Như một bản vẽ chi tiết cho công trình xây dựng, định biên nhân sự đóng vai trò nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp theo dõi, quản lý số lượng nhân viên hợp lý mà còn góp phần tối ưu hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và đưa tổ chức tiến tới thành công. Vậy thì định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc và quy trình thực hiện việc định biên nhân sự diễn ra như thế nào? Hãy cùng khám phá trong bài viết dưới đây của ACC để được giải đáp mọi thắc mắc.
Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc và quy trình thực hiện
1. Định biên nhân sự là gì?
Định biên nhân sự là việc xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng vị trí công việc trong tổ chức, đảm bảo đáp ứng đủ các điều kiện về năng lực, năng suất, kỹ năng phù hợp nhằm hoàn thành khối lượng công việc và mục tiêu chung của tổ chức. Nói cách khác, định biên nhân sự là bản mô tả chi tiết về số lượng nhân viên theo từng loại công việc, chức danh, trình độ chuyên môn, kỹ thuật, và các yêu cầu khác cần thiết cho hoạt động của tổ chức.
2. Điều kiện để định biên nhân sự là gì?
Khi tính định biên nhân sự, cả ở mức độ cấp công ty và cấp bộ phận đều cần có sự định rõ về vai trò, quyền hạn, và kỳ vọng về hiệu suất công việc. Đồng thời, cần phải hiểu rõ về tần suất thực hiện công việc và mức độ ứng dụng công nghệ trong quá trình làm việc.
Đối với cấp công ty
- Có định hướng chiến lược nhân sự rõ ràng: Xác định mục tiêu phát triển nguồn nhân lực ngắn hạn và dài hạn, bao gồm nhu cầu nhân lực, cơ cấu tổ chức, chính sách tuyển dụng, đào tạo, phát triển và đánh giá nhân lực. Dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai cho từng vị trí, phòng ban, dự án dựa trên tốc độ tăng trưởng doanh thu, thị trường lao động, công nghệ mới.
- Kế hoạch kinh doanh cụ thể: Bao gồm dự báo doanh thu, chi phí, lợi nhuận. Tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo định biên nhân sự không ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Đối với cấp bộ phận
- Xác định rõ vai trò, vị trí và quyền hạn công việc: Sử dụng mô tả công việc, bảng phân công nhiệm vụ để xác định rõ vai trò, vị trí và quyền hạn công việc của từng vị trí.
- Nắm bắt tần suất và quy trình thực hiện công việc: Phân tích quy trình công việc, thu thập dữ liệu về thời gian hoàn thành công việc để nắm bắt tần suất và quy trình thực hiện công việc.
- Xác định kỳ vọng về mức độ thành thạo và kết quả đầu ra: Sử dụng tiêu chí đánh giá năng lực, bảng mô tả tiêu chuẩn kỹ năng để xác định kỳ vọng về mức độ thành thạo và kết quả đầu ra của từng vị trí.
- Nắm rõ mức độ ứng dụng tự động hóa: Khảo sát các vị trí trong bộ phận để xác định mức độ ứng dụng tự động hóa trong công việc.
3. Nguyên tắc và cách tính định biên nhân sự
Định biên nhân sự là quá trình quan trọng trong quản lý nhân sự của một tổ chức. Để thực hiện việc này một cách hiệu quả, người quản lý cần áp dụng các nguyên tắc và phương pháp tính toán phù hợp.
Nguyên tắc 1: Tỷ lệ tương quan
Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất là tỷ lệ tương quan, nơi mà sự tương quan giữa các bộ phận, phòng ban quyết định số lượng nhân sự cần thiết cho từng bộ phận.
- Tỷ lệ tăng/giảm nhân sự: Tỷ lệ này phản ánh mối quan hệ trực tiếp giữa sự biến động doanh thu và nhu cầu nhân sự. Ví dụ: Doanh thu tăng 30% thì định biên nhân sự nên tăng 20% để đảm bảo năng lực đáp ứng công việc.
- Tương quan giữa các nhóm vị trí: Đối với vị trí trực tiếp và gián tiếp, tỷ lệ phổ biến thường là 65% cho nhóm vị trí trực tiếp (sản xuất, kinh doanh) và 35% cho nhóm vị trí gián tiếp (hành chính, hỗ trợ). Còn đối với quản lý và nhân viên, tỷ lệ thường là 15% cho nhóm quản lý và 85% cho nhóm nhân viên.
