Trong thời đại số hóa hiện nay, hóa đơn điện tử đã trở thành xu hướng tất yếu trong các giao dịch kinh doanh, giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu thủ tục giấy tờ và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, một vấn đề pháp lý thường xuyên được đặt ra là hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ hay không? Để làm rõ vấn đề này, Công ty Luật ACC sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy định pháp luật hiện hành cũng như những trường hợp ngoại lệ liên quan đến chữ ký số trên hóa đơn điện tử, nhằm giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn và áp dụng đúng quy định.
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ hay không?
1. Chữ ký số là gì quy định chữ ký số trong giao dịch điện tử?
Chữ ký số là gì quy định chữ ký số trong giao dịch điện tử?
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử đặc biệt, được tạo ra bằng cách sử dụng các thuật toán mã hóa phức tạp. Nó gắn liền với một thông điệp dữ liệu nhất định và chỉ có thể được tạo ra bởi người sở hữu khóa bí mật tương ứng. Chữ ký số có vai trò xác thực danh tính của người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Để hiểu rõ hơn, hãy hình dung chữ ký số như một con dấu điện tử. Khi bạn đóng dấu lên một văn bản, bạn đang khẳng định tính xác thực của văn bản đó và chịu trách nhiệm về nội dung của nó. Tương tự, khi bạn ký số vào một tài liệu điện tử, bạn cũng đang thực hiện một hành động tương tự, nhưng bằng công nghệ số.
Việt Nam đã có những quy định pháp luật rõ ràng về chữ ký số, nhằm đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho các giao dịch điện tử. Các quy định này thường quy định về:
- Các loại chữ ký số: Chữ ký số cá nhân, chữ ký số tổ chức.
- Điều kiện để chữ ký số có giá trị pháp lý: Phải được tạo ra bằng các phần mềm, thiết bị được cấp phép; phải được lưu trữ và quản lý an toàn;...
- Trách nhiệm của các bên liên quan: Người ký, nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số,...
- Các lĩnh vực áp dụng chữ ký số: Thương mại điện tử, hải quan, thuế, ngân hàng,...
Đặc biệt, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số tại Việt Nam. Nghị định này đã tạo ra một khung pháp lý rõ ràng, bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch điện tử và thúc đẩy phát triển thương mại điện tử tại Việt Nam.
Hóa đơn đơn điện tử là chứng từ quan trọng để hạch toán kế toán và là căn cứ pháp lý giải quyết các tranh chấp trong nhiều trường hợp. Hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật có thể không có chữ ký số của người bán và người mua.
>>> Xem thêm về Ưu nhược điểm của chữ ký điện tử/ chữ ký số qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé!
2. Hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ hay không?
Theo quy định tại Khoản 7, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử thông thường phải có chữ ký số của người bán, và có thể có hoặc không có chữ ký của người mua. Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể được quy định tại Khoản 14, Điều 10 của Nghị định này, hóa đơn điện tử không cần phải có chữ ký số vẫn được coi là hợp lệ. Cụ thể là các trường hợp được tổng hợp trong bảng sau:
|
STT |
Trường hợp không cần chữ ký số trên HĐĐT |
Điều kiện |
|
1 |
Trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua |
Người mua, người bán không có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật liên quan đến hàng hóa, dịch vụ |
|
2 |
Đối với HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua. |
|
|
3 |
Đối với HĐĐT bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại. |
Người mua là cá nhân không kinh doanh |
|
4 |
Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu. |
Khách hàng là cá nhân không kinh doanh |
|
5 |
Đối với HĐĐT là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán. |
Trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã |
|
6 |
Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế được xác định là hóa đơn điện tử. |
Người mua là cá nhân không kinh doanh |
|
7 |
Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán. |
Thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng |
|
8 |
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. |
|
|
9 |
Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua. |
Được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế |
|
10 |
Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý. |
Hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp. |
|
11 |
Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh. |
Các hoạt động theo quy định của Chính Phủ. |
>>> Xem thêm về Hướng dẫn sử dụng chữ ký số VGCA qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé!
3. Câu hỏi thường gặp
Khi nào hóa đơn điện tử không cần chữ ký số của cả người mua và người bán?
Hóa đơn điện tử không cần chữ ký số của cả người mua và người bán trong các trường hợp như: hóa đơn của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, hoặc hóa đơn đối với hoạt động xây dựng lắp đặt mà thu tiền theo tiến độ hợp đồng. Trong những tình huống này, không yêu cầu chữ ký số từ cả hai bên.
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số có thể sử dụng để khai thuế không?
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số có thể sử dụng để khai thuế nếu thuộc các trường hợp được quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp lệ và tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên xem xét kỹ các quy định và trường hợp cụ thể trước khi quyết định sử dụng hóa đơn không có chữ ký số cho mục đích khai thuế.
Nếu một doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử không có chữ ký số thì có bị xử phạt không?
Doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu xuất hóa đơn điện tử không có chữ ký số mà không thuộc các trường hợp ngoại lệ theo quy định. Nếu hóa đơn không đáp ứng các yêu cầu và không có lý do hợp lệ, doanh nghiệp có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý, bao gồm cả xử phạt hành chính tùy thuộc vào mức độ vi phạm.
Có cần điều chỉnh quy trình xuất hóa đơn điện tử nếu không có chữ ký số không?
Có, doanh nghiệp cần điều chỉnh quy trình xuất hóa đơn điện tử để phù hợp với các quy định pháp luật. Việc xác định rõ các trường hợp không cần chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng hóa đơn vẫn được công nhận hợp lệ, đồng thời tránh được những rủi ro pháp lý không cần thiết.
Như vậy, hóa đơn điện tử không có chữ ký số vẫn có thể được coi là hợp lệ trong một số trường hợp nhất định, tùy thuộc vào quy định pháp luật và bản chất của giao dịch. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định và trường hợp ngoại lệ để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng pháp luật, tránh rủi ro pháp lý không đáng có. Công ty Luật ACC luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc tư vấn và giải quyết các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử, nhằm mang lại sự an tâm và hiệu quả trong kinh doanh.
Nội dung bài viết:
Bình luận