Hồ sơ tài sản cố định gồm những gì? Cập nhật mới nhất

Hồ sơ tài sản cố định là tập hợp các chứng từ, giấy tờ liên quan đến một tài sản cố định cụ thể, từ khi đưa vào sử dụng cho đến khi thanh lý. Hồ sơ này có vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý, theo dõi và đánh giá tài sản cố định của doanh nghiệp. Qua bài viết dưới đây, Công ty Luật ACC muốn chia sẻ đến quý khách hàng hồ sơ tài sản cố định mới nhất.

Hồ sơ tài sản cố định gồm những gì? Cập nhật mới nhất

1. Hồ sơ tài sản cố định gồm những gì?

Hồ sơ tài sản cố định gồm những gì?

Hồ sơ tài sản cố định thường bao gồm các tài liệu sau:

• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu: Hóa đơn mua bán, hợp đồng chuyển nhượng, giấy chứng nhận quyền sở hữu.
• Tài liệu kỹ thuật: Sổ tay hướng dẫn sử dụng, bản vẽ kỹ thuật, thông số kỹ thuật của tài sản.
• Thẻ tài sản cố định (bao gồm thông tin chi tiết về tài sản).
• Biên bản bàn giao: Biên bản xác nhận việc bàn giao tài sản giữa bên mua và bên bán.
• Bảng tính khấu hao: Thông tin về phương pháp khấu hao, thời gian khấu hao và giá trị còn lại của tài sản.
• Sổ theo dõi tài sản: Ghi chép chi tiết về tài sản, bao gồm ngày mua, giá trị, vị trí sử dụng, và tình trạng hiện tại.
• Hồ sơ bảo trì: Các biên bản bảo trì, sửa chữa và kiểm tra định kỳ.
• Chứng từ liên quan đến tài sản: Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi liên quan đến việc mua sắm và bảo trì tài sản.

>>> Xem thêm về Bộ hồ sơ thanh lý tài sản cố định cần chứng từ gì? qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

2. Tài sản cố định góp vốn

Tài sản cố định góp vốn là các tài sản có giá trị lớn, sử dụng lâu dài trong sản xuất, kinh doanh và được sử dụng để góp vốn vào doanh nghiệp.

• Các loại tài sản cố định góp vốn

Bất động sản: Đất đai, nhà xưởng, văn phòng.

Máy móc, thiết bị: Các thiết bị sản xuất, máy móc phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

Phương tiện vận tải: Xe cộ phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa hoặc nhân viên.

Tài sản khác: Các tài sản như phần mềm, bản quyền, thương hiệu. 

• Quy trình góp vốn

Thỏa thuận: Các bên thỏa thuận về giá trị tài sản, hình thức góp vốn và tỷ lệ sở hữu.

Định giá tài sản: Cần có biên bản định giá tài sản cố định để xác định giá trị góp vốn.

Lập hồ sơ góp vốn: Bao gồm hợp đồng góp vốn, biên bản bàn giao tài sản và các giấy tờ liên quan.

• Lợi ích của việc góp vốn bằng tài sản cố định

Tăng vốn điều lệ: Giúp doanh nghiệp có thêm nguồn vốn để phát triển.

Giảm áp lực tài chính: Không cần phải bỏ ra tiền mặt mà vẫn có tài sản để sử dụng.

Tăng cường giá trị tài sản: Tài sản cố định có thể tăng giá trị theo thời gian, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm về Mẫu hồ sơ thanh lý tài sản cố định qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

3. Tài sản cố định mua mới

Tài sản cố định mua mới là các tài sản có giá trị lớn, sử dụng lâu dài (trên 1 năm) và được mua sắm để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp.

• Các loại tài sản cố định mua mới

Bất động sản: Đất đai, nhà xưởng, văn phòng.

Máy móc, thiết bị: Các thiết bị sản xuất, máy móc phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

Phương tiện vận tải: Xe ô tô, xe tải phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa hoặc nhân viên.

