Hướng dẫn cách hạch toán thanh lý tài sản cố định - Ví dụ

Thanh lý tài sản cố định không chỉ giúp doanh nghiệp loại bỏ những tài sản không còn hiệu quả sử dụng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí và quản lý tài sản. Bài viết này của Công ty Luật ACC, sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán thanh lý tài sản cố định, cùng với các ví dụ minh họa cụ thể, giúp các doanh nghiệp và kế toán viên dễ dàng áp dụng vào thực tế và đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật.

Hướng dẫn cách hạch toán thanh lý tài sản cố định - Ví dụ

1. Quy định khi thanh lý tài sản cố định

Theo quy định tại Điều 38 (1) của Thông tư 200/2014/TT-BTC và Điều 32 (1) của Thông tư 133/2016/TT-BTC, quy trình và nguyên tắc khi thanh lý tài sản cố định cần được thực hiện như sau:

• Tài sản cố định đã hoàn toàn khấu hao (đã thu hồi vốn đầu tư) nhưng vẫn đang được sử dụng trong sản xuất, kinh doanh không được tiếp tục trích khấu hao. Các chi phí khấu hao cho tài sản này đã được hoàn tất và không cần tính thêm.
• Đối với các tài sản cố định chưa hoàn toàn khấu hao (chưa thu hồi đủ vốn) và bị hư hỏng đến mức phải thanh lý, tập thể sẽ xử lý bồi thường và xác định rõ nguyên nhân và trách nhiệm của từng cá nhân. Tài sản được bồi thường sẽ được thay thế bằng số tiền bồi thường được xác định bởi ban quản lý.

Nếu việc bồi thường không đủ để bù đắp giá trị còn lại của tài sản cố định chưa thu hồi hoặc giá trị tài sản bị tổn thất, sự chênh lệch này sẽ được coi là tổn thất do bồi thường và được tính vào nguyên giá.

Hội đồng bù trừ tài sản cố định có trách nhiệm tổ chức thực hiện quy trình và thủ tục bù trừ tài sản cố định theo quy định trong hệ thống quản lý tài chính, và lập “Nghị định thư bù trừ tài sản cố định” theo mẫu quy định.

>>> Xem thêm về Điều kiện thanh lý tài sản cố định qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé

2. Hướng dẫn cách hạch toán thanh lý tài sản cố định

Việc hạch toán thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) là một quy trình quan trọng trong kế toán, ảnh hưởng đến tình hình tài chính và báo cáo của doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán thanh lý TSCĐ theo các trường hợp cụ thể:

Trường hợp 1: Thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh

Khi hạch toán thanh lý tài sản cố định được sử dụng trong sản xuất, kinh doanh, kế toán tuân theo các nguyên tắc sau:

Đối với tài sản đã hoàn toàn khấu hao:

Ghi giảm nguyên giá và khấu hao:

• Nợ tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn của tài sản).
• Nợ tài khoản 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại của tài sản sau thanh lý).
• Có tài khoản 211 – Nguyên giá tài sản cố định (giá trị nguyên gốc của tài sản).

Phản ánh thu nhập từ thanh lý:

• Nợ các tài khoản 111, 112,… (tùy theo phương thức thu tiền): Tổng giá trị thu về từ thanh lý TSCĐ.
• Có tài khoản 711 – Thu nhập khác: Giá trị thu từ thanh lý chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT).
• Có tài khoản 33311 – Thuế GTGT phải nộp.

Ghi nhận chi phí phát sinh từ thanh lý:

• Nợ tài khoản 811 – Chi phí khác: Giá trị chi phí phát sinh trong quá trình thanh lý TSCĐ.
• Có các tài khoản 111, 112,…: Tổng giá trị thanh toán cho chi phí phát sinh.

Nếu tài sản chưa khấu hao hết: Nợ tài khoản 811 – Chi phí khác: Giá trị còn lại của tài sản chưa thu hồi sau thanh lý.

Xử lý khi bồi thường không đủ: Nếu số tiền thu từ thanh lý và bồi thường không đủ bù đắp giá trị còn lại, phần chênh lệch sẽ được ghi nhận là lỗ từ hoạt động thanh lý và kế toán vào tài khoản chi phí khác.

Trường hợp 2: Thanh lý TSCĐ dùng cho nội bộ, dự án

Với các tài sản cố định (TSCĐ) được hình thành từ kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án được cấp từ ngân sách nhà nước, nhận viện trợ, tài trợ và sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, kế toán sẽ sử dụng tài khoản 466 để phản ánh các khoản thu và chi liên quan đến việc nhượng bán, thanh lý TSCĐ đó. 

