Hướng dẫn tra cứu, tải và in hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng

Hóa đơn điện tử đang dần thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy nhưng không phải ai nào cũng nắm chắc nghiệp vụ, hướng dẫn. Khi nhận được Hóa đơn điện tử từ người bán, nhiều trường hợp bạn muốn tìm cách tra cứu thông tin để in hóa đơn ra giấy cho tiện theo dõi nhưng lại không biết tra cứu và in ra sao? Tại bài viết dưới đây, ACC sẽ Hướng dẫn tra cứu, tải và in hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng.

Hướng dẫn tra cứu, tải và in hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của Luật kế toán.

Trong đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Các loại hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 5 Nghị định 119/2018, hiện nay hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế.

- Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp; gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.

- Các loại hóa đơn khác gồm: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.

3. Hướng dẫn tra cứu, tải và in hóa đơn điện tử

3.1. Tra cứu hóa đơn điện tử theo thông tư 78 trên MeInvoice

Chỉ cần truy cập vào trang Web của MeInvoice, mọi thao tác kiểm tra hóa đơn điện tử sẽ trở nên đơn giản hơn. Bạn có thể kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ bằng file có đuôi *.xml của bất kỳ nguồn cung cấp hóa đơn điện tử.

Các bước tra cứu hóa đơn điện tử tại website của MeInvoice như sau:

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/

Bước 2: Tải lên file có đuôi *.xml để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.

Bước 3: Kết quả sẽ hiển thị ngay trên màn hình lúc upload file cần tra cứu. Ngoài ra, bạn cũng có thể tải xuống kết quả tra cứu hoặc gửi email thông báo về tài khoản đăng ký.

Lưu ý: Hiện nay trên website MeInvoice.vn đã cập nhật giao diện kiểm tra hóa đơn đầu vào. Bạn có thể tra cứu tại URL https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/kiem-tra/ theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Truy cập vào đường link: https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/kiem-tra/

Bước 2: Tải file xml của hóa đơn cần kiểm tra

Bước 3: Kết quả kiểm tra sẽ được hiển thị ngay trên màn hình website.

Đồng thời, bạn có thể tải về kết quả hoặc nhận kết quả kiểm tra hóa đơn qua email, hoặc in kết quả.

3.2. Trên trang web hệ thống hóa đơn điện tử của tổng cục thuế TCT

Với những doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo TT 32 thì có thể tra cứu thông tin tại cổng http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html.

Tuy nhiên, theo nội dung tại Thông tư 78 và Nghị định 123, doanh nghiệp sẽ kiểm tra trên một trang tra cứu mới, thay cho trang tra cứu cũ của Thông tư 32. Tại trang tra cứu hóa đơn điện tử mới, doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn theo TT 78, NĐ 123, HĐĐT, …

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ 

Bước 2: Nhập thông tin theo yêu cầu bao gồm mã số thuế bên bán, ký hiệu hóa đơn, loại hóa đơn điện tử, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng thanh toán và xác nhận capcha sau đó nhấn tìm kiếm.

Bước 3: Sau khi nhấn tìm kiếm, thì kết quả sẽ hiển thị trên màn hình. Nếu nhận được kết quả “Đã cấp mã hóa đơn” thì hóa đơn của bạn đã hợp lệ, trong trường hợp kết quả trả về là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì hóa đơn không tồn tại.

Lưu ý:

• Thông tin có đánh dấu sao (*) thì bắt buộc phải điền vào, không được bỏ qua.
• Tại trường “Loại hoá đơn” thì phải lựa chọn loại hóa đơn điện tử tương ứng đã đăng ký hoặc được cấp trước đó.
• Tại trường “Ký hiệu hóa đơn” chỉ điền vào các chữ số từ C đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã.
• Tại trường “Số hóa đơn” có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số.
• Tại trường “Tổng tiền thanh toán” cần nhập thông tin số tiền thanh toán theo dạng số.

3.3. Qua cổng thông tin hóa đơn điện tử

(Sử dụng cho các doanh nghiệp đã đăng ký và áp dụng hóa đơn điện tử theo TT 78 và NĐ 123)

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Đăng nhập theo thông tin mà Cơ quan Thuế đã cấp trước đó.

Bước 2: Chọn mục “Tra cứu” sau đó lựa chọn “Tra cứu hóa đơn” 

Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào“. Kết quả sẽ hiển thị ngay trên màn hình và tất cả thông tin về TT 78 và NĐ 123.

m cụ thể các thông tin về hóa đơn, ấn “Tìm kiếm”. Ở vùng hiển thị kết quả, chọn hóa đơn muốn xem và thực hiện các chức năng như Xem/ In/ Xuất Excel/ Xuất XML.

Trên đây là nội dung giới thiệu của chúng tôi về Hướng dẫn tra cứu, tải và in hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng cũng như các vấn đề pháp lý khác có liên quan trong phạm vi này. Trong quá trình tìm hiểu nếu quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu tư vấn và hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website Công ty Luật ACC nhé.