Quy định pháp luật về chữ ký số, đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp

Chữ ký số, chữ ký điện tử hiện nay đang được rất nhiều doanh nghiệp, cá nhân sử dụng vì có nhiều tiện ích. Chính vì vậy, hôm nay ACc sẽ cung cấp thêm cho bạn thông tin về Quy định pháp luật về chữ ký số, đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp

1. Cơ sở pháp lý của chữ ký số

Theo quy định, ngày 29/11/2005 nhà nước đã ban hành Luật Giao dịch điện tử. Trong đó có quy định chi tiết về phần chữ ký số và những dịch vụ có liên quan đến loại hình chữ ký này. Riêng tại Nghị định 26/2007/NĐ-CP được ban hành vào ngày 15/2/2007 khi tiến hành các giao dịch điện tử chữ ký số công cộng phải được tổ chức cung cấp, có chứng thực.

Bên cạnh đó, trong Luật doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận con dấu của doanh nghiệp được tồn tại dưới 2 hình thức. Cụ thể: Con dấu của doanh nghiệp được làm ở cơ sở khắc dấu và dấu của doanh nghiệp dưới hình thức của chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Việc đăng ký chữ ký số sẽ có 2 quá trình như sau:

+ Giai đoạn tạo chữ ký (có khoá bí mật để sử dụng chữ ký)

+ Giai đoạn kiểm tra chữ ký (xem chữ ký đã công khi và hợp lệ hay chưa)

2. Khái niệm chữ ký số

Chữ kỹ số hay còn có tên gọi khác là token. Đây được xem là một thiết bị dùng để kết nối với doanh nghiệp trong công nghệ số hoá. Khi doanh nghiệp đã sở hữu chữ ký số, việc thực hiện các thủ tục khai báo thuế môn bài, thế ban đầu mới được phép thực hiện. Nếu như doanh nghiệp không có chữ ký số thì không được phép kê khai.

Chữ ký số token sẽ được mã hoá bằng thông tin điện tử. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số token để thay thế các chữ ký trên văn bản lẫn tài liệu khi giao dịch. Bên trong chữ ký số sẽ bao gồm các thông tin:

+ Mã số thuế của doanh nghiệp, tên của công ty

+ Số seri hay còn gọi là số hiệu của chứng từ

+ Thời gian mà các chứng từ có hiệu lực

+ Tổ chức chứng thực cho chữ ký số đã được đăng ký thành công (có thể như là VNPT-CA)

+ Các thư hạn chế mục đích, phạm vi sử dụng của chữ ký số token

+ Những phần hạn chế trong trách nhiệm của nơi cung cấp dịch vụ chữ ký số

+ Một số nội dung cần thiết theo quy định mà Bộ Thông tin và Truyền thông đã đưa ra

Chữ ký số có hình dạng tương tự giống như một chiếc USB. Người ta còn gọi đây là USB token. Doanh nghiệp sẽ sử dụng mã pin để bảo mật cho chữ ký số của mình. Khi sử dụng hệ thống sẽ hỏi mã pin.

3. Công dụng của chữ ký số

Nếu bạn đang tự hỏi không biết chữ ký số được dùng cho mục đích gì thì có thể nói thiết bị chữ ký số rất hữu ích khi dùng để kê khai thuế môn bài, kê khai qua hải quan điện tử, các loại hình giao dịch điện tử cũng trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp cũng có thể giao dịch chứng khoán điện tử thông qua chữ ký số. Dựa vào cổng thông tin quốc gia, các cơ quan hành chính nhà nước sẽ không phải in những tờ khai và đóng dấu mộc đỏ như trước. Thay vào đó, chữ ký số có thể đáp ứng các giao dịch một cách hợp pháp. Nó còn có thể dùng cho việc kê khai bảo hiểm xã hội điện tử cho nhân viên trong công ty.

Chữ ký điện tử số ngoài các công dụng nêu trên, nó còn có thể giúp doanh nghiệp dùng để ký hợp đồng trực tiếp. Giữa hai bên sau khi thống nhất, đàm phán và thoả thuận hợp lý xong có thể ký hợp đồng và gửi file qua email điện tử. Việc làm này thuận tiện và tiết kiệm thời gian cho cả hai bên trong quá trình hợp tác.

Với khả năng bảo mật cao, chữ ký số được xem là một sản phẩm công nghệ hiện đại, đáp ứng nhiều nhu cầu và lợi ích cho doanh nghiệp. Giá trị của chữ ký số hoàn toàn không có gì khác biệt so với ký tay bằng văn bản. Do đó, doanh nghiệp có trách nhiệm và đảm bảo tính pháp lý cho quyết định của mình. Khi có những bất hoà giữa hai bên làm việc, các giấy tờ được ký kết sẽ được pháp luận phân tích và làm chứng cứ pháp lý.

Bênh cạnh đó, khi sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp không cần phải in bất kỳ một loại giấy tờ nào, tiết kiệm thời gian và lại rất dệ lưu trữ thông tin bằng file dữ liệu mềm.

4. Thủ tục đăng ký chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp mới, việc sử dụng chữ ký số ngày càng được sử dụng rộng rãi, bởi nó giải quyết được nhiều vấn đề khó khăn đến việc kê khai, giao dịch. Vậy để sử dụng được chữ ký số, doanh nghiệp cần làm các thủ tục đăng ký nhất định.

Một bộ hồ sơ đăng ký chữ ký số cơ bản sẽ bao gồm những giấy tờ sau:

• • Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động
  • Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;
  • Bản sao công chứng Chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp luật doanh nghiệp, tổ chức (hoặc hộ chiếu).

Chỉ với 3 giấy tờ nêu trên, các tổ chức, doanh nghiệp đã có thể hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số. Sau khi chuẩn bị đầy đủ, bạn cần nộp đến các đơn vị cung cấp chữ ký số đã lựa chọn để tiến hành các bước tiếp theo. Mức lệ phí cũng sẽ tùy thuộc vào từng cơ quan đưa ra cũng như tùy vào từng gói dịch vụ do doanh nghiệp của bạn lựa chọn.

5. Một số lưu ý khi đăng ký chữ ký số

Để có thể đăng ký sử dụng chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

- Cần đảm bảo chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

• • • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia
    • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ
    • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
    • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng

- Đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.