Cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ đơn giản chi tiết nhất

Trong kỷ nguyên số hiện đại, chữ ký số đã trở thành công cụ quan trọng giúp xác thực và bảo vệ tính hợp pháp của các giao dịch điện tử. Tuy nhiên, việc đảm bảo rằng chữ ký số là hợp lệ không phải lúc nào cũng đơn giản. Bài viết “Cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ đơn giản chi tiết nhất” của Công ty Luật ACC sẽ hướng dẫn bạn những bước cơ bản và chi tiết nhất để xác thực chữ ký số, giúp bạn tự tin hơn trong việc bảo vệ quyền lợi và thực hiện các giao dịch điện tử một cách chính xác và an toàn.

Cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ đơn giản chi tiết nhất

1. Những thông tin cần kiểm tra đảm bảo chữ ký số hợp lệ

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT, để đảm bảo chữ ký số hợp lệ, các yếu tố cần được kiểm tra bao gồm:

Chứng thư số của người thực hiện ký số:

• Phải còn hiệu lực tại thời điểm ký số, tức là chứng thư số không bị hết hạn hoặc thu hồi.
• Phải thuộc phạm vi sử dụng của chứng thư số và trách nhiệm pháp lý của người thực hiện ký số. Điều này có nghĩa là chứng thư số phải được sử dụng đúng với mục đích đã đăng ký và phù hợp với chức năng của người ký.
• Chứng thư số phải còn hoạt động tại thời điểm ký số, không bị tạm ngưng hoặc thu hồi.

Chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật: Chữ ký số phải được tạo ra bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai được ghi trên chứng thư số của người ký.

Văn bản điện tử đảm bảo tính toàn vẹn: Nội dung văn bản điện tử phải được đảm bảo nguyên vẹn, không bị chỉnh sửa, thêm bớt sau khi đã được ký số.

>>> Xem thêm về Quy định về số dòng và số trang trên hóa đơn điện tử qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé!

2. Cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ đơn giản chi tiết nhất

Dưới đây là ba cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ cùng với ưu nhược điểm của từng phương pháp để bạn có thể lựa chọn cách kiểm tra phù hợp nhất:

Việc lựa chọn phương pháp kiểm tra chữ ký số phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và điều kiện cụ thể của bạn. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, vì vậy hãy cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và thuận tiện trong công việc của bạn.

Cách 1: Kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên website Trung tâm chứng thực điện tử quốc gia

Nền tảng website Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia hỗ trợ giám sát mọi hoạt động của các đơn vị tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số hiện hành. Hơn nữa Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) trực thuộc của bộ TT&TT cho phép người dùng xác minh và kiểm tra chữ ký số trên các văn bản điện tử giao dịch. 

Việc kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên văn bản giao dịch cũng được hỗ trợ xác thực trên hệ thống trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia, người dùng tham khảo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Truy cập trang chính thức của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia tại link https://neac.gov.vn/vi 

Bước 2: Trên thanh menu chọn danh mục Dịch vụ trực tuyến => chọn dòng Kiểm tra văn bản ký số. 

Bước 3: Tại giao diện hiển thị, chọn mục Kiểm tra chữ ký số. 

Tại cửa sổ màu xanh, bấm chọn “Click vào box này” hoặc ô “Chọn file tải lên” để tải văn bản có chữ ký số cần kiểm tra lên hệ thống. 

Bước 4: Sau khi file đã tải lên thành công, nhấn chọn nút “Kiểm tra chữ ký số” ở góc dưới cùng.

Bước 5: Xem kết quả kiểm tra

File có chữ ký số hợp lệ sẽ hiển thị đầy đủ thông tin của chữ ký số và chứng thư số đi kèm với các thông báo như sau:

• Tên chữ ký: Tên chữ ký + Ký bởi đơn vị nào.
• Trạng thái chữ ký: Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra.
• Tính toàn vẹn của dữ liệu: Không bị thay đổi.
• Trạng thái chứng thư số trên chữ ký: Chứng thư số của người ký hợp lệ tại thời điểm ký số.

Trường hợp chữ ký số không hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị lỗi chi tiết tại mục “Chi tiết nếu chữ ký không hợp lệ”.