Khi doanh nghiệp tiến hành thanh lý TSCĐ sử dụng trong nội bộ, dự án, dựa trên Biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán sẽ ghi như sau:

Ghi giảm TSCĐ đã thanh lý:

• Nợ tài khoản 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (theo Mã số 200): Giá trị còn lại của TSCĐ đã thanh lý.
• Nợ tài khoản 214: Trị giá hao mòn của TSCĐ.
• Có tài khoản 211: Nguyên giá TSCĐ đã thanh lý.

Phản ánh số tiền thu về:

• Nợ các tài khoản 111, 112,…: Tổng giá trị thu về từ thanh lý TSCĐ.
• Có tài khoản 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.
• Có tài khoản 3331: Tiền thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước (nếu có).

Phản ánh chi phát sinh:

• Nợ tài khoản 466: Tổng giá trị chi phát sinh khi thanh lý TSCĐ.
• Có các tài khoản 111, 112,…: Tổng giá trị chi phát sinh từ thanh lý.

Trường hợp 3: Thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi, văn hóa

Các khoản thu, chi khi thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) được sử dụng cho hoạt động văn hóa, phúc lợi của người lao động sẽ được ghi vào tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi. 

Khi doanh nghiệp tiến hành thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động văn hóa, phúc lợi, dựa trên Biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán sẽ ghi như sau:

Ghi giảm TSCĐ đã thanh lý:

• Nợ tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi: Giá trị còn lại của TSCĐ đã thanh lý.
• Nợ tài khoản 214: Giá trị hao mòn của TSCĐ.
• Có tài khoản 211: Nguyên giá TSCĐ đã thanh lý.

Phản ánh số tiền thu về:

• Nợ các tài khoản 111, 112,…: Tổng giá trị thu về từ thanh lý TSCĐ.
• Có tài khoản 3532 – Quỹ phúc lợi: Giá trị thu từ thanh lý.
• Có tài khoản 3331: Tiền thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước (nếu có).

Phản ánh chi phát sinh:

• Nợ tài khoản 3532 – Quỹ phúc lợi: Tổng giá trị chi khi thanh lý TSCĐ.
• Có các tài khoản 111, 112,…: Tổng giá trị chi phát sinh từ thanh lý.

Trường hợp 4: Thanh lý TSCĐ khi thực hiện phá dỡ TSCĐ

Theo Khoản 1 Điều 4 của Thông tư 45/2013/TT-BTC, khi doanh nghiệp dỡ bỏ hoặc hủy bỏ tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình gắn liền với quyền sử dụng đất, giá trị quyền sử dụng đất cần được xác định riêng và ghi nhận là tài sản cố định vô hình nếu đáp ứng các tiêu chuẩn quy định tại điểm đ khoản 2 của Thông tư.

Nguyên giá của tài sản cố định xây dựng mới: Được xác định dựa trên giá quyết toán công trình đầu tư xây dựng theo Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành.

Ghi giảm giá trị TSCĐ đã dỡ bỏ:

• Nợ tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định: Giá trị hao mòn của TSCĐ.
• Nợ tài khoản 811 – Chi phí khác: Giá trị còn lại của TSCĐ sau phá dỡ.
• Có tài khoản 211 – Nguyên giá TSCĐ đã dỡ bỏ.

Chi phí phá dỡ: Các chi phí liên quan đến phá dỡ có chứng từ hợp pháp sẽ được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định.

Việc thực hiện chính xác các quy định về hạch toán thanh lý tài sản cố định giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính, đồng thời tuân thủ quy định pháp luật hiện hành. 

3. Quy trình thanh lý tài sản cố định

Quy trình thanh lý tài sản cố định

Bước 1: Lập đề nghị thanh lý

Bộ phận (hoặc phòng ban) chịu trách nhiệm quản lý tài sản cố định cần thanh lý dựa trên kết quả kiểm kê tài sản và quá trình sử dụng tài sản để lập đơn đề nghị thanh lý. Đơn đề nghị được trình lên lãnh đạo công ty để phê duyệt. Đơn đề nghị cần ghi rõ danh mục tài sản cố định cần thanh lý.

Bước 2: Quyết định thanh lý

Đại diện của doanh nghiệp ra quyết định thanh lý tài sản cố định.

Bước 3: Thành lập hội đồng thanh lý

Thành phần hội đồng:

• Chủ tịch Hội đồng: Thủ trưởng đơn vị.
• Kế toán trưởng và kế toán tài sản.
• Trưởng (hoặc phó) bộ phận cơ sở vật chất và cán bộ phụ trách tài sản.
• Đại diện đơn vị trực tiếp quản lý tài sản cần thanh lý.
• Cán bộ có hiểu biết về đặc điểm và tính năng kỹ thuật của tài sản cần thanh lý.
• Đại diện đoàn thể (nếu cần): Công đoàn, Thanh tra Nhân dân.