- Tương quan về nguồn ngân sách: Tỷ lệ chi phí/doanh thu giúp đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí cho nhân sự. Mức chi phí hợp lý thường dao động từ 70% đến 80% doanh thu. Đồng thời, phân bổ quỹ lương quản lý và nhân viên cũng là một phần quan trọng của tương quan nguồn ngân sách. Mức lương của nhóm quản lý chiếm từ 20% đến 30% tổng quỹ lương, đảm bảo sự công bằng và cân đối giữa các nhóm nhân sự trong tổ chức.
Nguyên tắc 2: Định mức lao động
Nguyên tắc thứ hai khi định biên nhân sự là định mức lao động, một yếu tố then chốt trong việc xác định số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết cho các nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức.
- Định mức theo khối lượng: Áp dụng cho các công việc sản xuất hoặc kinh doanh dịch vụ, với định mức tăng dần theo mức độ thành thạo của người lao động. Ví dụ: mức định mức có thể được xác định bằng cách đo lường số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà một nhân viên có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.
- Định mức theo hệ chỉ tiêu hiệu suất: Thường áp dụng cho khối kinh doanh, trong đó hiệu suất được đo lường thông qua các chỉ tiêu như doanh thu hoặc số lượng khách hàng. Ví dụ, một nhân viên có thể được giao nhiệm vụ đạt được một mức doanh thu nhất định trong một khoảng thời gian.
- Định mức theo thông lệ thao tác nghề nghiệp: Đánh giá dựa trên số lượng các nhiệm vụ cụ thể mà một nhân viên phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ, một nhân viên có thể được yêu cầu thực hiện một số lượng giao dịch hoặc báo cáo hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
- Định mức theo đối tượng phục vụ: Thường áp dụng cho các bộ phận gián tiếp như bộ phận hỗ trợ hoặc dịch vụ khách hàng. Số lượng nhân sự cần thiết được xác định dựa trên số lượng người dùng cuối mà họ phục vụ. Ví dụ, một bộ phận hỗ trợ có thể cần một nhân viên hỗ trợ cho mỗi một số lượng người dùng cố định.
Nguyên tắc 3: Tần suất và thời lượng
Theo nguyên tắc về tần suất và thời lượng, chủ doanh nghiệp cần phải xác định số lượng nhân sự cần thiết dựa trên cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ cụ thể.
- Định mức lao động theo hệ chỉ tiêu về hiệu suất: Thường áp dụng trong các bộ phận kinh doanh, mục tiêu là đạt được doanh thu hoặc số lượng khách hàng. Ví dụ, một nhân viên bán hàng có thể được giao nhiệm vụ liên hệ và tư vấn cho ít nhất 10 khách hàng mỗi ngày để đảm bảo doanh số bán hàng đạt yêu cầu.
-
Định mức theo thông lệ thao tác nghề nghiệp hoặc tần suất và khối lượng công việc: Đánh giá dựa trên số lượng công việc cụ thể mà một nhân viên phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ, một nhân viên báo cáo có thể được yêu cầu lập báo cáo doanh số và số lượng khách hàng tiềm năng cho quản lý hàng tuần.
Nguyên tắc tính định biên nhân sự
Phương pháp tính định biên nhân sự
Công tính định biên nhân sự không có một quy chuẩn chung, mà phụ thuộc vào các yếu tố cụ thể của từng trường hợp. Tuy nhiên, để giúp định ra một kế hoạch cơ bản, có thể áp dụng một công thức tổng quát như sau:
Số nhân viên cần tuyển = N * C * H
Trong đó:
- N: Số nhân viên cần cho một ca làm việc
- C: Số ca làm việc
- H: Hệ số bù trừ nhân sự
Ví dụ cụ thể:
Một cửa hàng mở cửa 8 tiếng mỗi ngày, bao gồm cả chủ nhật và các ngày lễ tết, và cần một ca làm việc. Theo Luật Lao động, một nhân viên được phép nghỉ tổng cộng 88 ngày một năm, trong đó có 52 ngày chủ nhật, 12 ngày phép năm và 24 ngày nghỉ bù cho các ngày lễ tết. Do đó, số ngày làm việc trong một năm của một nhân viên là: 365 - 88 = 277 ngày. Hệ số bù trừ nhân sự được tính bằng cách chia số ngày làm việc trong năm cho số ngày làm việc thực tế, tức là 365 / 277 = 1.32. Giả sử cửa hàng cần tuyển 2 nhân viên cho 1 ca làm việc mỗi ngày. Từ đó suy ra được phép tính như sau:
Số nhân viên cần tuyển = 2 * 1 * 1.32 = 2.64
Tuy nhiên, do không thể có một phần nhân viên, nên cửa hàng sẽ cần tuyển 3 nhân viên để đảm bảo đủ nhân lực cho mỗi ca làm việc.
