Hướng dẫn cách viết hoá đơn cho hộ kinh doanh cá thể

Khi hoạt động kinh doanh trở nên phổ biến và quy mô ngày càng mở rộng, việc quản lý và ghi chép các giao dịch trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Đối với hộ kinh doanh cá thể, việc viết hóa đơn không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý mà còn là công cụ giúp duy trì sự minh bạch và chính xác trong các hoạt động tài chính. Trong bài viết sau hãy cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu về Hướng dẫn cách viết hoá đơn cho hộ kinh doanh cá thể để bạn có nhiều thêm một sự lựa chọn khi cần đến.

Hướng dẫn cách viết hoá đơn cho hộ kinh doanh cá thể

1. Hoá đơn là gì?

Hóa đơn là một chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, dùng để ghi nhận việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và xác nhận nghĩa vụ thuế của người bán. Hóa đơn thường bao gồm các thông tin cần thiết như sau:

• Thông tin của bên bán: Tên doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế, và số tài khoản ngân hàng nếu cần.
  
• Thông tin của bên mua: Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), và các thông tin liên quan đến việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ.
  
• Thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ: Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, và các thông tin liên quan khác.
  
• Thông tin về thuế: Số tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có), tổng số tiền thanh toán, và các chi tiết về thuế khác.
  
• Số hóa đơn và ngày tháng: Mỗi hóa đơn đều có một số duy nhất và ngày tháng phát hành, giúp theo dõi và quản lý dễ dàng hơn.

2. Những đối tượng được phép sử dụng hóa đơn bán hàng

Theo Khoản 2 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng được quy định là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân với các mục đích và hoạt động cụ thể sau:

Đối với tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa: Đây là hóa đơn được sử dụng cho các giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ mà không thuộc trường hợp xuất khẩu hay vận chuyển quốc tế.
• Hoạt động vận tải quốc tế: Dành cho các giao dịch liên quan đến vận tải hàng hóa hoặc dịch vụ vận tải quốc tế.
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu: Hóa đơn này được dùng khi hàng hóa được xuất vào khu vực phi thuế quan hoặc các trường hợp khác mà pháp luật coi là xuất khẩu.
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài: Hóa đơn sử dụng cho các giao dịch xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho các tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.

Đối với tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan:

• Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa: Hóa đơn này dùng khi hàng hóa hoặc dịch vụ từ khu phi thuế quan được bán vào thị trường nội địa.
• Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau: Sử dụng khi có giao dịch giữa các tổ chức hoặc cá nhân trong cùng khu phi thuế quan.
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài: Hóa đơn này cũng áp dụng cho các giao dịch xuất khẩu từ khu phi thuế quan ra nước ngoài.

Lưu ý: Trên hóa đơn bán hàng của tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi thực hiện các giao dịch nêu trên, cần ghi rõ thông tin “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” để phân biệt với các loại hóa đơn khác.

3. Hướng dẫn cách viết hoá đơn cho hộ kinh doanh cá thể

Để hóa đơn bán hàng được công nhận là hợp lệ, cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thời gian liên quan đến các hoạt động giao dịch cụ thể. Dưới đây là các đầu mục về thời gian mà hóa đơn bán hàng phải tuân thủ:

3.1 Đầu mục về thời gian:

Hoạt động bán hàng:

Ngày chuyển giao quyền sở hữu và sử dụng hàng hóa: Đây là ngày mà quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua. Ngày này là mốc thời gian chính xác để ghi trên hóa đơn bán hàng, xác định thời điểm mà giao dịch được hoàn tất về mặt quyền sở hữu hàng hóa.

Hoạt động cung cấp dịch vụ:

Ngày hoàn thành cung cấp dịch vụ cho người mua: Đây là ngày mà dịch vụ được cung cấp hoàn chỉnh và người mua đã nhận được dịch vụ. Ngày này cần được ghi rõ trên hóa đơn để phản ánh chính xác thời điểm mà dịch vụ được hoàn tất.

Hoạt động xây dựng:

Ngày nghiệm thu và bàn giao hạng mục và công trình thi công: Trong trường hợp hoạt động xây dựng, ngày nghiệm thu và bàn giao công trình hoặc hạng mục xây dựng là thời điểm chính thức mà công trình được kiểm tra và bàn giao cho chủ đầu tư. Đây là thời điểm quan trọng để ghi trên hóa đơn, xác định ngày hoàn tất công việc xây dựng.

3.2 Thông tin về người bán

Đơn vị bán hàng:

Ghi tên của công ty bán hàng: Trên hóa đơn, cần ghi rõ tên đầy đủ của công ty hoặc đơn vị cung cấp, bán hàng. Tên này phải trùng khớp với tên đăng ký kinh doanh của công ty theo giấy phép.

