách nhiệm về việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.

Điều 3: Giám đốc công ty và các thành viên công ty có trách nhiệm thực hiện quyết định này.

Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký./.

3. Doanh nghiệp có phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng không?

Căn cứ quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

Do đó, doanh nghiệp có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu.

4. Những điều cần lưu ý khi sử dụng con dấu doanh nghiệp

- Như đã đề cập ở trên thì con dấu chữ ký khắc sẵn chỉ nên được sử dụng trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp.

- Mặc dù con dấu chữ ký chỉ nên sử dụng trong các văn bản nội bộ, nhưng khi giao con dấu chữ ký cho người khác sử dụng cũng cần phải có văn bản ủy quyền quy định rõ ràng phạm vi được đóng dấu chữ ký.

- Không được dùng dấu chữ ký khắc sẵn đóng vào chứng từ kế toán.

5. Dấu dưới hình thức chữ ký số là dấu của doanh nghiệp?

Căn cứ Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định dấu của doanh nghiệp bao gồm:

- Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;

- Hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Như vậy, căn cứ quy định nêu thì dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử là dấu của doanh nghiệp.

Trong đó, theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:

(1) Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

(2) Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;

- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;

- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;

- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng theo quy định.

(3) Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu Quyết định sử dụng con dấu và lưu ý khi dùng con dấu. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.