Cách 2: Sử dụng phần mềm ký số của Bộ Thông tin và Truyền thông

Phần mềm ký số NEACSigner do Bộ Thông tin và Truyền thông phát triển, hỗ trợ người dùng thực hiện nhiều nghiệp vụ liên quan tới chữ ký số như: tạo mẫu chữ ký, ký số một hoặc nhiều tài liệu cùng lúc, chuyển đổi tài liệu office sang pdf,… Đặc biệt, NEACSigner còn có tính năng kiểm tra chữ ký số hợp lệ cho mọi văn bản điện tử.

Bước 1: Truy cập website https://neac.gov.vn/vi 

Bước 2: Trên thanh menu chọn danh mục Dịch vụ trực tuyến > chọn Kiểm tra văn bản ký số. Tại giao diện hệ thống, chọn dòng “Tải phần mềm ký số NEACSigner”. Sau khi quá trình tải về máy hoàn tất, mở tệp đã tải và chọn dòng “Tiến hành cài đặt phần mềm”. 

Bước 3: Mở phần mềm đã cài đặt. Trên giao diện chính, chọn danh mục Hệ thống > chọn dòng Mở tệp.

Bước 4: Tại tệp đã mở, trên góc phải màn hình, nhấn chọn nút Kiểm tra chữ ký. 

Lúc này, bạn có thể xem được tình trạng chữ ký số có hợp lệ hay không, kèm theo thông tin chứng thư số của người ký. 

Bước 5: Xem kết quả kiểm tra. 

Nếu chữ ký số hợp lệ, phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ thông tin, trạng thái chữ ký số hợp lệ tại thời điểm kiểm tra tương tự như đã nêu ở Cách 1. 

Cách 3: Tra cứu bằng website của bên thứ ba cung cấp dịch vụ điện tử

Ngoài cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên các trang thông tin hệ thống điện tử trực tuyến, người dùng có thể kiểm tra thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ phát hành các giao dịch điện tử như hoá đơn điện tử, hợp đồng điện tử…vì trong tệp văn bản ký số áp dụng mẫu văn bản được soạn thảo sẵn bởi bên thứ 3 cung cấp. 

Việc kiểm tra chữ ký số hợp lệ thông qua các giao dịch hoá đơn điện tử, người dùng có thể làm theo cách dưới đây:

Bước 1: Truy cập Web tra cứu hoá đơn hoặc hợp đồng của nhà cung cấp mẫu soạn thảo văn bản đó

Bước 2: Xem kết quả qua 2 trường hợp hệ thống sẽ thông báo:

• Chữ ký số hợp lệ
• Chữ ký số không hợp lệ

>>> Xem thêm về Hướng dẫn tra cứu, tải và in hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé!

3. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử được xác định như thế nào?

Theo quy định tại Khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử được xác định như sau:

• Thời điểm ký số là thời điểm người bán hoặc người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, và thời điểm này sẽ được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
• Trường hợp hóa đơn điện tử có thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn: Khi thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn, thời điểm khai thuế sẽ được xác định là thời điểm lập hóa đơn, chứ không phải thời điểm ký số.

Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong việc kê khai và nộp thuế, ngay cả khi thời gian ký số và thời gian lập hóa đơn không trùng khớp.

>>> Xem thêm về Hóa đơn điện tử là gì? Một số quy định về hóa đơn điện tử qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé!

4. Câu hỏi thường gặp

Kiểm tra chữ ký số trực tuyến có an toàn không?

Việc kiểm tra chữ ký số trực tuyến trên các cổng thông tin uy tín là hoàn toàn an toàn. Tuy nhiên, bạn nên lựa chọn các trang web chính thức của các cơ quan có thẩm quyền hoặc các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ số uy tín để đảm bảo thông tin được bảo mật.

Nếu chữ ký số không hợp lệ thì phải làm sao?

Nếu chữ ký số không hợp lệ, có thể do nhiều nguyên nhân như chứng thư số hết hạn, khóa công khai không khớp, hoặc văn bản bị chỉnh sửa. Trong trường hợp này, bạn nên liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ số để được hỗ trợ.

Việc kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số là một bước quan trọng trong việc đảm bảo sự an toàn và chính xác cho các giao dịch điện tử. Với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, hy vọng bạn đã có thêm kiến thức và công cụ cần thiết để thực hiện kiểm tra một cách hiệu quả. Công ty Luật ACC luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong việc áp dụng các giải pháp pháp lý và kỹ thuật liên quan đến chữ ký số, giúp bạn tránh được các rủi ro và sai sót không đáng có.