Tóm lại, việc áp dụng các nguyên tắc và phương pháp tính định biên nhân sự là rất quan trọng để đảm bảo rằng tổ chức có đủ nhân lực và nguồn lực nhân sự cần thiết để thực hiện các hoạt động một cách hiệu quả và hiệu suất.
4. Quy trình xây dựng kế hoạch định biên nhân sự
Quy trình xây dựng kế hoạch định biên nhân sự là một quá trình phức tạp và cần được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo hiệu quả và phản ánh đúng nhu cầu của tổ chức. Quy trình này bao gồm các bước sau:
Bước 1: Dự báo nhu cầu về nguồn nhân lực
- Phân tích kế hoạch kinh doanh và chiến lược phát triển: Xác định mục tiêu doanh thu, thị phần, sản phẩm dịch vụ mới, v.v. để dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai.
- Phân tích cơ cấu tổ chức: Xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí, phòng ban, đảm bảo phù hợp với cấu trúc tổ chức và chức năng hoạt động của doanh nghiệp.
- Phân tích năng lực nhân sự hiện tại: Đánh giá trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ làm việc của nhân viên hiện có để xác định những vị trí cần bổ sung hoặc đào tạo.
Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
- Thu thập dữ liệu: Số lượng nhân viên, trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ làm việc, hiệu suất công việc, mức lương, phúc lợi, v.v.
- Phân tích dữ liệu: Sử dụng các phương pháp thống kê, đồ thị để đánh giá tình trạng dư thừa, thiếu hụt nhân lực, hiệu quả sử dụng nhân lực.
- Xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức: Đánh giá năng lực cạnh tranh của đội ngũ nhân sự so với thị trường, xác định nhu cầu đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.
Bước 3: Quyết định tăng hoặc cắt giảm nhân lực
Trên cơ sở phân tích nhu cầu và thực trạng nguồn lực, doanh nghiệp sẽ quyết định tăng hoặc cắt giảm nguồn nhân lực cho từng vị trí hoặc phòng ban. Quyết định này phải dựa trên những yếu tố như nhu cầu của tổ chức, tình hình thị trường lao động, và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Sau khi cân nhắc các yếu tố, đưa ra lựa chọn phương án phù hợp như tuyển dụng mới, đào tạo nội bộ, luân chuyển nhân sự, tinh giản biên chế, v.v.
Bước 4: Tổng hợp kế hoạch định biên nhân sự
Dựa trên các phương án phù hợp đã lựa chọn, tổng hợp các thông tin thu thập được để xây dựng kế hoạch định biên nhân sự chi tiết và hiệu quả. Kế hoạch này nên bao gồm các biện pháp tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên, và quản lý hiệu suất. Nó cũng nên được đánh giá và điều chỉnh thường xuyên để đảm bảo tính phù hợp trong mọi hoàn cảnh.
Bước 5: Thực hiện và đánh giá kết quả
Sau khi kế hoạch đã được xây dựng, bước quan trọng tiếp theo là triển khai thực hiện và đánh giá kết quả so với mục tiêu đã đặt ra. Nếu có sai lệch, doanh nghiệp cần phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp điều chỉnh để cải thiện hiệu quả thực hiện kế hoạch trong tương lai. Điều này đảm bảo rằng quy trình định biên nhân sự luôn được cải thiện và phù hợp với nhu cầu thực tế của tổ chức.
5. Các câu hỏi thường gặp
1. Cần tuân thủ điều kiện pháp lý gì khi tính định biên nhân sự?
Việc tính định biên nhân sự cần tuân thủ một số điều kiện pháp lý quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và công bằng trong công tác quản lý nhân sự. Dưới đây là một số điều kiện pháp lý chính cần lưu ý:
Luật Lao động:
- Luật Lao động quy định các nguyên tắc cơ bản về tuyển dụng, sử dụng lao động, bảo vệ quyền lợi của người lao động, trong đó có những quy định liên quan đến việc tính định biên nhân sự.
- Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về tỷ lệ lao động nữ, lao động trẻ, lao động có chuyên môn kỹ thuật cao, v.v. khi tính định biên nhân sự.
- Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng việc tính định biên nhân sự không vi phạm các quy định về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, v.v. cho người lao động.
Nghị định của Chính phủ:
- Chính phủ ban hành các Nghị định cụ thể hóa các quy định của Luật Lao động, trong đó có những Nghị định liên quan đến việc tính định biên nhân sự.
- Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định trong các Nghị định này khi tính định biên nhân sự.
Ví dụ: Nghị định số 149/2020/NĐ-CP quy định về việc quản lý lao động trong các doanh nghiệp sử dụng lao động, trong đó có quy định về việc tính định biên nhân sự cho các doanh nghiệp này.