Bước 4: Xác định hình thức xử lý

Hội đồng thanh lý tài sản cố định trình người đứng đầu doanh nghiệp quyết định hình thức xử lý tài sản cố định, chẳng hạn như bán tài sản hoặc hủy tài sản, tùy thuộc vào đặc điểm và tình trạng của tài sản cần thanh lý.

Bước 5: Lập biên bản và hồ sơ thanh lý

Hội đồng thanh lý tài sản cố định lập “Biên bản thanh lý tài sản cố định” sau khi hoàn thành quá trình thanh lý.

Hồ sơ thanh lý bao gồm:

• Biên bản họp hội đồng thanh lý tài sản cố định.
• Quyết định thanh lý tài sản cố định.
• Biên bản kiểm kê tài sản cố định.
• Biên bản đánh giá lại tài sản cố định.
• Biên bản thanh lý tài sản cố định.
• Hợp đồng kinh tế bán tài sản cố định đã thanh lý.
• Hóa đơn bán tài sản cố định.
• Biên bản giao nhận tài sản cố định.
• Biên bản hủy tài sản cố định (nếu áp dụng).
• Thanh lý hợp đồng kinh tế bán tài sản cố định (nếu có).

Quy trình này giúp đảm bảo việc thanh lý tài sản cố định được thực hiện một cách hợp lý và minh bạch, đồng thời đáp ứng các yêu cầu pháp lý và kế toán hiện hành.

>>> Xem thêm về Thanh lý tài sản cố định qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé

4. Ví dụ về thanh lý tài sản cố định

Ngày 12/10, công ty BCD đã bán một thiết bị bàn ghế đang sử dụng trong văn phòng. Thông tin liên quan đến giao dịch này như sau:

• Nguyên giá của thiết bị là 24 triệu đồng.
• Giá trị hao mòn lũy kế của thiết bị là 6 triệu đồng.
• Thiết bị đã được sử dụng trong 2 năm.
• Trước khi bán, công ty đã chi 500.000 đồng để sửa chữa thiết bị, số tiền này đã được trả bằng tiền mặt.
• Công ty đã bán thiết bị với giá 8 triệu đồng, chưa bao gồm thuế GTGT 10% và chưa thu tiền từ khách hàng.

Dưới đây là cách hạch toán chính xác các nghiệp vụ liên quan đến thanh lý tài sản cố định của công ty BCD theo thông tin cung cấp:

Ghi giảm nguyên giá tài sản cố định:

• Nợ Tài khoản 214: 6.000.000
• Nợ Tài khoản 811: 18.000.000
• Có Tài khoản 211: 24.000.000

Giải thích: Ghi giảm tài sản cố định trên sổ sách bằng cách giảm nguyên giá tài sản cố định (Tài khoản 211) và ghi nhận hao mòn (Tài khoản 214) và giá trị còn lại (Tài khoản 811).

Ghi nhận chi phí liên quan đến hoạt động thanh lý tài sản cố định:

• Nợ Tài khoản 811: 500.000
• Có Tài khoản 111: 500.000

Giải thích: Ghi nhận chi phí sửa chữa tài sản cố định trước khi thanh lý vào tài khoản chi phí khác (Tài khoản 811). Số tiền này được thanh toán bằng tiền mặt, nên ghi giảm tiền mặt (Tài khoản 111).

Ghi nhận thu nhập từ hoạt động thanh lý tài sản cố định:

• Nợ Tài khoản 111: 8.800.000
• Có Tài khoản 333: 800.000
• Có Tài khoản 711: 8.000.000

Giải thích: Giá bán thiết bị là 8.000.000 đồng. Thuế GTGT 10% trên giá bán là 800.000 đồng. Tổng số tiền thu về từ thanh lý (chưa bao gồm thuế) là 8.000.000 đồng và đã bao gồm thuế là 8.800.000 đồng.

Việc hạch toán thanh lý tài sản cố định không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là một phần quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Thực hiện đúng quy trình hạch toán giúp doanh nghiệp đảm bảo sự minh bạch trong báo cáo tài chính, đồng thời tối ưu hóa việc quản lý tài sản và chi phí. Thông qua hướng dẫn chi tiết và các ví dụ cụ thể được cung cấp bởi Công ty Luật ACC, hy vọng rằng bạn đã có cái nhìn rõ ràng và đầy đủ về cách thực hiện các bước thanh lý tài sản cố định một cách hiệu quả.