Tài sản khác: Thiết bị văn phòng, phần mềm, hệ thống công nghệ thông tin.

• Quy trình mua sắm tài sản cố định mới

Lập kế hoạch: Xác định nhu cầu và lập kế hoạch mua sắm.

Tìm kiếm nhà cung cấp: Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

Đàm phán và ký hợp đồng: Thỏa thuận về giá cả, điều kiện giao hàng và bảo hành.

Thanh toán: Thực hiện thanh toán theo thỏa thuận.

Nhận hàng và bàn giao: Kiểm tra và nhận tài sản, lập biên bản bàn giao.

• Chi phí liên quan

Giá mua: Giá trị tài sản cố định.

Chi phí vận chuyển: Chi phí liên quan đến việc vận chuyển tài sản đến doanh nghiệp.

Chi phí lắp đặt: Nếu cần thiết, chi phí để lắp đặt và đưa vào sử dụng.

Chi phí bảo trì: Dự kiến các chi phí bảo trì trong quá trình sử dụng.

• Khấu hao tài sản cố định

Tài sản cố định mua mới sẽ được khấu hao theo quy định, giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí tài sản trong suốt thời gian sử dụng.

4. Tài sản cố định xây lắp hoàn thành, sửa chữa lớn tài sản cố định mua

Tài sản cố định xây lắp hoàn thành là các công trình, hạng mục công trình đã được xây dựng, lắp đặt và đưa vào sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Các bước quản lý

• Lập dự án: Xác định nhu cầu và lập dự án xây dựng.
• Thiết kế và thẩm định: Thiết kế bản vẽ và thẩm định dự án trước khi triển khai.
• Thi công: Tiến hành xây dựng, lắp đặt theo kế hoạch.
• Nghiệm thu: Kiểm tra, nghiệm thu công trình trước khi đưa vào sử dụng.
• Hồ sơ liên quan
• Hợp đồng xây dựng.
• Biên bản nghiệm thu.
• Hồ sơ thiết kế, bản vẽ kỹ thuật.
• Giấy chứng nhận hoàn thành công trình.

5. Tài sản cố định thuê tài chính

Tài sản cố định thuê tài chính là những tài sản cố định mà doanh nghiệp thuê của công ty cho thuê tài chính. Khác với tài sản cố định thuê hoạt động, tài sản cố định thuê tài chính có một số đặc điểm đặc trưng hơn, khiến cho việc quản lý và hạch toán trở nên khác biệt.

Đặc điểm của tài sản cố định thuê tài chính:

• Quyền sở hữu: Mặc dù doanh nghiệp đang sử dụng tài sản, nhưng quyền sở hữu vẫn thuộc về công ty cho thuê tài chính.
• Thời hạn thuê: Thường bằng hoặc gần bằng với tuổi thọ kinh tế của tài sản.
• Giá trị còn lại: Thường thấp hoặc bằng không khi kết thúc hợp đồng thuê.
• Khấu hao: Doanh nghiệp thuê được quyền khấu hao tài sản này.
• Lựa chọn mua lại: Khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp có quyền mua lại tài sản với một mức giá đã thỏa thuận từ trước.

6. Tài sản cố định thuê hoạt động

Tài sản cố định thuê hoạt động là những tài sản mà doanh nghiệp thuê của bên thứ ba để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Khác với tài sản cố định thuê tài chính, tài sản cố định thuê hoạt động không chuyển giao quyền sở hữu cho người thuê ngay từ đầu.

Đặc điểm của tài sản cố định thuê hoạt động:

• Quyền sở hữu: Vẫn thuộc về bên cho thuê.
• Thời hạn sử dụng: Thường ngắn hơn so với tuổi thọ kinh tế của tài sản.
• Giá trị còn lại: Tài sản thường có giá trị còn lại đáng kể khi kết thúc hợp đồng thuê.
• Khấu hao: Không được khấu hao trong sổ sách kế toán của người thuê.
• Chi phí thuê: Được hạch toán vào chi phí trong kỳ.