Quyết định của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội:
- Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành các Quyết định hướng dẫn cụ thể cho việc thực hiện các quy định của Luật Lao động và Nghị định của Chính phủ về việc tính định biên nhân sự.
- Doanh nghiệp cần tuân thủ các hướng dẫn trong các Quyết định này khi tính định biên nhân sự.
Ví dụ: Quyết định số 23/2023/QĐ-BLĐTBXH quy định về hướng dẫn việc xây dựng, áp dụng định biên nhân sự trong các doanh nghiệp, cơ sở sự nghiệp, đơn vị hành chính sự nghiệp, trong đó có quy định về cách thức tính toán định biên nhân sự cho các doanh nghiệp.
Hợp đồng lao động:
- Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp về các điều kiện lao động, trong đó có thể có những quy định liên quan đến việc tính định biên nhân sự.
- Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về định biên nhân sự được ghi trong hợp đồng lao động.
Ví dụ: hợp đồng lao động có thể quy định về số lượng nhân viên tối đa mà doanh nghiệp được phép tuyển dụng cho một vị trí công việc nhất định.
Ngoài các điều kiện pháp lý nêu trên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến các quy định của địa phương về việc tính định biên nhân sự. Doanh nghiệp có thể liên hệ với cơ quan quản lý nhà nước về lao động tại địa phương để được tư vấn cụ thể về những quy định này.
2. Việc xây dựng định biên nhân sự hiệu quả có thể đem lại lợi ích gì?
Việc xây dựng định biên nhân sự hiệu quả mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Dưới đây là một số lợi ích tiêu biểu:
- Hỗ trợ chiến lược phát triển: Định biên nhân sự là nền tảng cho việc xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp, đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng mục tiêu phát triển chung.
- Tăng cường hiệu quả quản lý: Việc quản lý nhân sự sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn khi có định biên nhân sự rõ ràng.
- Tạo công bằng trong tuyển dụng và thăng tiến: Định biên nhân sự giúp đảm bảo công bằng trong tuyển dụng và thăng tiến dựa trên năng lực và phẩm chất của nhân viên.
- Nâng cao năng suất lao động: Khi nhân viên được bố trí đúng vị trí công việc phù hợp với năng lực, họ sẽ có động lực và hiệu quả công việc cao hơn.
- Tạo môi trường làm việc ổn định: Định biên nhân sự góp phần tạo môi trường làm việc ổn định cho nhân viên, từ đó thu hút và giữ chân nhân tài.
3. Những phần mềm nào được dùng cho việc định biên nhân sự?
Việc quản lý định biên nhân sự thủ công có thể gặp nhiều khó khăn và tốn kém thời gian, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn. Do đó, việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý định biên nhân sự là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa quy trình quản lý. Dưới đây là một số phần mềm phổ biến được sử dụng cho việc định biên nhân sự:
- Misa AMIS: Đây là một phần mềm quản lý nhân sự toàn diện, cung cấp chức năng quản lý định biên nhân sự mạnh mẽ. Nó giúp doanh nghiệp xây dựng, cập nhật và theo dõi định biên nhân sự theo từng phòng ban, vị trí công việc.
- BambooHR: Là một phần mềm quản lý nhân sự đám mây, có chức năng quản lý định biên nhân sự mạnh mẽ. Nó giúp tự động hóa các quy trình quản lý định biên nhân sự và cung cấp báo cáo trực quan để giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chiến lược.
- iHRM: Phần mềm này được phát triển bởi FPT Software, phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam. Nó cung cấp chức năng quản lý định biên nhân sự linh hoạt và tự động tính toán các chỉ số nhân sự quan trọng.
- FastWork: Là một phần mềm quản lý nguồn nhân lực chuyên sâu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực. Nó cung cấp chức năng quản lý định biên nhân sự hiệu quả và tự động hóa các quy trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự.
- Odoo: Là một phần mềm quản trị doanh nghiệp nguồn mở, có chức năng quản lý định biên nhân sự. Nó giúp doanh nghiệp xây dựng, cập nhật và theo dõi định biên nhân sự theo từng vị trí công việc.
Các phần mềm hỗ trợ định biên nhân sự>> Đọc thêm bài viết Tổng hợp các phần mềm quản lý nhân sự uy tín hiện nay để cập nhật thêm thông tin liên quan đến phần mềm quản lý nhân sự.
Hy vọng những thông tin cung cấp từ bài viết trên có thể giúp cho bạn hiểu được định biên nhân sự là gì và cách để lập ra kế hoạch định biên nhân sự hiệu quả. Nếu còn bất kỳ điều gì thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!