Quy định về con dấu và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Trong quá trình hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, quy định về con dấu và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận tính hợp pháp và minh bạch của các doanh nghiệp. ACC sẽ đi vào chi tiết về quy định về con dấu và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nhằm mang lại thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp và nhà quản lý.

I. Con dấu doanh nghiệp là gì?

Căn cứ Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về con dấu doanh nghiệp như sau:

" Điều 43. Dấu của doanh nghiệp

1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật."

Như vậy, con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp, nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Con dấu là đại diện pháp lý của tổ chức đó, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận.

II. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là gì?

Căn cứ theo khoản 15, điều 4, luật doanh nghiệp 2020, định nghĩa về giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:

“15. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử ghi lại những thông tin về đăng ký doanh nghiệp mà Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp.”

Như vậy, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hay giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản được cấp bởi cơ quan đăng ký kinh doanh. Trong đó ghi lại những thông tin về đăng ký doanh nghiệp và được cấp cho doanh nghiệp. Dùng để hợp pháp hóa các hoạt động của doanh nghiệp.

III. Quy định về con dấu doanh nghiệp và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

1. Quy định về con dấu doanh nghiệp

Trước đây, doanh nghiệp thường chỉ sử dụng một con dấu duy nhất. Tuy nhiên, hiện nay, doanh nghiệp có quyền quyết định về số lượng con dấu mà họ muốn sử dụng. Tất cả các con dấu của doanh nghiệp phải đồng nhất về hình thức và nội dung.

Doanh nghiệp có tự do lựa chọn hình thức cho con dấu của mình. Đối với hình dáng, con dấu có thể có nhiều loại như hình tròn, hình vuông, hình tam giác, hình chữ nhật, và các hình đa giác khác. Màu sắc cũng không bị ràng buộc, doanh nghiệp có thể sử dụng bất kỳ màu mực nào, từ xanh, đỏ, tím, vàng, cam, đến đen hoặc màu tím. Kích thước của con dấu cũng có thể linh hoạt, từ nhỏ như cái nắp chai bia đến lớn như cái bát.

Hiện nay, doanh nghiệp hoàn toàn tự quyết định về nội dung của con dấu mà không bị ràng buộc bởi yêu cầu trước đây về việc phải có hai thông tin là Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Điều này mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp, họ có thể thêm vào con dấu các nội dung như logo, slogan, hoặc các thông tin khác một cách tuỳ ý.

Quản lý và sử dụng con dấu hoàn toàn là quyền của doanh nghiệp, không còn chịu sự can thiệp của cơ quan công an như trước đây. Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về việc lưu giữ con dấu ở đâu, sử dụng con dấu trong các trường hợp nào, và cách thức đóng dấu ra sao. Con dấu vẫn được công nhận là một biểu tượng có giá trị trong các văn bản pháp lý.

2. Quy định về giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

• Điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Thẩm quyền cấp, thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Trường hợp, thủ tục đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Mẫu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Thủ tục thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

>> Tham khảo thêm về quy định Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh tại 7 quy định về giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là gì?

3. Mối quan hệ giữa con dấu doanh nghiệp và Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là căn cứ để doanh nghiệp khắc con dấu.
• Con dấu doanh nghiệp được sử dụng để ký kết hợp đồng, văn bản, tài liệu quan trọng trên đó có ghi thông tin về giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

IV. Cơ quan đăng ký mẫu con dấu là gì?

Tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP có quy định như sau:

"Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
...
10. Cơ quan đăng ký mẫu con dấu là cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước."

Chiếu theo quy định này, cơ quan đăng ký mẫu con dấu là cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

V. Câu hỏi thường gặp

1. Con dấu có giá trị như thế nào trong các văn bản pháp lý?

Con dấu được công nhận là một biểu tượng có giá trị trong các văn bản pháp lý.

2. Màu sắc của con dấu có bị ràng buộc không?

Không. Doanh nghiệp có tự do sử dụng bất kỳ màu mực nào cho con dấu của mình.

3. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chứa những thông tin gì?

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh chứa thông tin về đăng ký thành lập doanh nghiệp, bao gồm Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số doanh nghiệp, và thông tin khác liên quan.

Trong bối cảnh pháp luật liên tục thay đổi và cải tiến, quy định về con dấu và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và pháp lý của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ và tuân thủ đúng các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả mà còn tạo điều kiện thuận lợi hơn trong giao dịch và hợp tác với các đối tác kinh doanh. Đồng thời, việc áp dụng các quy định mới nhất cũng là cơ hội để nâng cao chất lượng quản lý và tạo sự tin cậy cho doanh nghiệp trên thị trường.