Hướng dẫn đăng ký chữ ký số theo quy định

Chữ ký số đang trở thành một công cụ không thể thiếu trong các giao dịch điện tử. Để đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho các giao dịch này, việc đăng ký chữ ký số theo đúng quy định là vô cùng quan trọng. Công ty Luật ACC xin đem đến cho bạn bài viết hướng dẫn đăng ký chữ ký số theo quy định để bạn có thể nhanh chóng sử dụng tiện ích từ chữ ký số mang lại.

Hướng dẫn đăng ký chữ ký số theo quy định

1. Quy định pháp lý, đối tượng và lợi ích khi sử dụng chữ ký số

Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, Nghị định 130/2018/NĐ-CP và Nghị định 48/2024/NĐ-CP là những văn bản có chứa quy định pháp lý liên quan đến chữ ký số. Theo đó, chữ ký số có giá trị pháp lý trên tất cả các văn bản điện tử như tờ khai thuế, hóa đơn điện tử, vé điện tử, hợp đồng mua bán hàng, hợp đồng đối tác,…

Ưu điểm nổi bật của chữ ký số là giúp xác thực danh tính người ký, bảo mật thông tin bằng hệ thống mã hóa kép, đảm bảo toàn vẹn nội dung và chống lại hành vi chối bỏ.

Chữ ký số hiện nay được áp dụng rộng rãi cho cả cá nhân và tổ chức. Từ việc khai thuế, ký hợp đồng lao động của cá nhân cho đến các giao dịch phức tạp của doanh nghiệp, chữ ký số đều được ứng dụng linh hoạt và hiệu quả. 

Không chỉ là công cụ bảo mật thông tin, chữ ký số còn là nền tảng cho giao dịch điện tử an toàn, hiệu quả. Chữ ký số mang đến một giải pháp toàn diện cùng nhiều lợi ích thực tế như xác thực danh tính, ngăn chặn giả mạo đến đảm bảo tính pháp lý và nâng cao hiệu suất làm việc,...

2. Cách tạo chữ ký số

Trước khi tiến hành đăng ký chữ ký số, bạn cần thực hiện việc tạo một chữ ký số cho cá nhân hoặc doanh nghiệp thông qua các thao tác đơn giản sau: 

• Chọn đơn vị cung cấp: bạn cần chọn một trong các cơ quan cấp chứng chỉ số uy tín và được công nhận để đảm bảo rằng chữ ký số của bạn có giá trị pháp lý. (Ví dụ: ViettelCA, BKAVCA, VNPT-CA, FPT-CA,...)
• Đăng ký và xác thực: sau khi chọn cơ quan cấp chứng chỉ số, bạn cần đăng ký tài khoản trên trang web của cơ quan đó và xác thực các thông tin như CMND/CCCD/Hộ chiếu, giấy phép kinh doanh,..
• Xác thực trực tiếp: Bạn cần đến trực tiếp cơ quan cấp chứng chỉ số để cung cấp các giấy tờ liên quan và đăng ký cho việc xác thực bằng chữ ký.
• Tạo chữ ký: bạn có thể tạo chữ ký số bằng cách cài đặt phần mềm cung cấp bởi cơ quan cấp chứng chỉ số và thực hiện theo hướng dẫn để tạo chữ ký số. 
• Lưu trữ an toàn: bạn cần lưu trữ chữ ký số trên USB hoặc máy tính và đảm bảo rằng không có ai có thể truy cập vào nó.

>>>Xem thêm thông tin về Dịch vụ chữ ký số là gì ? Bảng giá dịch vụ chữ ký số

3. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số theo quy định

Hướng dẫn đăng ký chữ ký số theo quy định

Sau khi đã tạo thành công chữ ký số cho cá nhân/doanh nghiệp, bạn có thể tiến hành đăng ký và sử dụng chữ ký số theo quy trình cơ bản sau: 

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký

Chuẩn bị hồ sơ: bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ tùy thân theo yêu cầu của nhà cung cấp (chứng minh nhân dân, hộ khẩu, giấy phép kinh doanh...). Bạn có thể trực tiếp đến văn phòng giao dịch của nhà cung cấp hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện để hoàn tất thủ tục đăng ký.

Bước 2: Thẩm định hồ sơ

Nhà cung cấp tiến hành kiểm tra, đối chiếu thông tin trên hồ sơ với cơ sở dữ liệu để đảm bảo tính chính xác.

Bước 3: Cấp và cài đặt USB

Sau khi hồ sơ được duyệt, bạn sẽ nhận được USB chứa chứng thư số. Nhà cung cấp sẽ hướng dẫn bạn cài đặt phần mềm đọc USB và phần mềm hỗ trợ ký số trên máy tính.

Bước 4: Kích hoạt chữ ký số

Bạn cần thực hiện các thao tác theo hướng dẫn để kích hoạt chữ ký số trên USB. Cài đặt phần mềm kết nối chữ ký số với các hệ thống cần sử dụng (ví dụ: hệ thống khai thuế, hệ thống quản lý hồ sơ...).