7. Tài sản cố định thanh lý, nhượng bán

Thanh lý hoặc nhượng bán tài sản cố định là một hoạt động thường xuyên xảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Điều này có thể do nhiều nguyên nhân như:

• Tài sản hư hỏng, không thể sử dụng: Máy móc thiết bị cũ, hỏng hóc nặng.
• Tài sản lỗi thời, không phù hợp với công nghệ: Doanh nghiệp cần nâng cấp công nghệ.
• Tài sản dư thừa: Không còn nhu cầu sử dụng.

8. Câu hỏi thường gặp

Tại sao cần lưu trữ hồ sơ tài sản cố định?

Lưu trữ hồ sơ tài sản cố định là cần thiết để:

• Quản lý tài sản hiệu quả: Theo dõi nguyên giá, khấu hao, tình trạng, và lịch sử bảo trì của tài sản.
• Đảm bảo tuân thủ pháp lý: Cung cấp chứng cứ để đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế và kiểm toán.
• Quản lý tài chính: Theo dõi chi phí, khấu hao, và tính toán giá trị tài sản trong báo cáo tài chính.
• Hỗ trợ quyết định kinh doanh: Đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản và đưa ra quyết định đầu tư, bảo trì, hoặc thanh lý.

Hồ sơ tài sản cố định có cần được lưu trữ bao lâu?

Hồ sơ tài sản cố định cần được lưu trữ theo quy định của pháp luật và quy định nội bộ của doanh nghiệp. Theo quy định pháp luật tại Việt Nam:

• Hồ sơ kế toán: Theo Luật Kế toán và các quy định liên quan, hồ sơ kế toán, bao gồm hồ sơ tài sản cố định, cần được lưu trữ ít nhất 10 năm.
• Hồ sơ thuế: Các hồ sơ liên quan đến thuế cần lưu trữ ít nhất 5 năm.

Khi tài sản cố định được thanh lý hoặc nhượng bán, hồ sơ cần phải thực hiện những bước gì?

Khi tài sản cố định được thanh lý hoặc nhượng bán, cần thực hiện các bước sau:

• Lập hợp đồng thanh lý hoặc nhượng bán: Ký kết hợp đồng với bên mua hoặc bên nhận thanh lý.
• Ghi nhận vào sổ sách kế toán: Cập nhật thông tin về thanh lý hoặc nhượng bán tài sản, điều chỉnh giá trị tài sản, và ghi nhận khoản lãi hoặc lỗ từ việc thanh lý.
• Lập biên bản bàn giao tài sản: Ghi nhận việc chuyển giao tài sản từ doanh nghiệp sang bên nhận.
• Cập nhật hồ sơ tài sản: Xóa tài sản khỏi hồ sơ tài sản cố định và lưu trữ các tài liệu liên quan đến quá trình thanh lý hoặc nhượng bán.

Nếu tài sản cố định bị mất mát hoặc hư hỏng, cần làm gì với hồ sơ?

Nếu tài sản cố định bị mất mát hoặc hư hỏng:

• Lập biên bản sự cố: Ghi nhận chi tiết về sự cố, nguyên nhân, và mức độ thiệt hại.
• Điều chỉnh sổ sách kế toán: Cập nhật thông tin về tình trạng tài sản, điều chỉnh giá trị tài sản nếu cần thiết (ví dụ: giảm giá trị tài sản, điều chỉnh khấu hao).
• Báo cáo và kiểm tra: Báo cáo sự cố cho các cơ quan chức năng (nếu cần) và thực hiện kiểm tra để xác định nguyên nhân và biện pháp khắc phục.
• Cập nhật hồ sơ tài sản: Điều chỉnh hồ sơ tài sản cố định để phản ánh tình trạng hiện tại của tài sản.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến hồ sơ tài sản cố định. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.