Con dấu doanh nghiệp là gì? Các cách đóng dấu năm 2024 mới nhất

1. Con dấu doanh nghiệp là gì?

Con dấu doanh nghiệp là công cụ doanh nghiệp sử dụng để xác nhận các văn bản, giấy tờ do mình phát hành, nhằm khẳng định giá trị pháp lý của các tài liệu đó. Nói cách khác, những hợp đồng, giao dịch của công ty phải được đóng dấu thì mới phát sinh hiệu lực, nếu không thì vô hiệu.

Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về con dấu của doanh nghiệp như sau:
"Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Về việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật."
Vậy con dấu doanh nghiệp bao gồm con dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Vì sự phát triển nhanh chóng của thông tin điện tử; yêu cầu về giao dịch nhanh, xuyên biên giới, rút gọn các thủ tục hành chính nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thực hiện công việc kinh doanh, ngoài con dấu truyền thống được làm ở cơ sở khắc dấu thì chữ ký số cũng được xem là con dấu chính thức, có đầy đủ giá trị pháp lý. Hiện nay, nước ta có một số tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số mà doanh nghiệp có thể lựa chọn như Viettel, VNPT, FPT,... Đây là một đổi mới hết sức tiến bộ, không chỉ góp phần hỗ trợ doanh nghiệp rút gọn thủ tục kinh doanh mà còn thể hiện sự hội nhập vài xu hướng phát triển chung của thế giới.

2. Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu doanh nghiệp

2.1. Thẩm quyền quyết địnhTheo quy định tại Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, thẩm quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung con dấu là: Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần (trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác). Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm:
Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, mầu mực dấu.Số lượng con dấu.Quy định về quản lý và sử dụng con dấu. 
2.2. Mẫu con dấu Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
 
2.3. Nội dung con dấuThông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp trong nội dung mẫu con dấu thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020, có nghĩa là doanh nghiệp không được đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký được quy định tại Điều 41 của Luật này. Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp, trừ các trường hợp quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP.
 
2.4. Hình ảnh, ngôn ngữ không được sử dụng trong nội dung mẫu con dấuTheo quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:
Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp. Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu.  Cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm thẩm tra nội dung con dấu của doanh nghiệp khi giải quyết thủ tục thông báo mẫu con dấu cho doanh nghiệp. 

3. Các cách đóng dấu theo quy định pháp luật mới nhất

 Đối với các văn bản hành chính, bên cạnh hình thức văn bản, nội dung văn bản hay chữ ký của người có thẩm quyền thì đóng dấu là một phần không thể thiếu. Tuy nhiên, mỗi con dấu trên văn bản đều có tên gọi riêng và mang một đặc điểm khác biệt. Hiện nay, việc sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Nghị định 99/2016 NĐ-CP và 30/2020 NĐ-CP, tùy từng loại dấu mà có cách đóng khác nhau.
 
3.1. Cách đóng dấu chữ kýDấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
Điều 32,33 Nghị định 30/2020 NĐ-CP quy định khi đóng dấu chữ ký cần lưu ý:
Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. 
3.2. Cách đóng dấu treoDấu treo là dùng con dấu doanh nghiệp đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
Cách thức đóng dấu treo sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định chứ không có quy chuẩn theo luật định. Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020 NĐ-CP.
Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.

 
3.3. Cách đóng dấu giáp laiDấu giáp lai là việc đóng dấu lên tất cả các tờ của văn bản đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung hoặc giải mạo. Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể.

Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các giấy tờ; mỗi dấu đóng tối đa năm tờ văn bản theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Mọi người cũng hỏi

Câu hỏi 1: Con dấu là gì?

Trả lời: Con dấu (hoặc dấu) là một dụng cụ thường được sử dụng để đóng dấu lên giấy tờ hoặc tài liệu để xác nhận tính chính thức hoặc quyền lực của một cá nhân hoặc tổ chức.

Câu hỏi 2: Con dấu có chức năng gì?

Trả lời: Con dấu có các chức năng chính sau:

1. Xác nhận tính chính thức: Con dấu thường được sử dụng để xác nhận tính chính thức của văn bản, hợp đồng, hoặc tài liệu.

2. Bảo mật và chống giả mạo: Sử dụng con dấu có thể giúp ngăn chặn việc sao chép, giả mạo hoặc thay đổi tài liệu một cách trái phép.

3. Xác định nguồn gốc: Con dấu thường mang thông tin về người đại diện hoặc tổ chức, giúp xác định nguồn gốc của tài liệu.

4. Thể hiện quyền lực: Con dấu cũng thể hiện quyền lực hoặc địa vị của người hoặc tổ chức đóng dấu.

Câu hỏi 3: Ai có thể sử dụng con dấu?

Trả lời: Con dấu thường được sử dụng bởi các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan chính phủ, và các tổ chức phi chính phủ. Mỗi loại con dấu có thể được thiết kế để phù hợp với mục đích và yêu cầu cụ thể của người sử dụng.

Câu hỏi 4: Thủ tục để làm con dấu là gì?

Trả lời: Thủ tục để làm con dấu có thể khác nhau tùy theo quốc gia và khu vực, nhưng thường bao gồm các bước sau:

1. Chọn loại con dấu: Chọn loại con dấu cần làm, bao gồm dấu cá nhân, dấu doanh nghiệp, dấu công ty, v.v.

2. Thiết kế con dấu: Chuẩn bị thiết kế cho con dấu, bao gồm tên, logo hoặc thông tin cần hiển thị trên con dấu.

3. Đăng ký và xin cấp phép: Nộp đơn xin cấp phép làm con dấu tại cơ quan quản lý, thường là cơ quan quản lý địa phương hoặc cơ quan quản lý doanh nghiệp.

4. Nhận con dấu và sử dụng: Sau khi được cấp phép, bạn có thể nhận con dấu và bắt đầu sử dụng nó để đóng dấu lên các tài liệu chính thức.