Bước 5: Đăng ký tài khoản với cơ quan thuế

Bạn phải thực hiện đăng ký tài khoản trên cổng thông tin thuế điện tử và liên kết chữ ký số vừa tạo với tài khoản thuế điện tử.

Bước 6: Sử dụng chữ ký số

Bây giờ bạn có thể sử dụng phần mềm ký số để ký vào các văn bản điện tử cần thiết (ví dụ: hóa đơn điện tử, báo cáo thuế) và nộp các văn bản đã ký vào các hệ thống trực tuyến của cơ quan nhà nước.

>>>Mời bạn đọc tìm hiểu thêm về Quy định pháp luật về chữ ký số, đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp

4. Những loại chữ ký số đang được sử dụng hiện nay

Chữ ký số hiện nay vô cùng đa dạng với nhiều loại hình khác nhau. Mỗi loại đều sở hữu những ưu điểm và hạn chế riêng, phù hợp với từng nhu cầu sử dụng. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về 4 loại chữ ký số phổ biến nhất hiện nay:

• Chữ ký số USB Token: Đây là "ông hoàng" của các loại chữ ký số với thiết kế nhỏ gọn, dễ sử dụng. USB token được cắm trực tiếp vào máy tính và người dùng chỉ cần cài đặt phần mềm hỗ trợ là có thể tiến hành ký số. Tuy nhiên, việc quản lý nhiều USB token có thể trở nên phức tạp đối với các doanh nghiệp lớn.
• Chữ ký số HSM: Dành cho những ai cần tốc độ và độ bảo mật cao. HSM có khả năng thực hiện hàng nghìn chữ ký đồng thời, đáp ứng nhu cầu của các tổ chức có khối lượng công việc lớn. Tuy nhiên, chi phí đầu tư cho hệ thống HSM khá cao.
• Chữ ký số SmartCard: Mang đến sự tiện lợi khi cho phép người dùng ký số trực tiếp trên điện thoại di động. Tuy nhiên, loại chữ ký này còn hạn chế về tính ổn định, đặc biệt khi thiết bị không có kết nối mạng.
• Chữ ký số từ xa: Là tương lai của chữ ký số với khả năng ký mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, công nghệ này vẫn còn mới và chưa được áp dụng rộng rãi do những lo ngại về bảo mật.

>>>Cùng Công ty Luật ACC khám phá thông tin Báo Giá Trọn Gói Và Gia Hạn Chữ Ký Số/Token NCCA (Dịch Vụ Chữ Ký Số)

5. Câu hỏi thường gặp

Tại sao phải đăng ký chữ ký số theo quy định?

Trả lời: Đăng ký chữ ký số theo quy định nhằm đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho các giao dịch điện tử. Đồng thời, việc đăng ký cũng giúp cơ quan quản lý nhà nước kiểm soát và quản lý hiệu quả các hoạt động liên quan đến chữ ký số.

Thời gian để hoàn tất thủ tục đăng ký chữ ký số là bao lâu?

Trả lời: Thời gian hoàn tất thủ tục đăng ký chữ ký số thường dao động từ 1-3 ngày làm việc, tùy thuộc vào từng đơn vị cung cấp dịch vụ và số lượng hồ sơ.

Nếu làm mất USB chứa chữ ký số thì phải làm sao?

Trả lời: Nếu làm mất USB chứa chữ ký số, bạn cần liên hệ ngay với đơn vị cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ khóa chữ ký số cũ và cấp lại chữ ký số mới.

Nếu tôi muốn thay đổi thông tin trên chứng thư số thì phải làm thế nào?

Trả lời: Để thay đổi thông tin trên chứng thư số, bạn cần liên hệ với đơn vị cấp chứng thư số để được hướng dẫn cụ thể. Thông thường, bạn sẽ phải làm thủ tục cấp lại chứng thư số mới với thông tin đã được cập nhật.

Chữ ký số có thể sử dụng trên nhiều máy tính không?

Trả lời: Việc sử dụng chữ ký số trên nhiều máy tính phụ thuộc vào loại hình chữ ký số và chính sách của đơn vị cung cấp. Một số loại chữ ký số chỉ có thể sử dụng trên một máy tính duy nhất, trong khi các loại khác có thể được cài đặt trên nhiều máy tính. Tốt nhất, bạn nên tham khảo ý kiến của đơn vị cung cấp để được tư vấn cụ thể.

Chữ ký số không chỉ đơn thuần là một công cụ kỹ thuật mà còn là một bước tiến quan trọng trong việc số hóa các dịch vụ công và thương mại. Qua bài viết này, Công ty Luật ACC mong muốn bạn đọc có được những kiến thức cơ bản và nắm rõ quy trình đăng ký chữ ký số theo quy định, giúp bạn tự tin thực hiện các giao dịch trực tuyến một cách an toàn và hiệu quả.