Mã số thuế:

Ghi mã số thuế của bên cung cấp, bán hàng: Mã số thuế là số đăng ký thuế của công ty hoặc tổ chức bán hàng. Đây là số quan trọng giúp xác định danh tính của đơn vị bán hàng và là yêu cầu bắt buộc trên hóa đơn.

Địa chỉ:

Ghi địa chỉ của bên cung cấp, bán hàng theo giấy phép đã đăng ký kinh doanh: Địa chỉ ghi trên hóa đơn phải trùng với địa chỉ đăng ký kinh doanh của công ty hoặc đơn vị bán hàng. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của thông tin.

Điện thoại/Fax:

Ghi số điện thoại, số fax của bên cung cấp, bán hàng: Số điện thoại và số fax giúp liên lạc dễ dàng với bên bán hàng nếu cần thiết. Đây là thông tin quan trọng để khách hàng có thể liên hệ khi cần giải quyết vấn đề liên quan đến hóa đơn.

Số tài khoản:

Ghi số tài khoản giao dịch của bên cung cấp, bán hàng đã đăng ký với cơ quan thuế trước đó theo mẫu 08: Số tài khoản ngân hàng mà bên bán hàng sử dụng để giao dịch tài chính cũng cần được ghi trên hóa đơn. Số tài khoản này phải được đăng ký với cơ quan thuế và là thông tin quan trọng cho các giao dịch tài chính.

3.3 Thông tin về người mua hàng

Họ tên người mua hàng:

Ghi đầy đủ họ tên của người mua hàng: Cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về tên của người mua hàng. Nếu người mua không yêu cầu hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, ghi rõ nội dung là “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp thông tin”.

Tên đơn vị:

• Ghi đầy đủ tên hoặc tên viết tắt của bên mua hàng theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế: Tên đơn vị mua hàng phải trùng khớp với tên đăng ký kinh doanh hoặc tên pháp lý của tổ chức mua hàng.

Mã số thuế:

Ghi mã số thuế của bên mua hàng: Mã số thuế giúp xác định chính xác đơn vị mua hàng và là thông tin cần thiết cho các giao dịch tài chính và thuế.

Địa chỉ:

Ghi địa chỉ chính xác của bên mua hàng theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Địa chỉ trên hóa đơn phải trùng với địa chỉ đã đăng ký của đơn vị mua hàng để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.

Hình thức thanh toán:

Ghi “CK” đối với giao dịch mua hàng được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, ghi “TM” đối với giao dịch được thực hiện thanh toán bằng tiền mặt. Nếu hình thức thanh toán chưa xác định, ghi chú là “CK/TM”.

3.4 Thông tin loại hàng hóa, dịch vụ

Số thứ tự :

Ghi số thứ tự tăng dần (1,2,3…) của các loại hàng hóa, dịch vụ dựa trên căn cứ của bản hợp đồng: Số thứ tự giúp phân biệt các loại hàng hóa hoặc dịch vụ trong hóa đơn.

Tên hàng hóa, dịch vụ:

Ghi chi tiết, đầy đủ tên gọi, ký hiệu hay mã xác định của từng loại hàng hóa/dịch vụ bán ra Tên hàng hóa hoặc dịch vụ phải trùng khớp với tên khi mua vào để đảm bảo sự chính xác. 

Đơn vị tính:

Ghi đơn vị tính của hàng hóa bán ra giống với đơn vị tính khi mua vào: Ví dụ: kg, lít, cái, bộ, v.v.

Số lượng:

Ghi số lượng của từng hàng hóa/dịch vụ được bán ra: Số lượng chính xác của hàng hóa hoặc dịch vụ cung cấp.

Đơn giá:

Ghi giá bán đối với 1 đơn vị sản phẩm chưa bao gồm thuế GTGT: Đơn giá cần được ghi rõ và phải phù hợp với giá thỏa thuận.

Thành tiền:

Ghi tổng số tiền (Thành tiền = đơn giá x số lượng): Tính toán tổng tiền hàng hóa hoặc dịch vụ trước thuế.

Cộng tiền hàng:

Ghi thành tổng tiền thanh toán: Tổng số tiền của tất cả các hàng hóa hoặc dịch vụ. 

Thuế suất thuế GTGT:

Ghi mức thuế suất của từng loại hàng hóa, dịch vụ là 0%, 5%, 10% tùy từng mặt hàng: Mức thuế suất GTGT cần được ghi chính xác theo quy định. 

Tiền thuế GTGT:

Ghi tiền thuế GTGT (thuế GTGT = Cộng tiền hàng x Thuế suất thuế GTGT): Tính toán số tiền thuế GTGT dựa trên tỷ lệ thuế suất và tổng tiền hàng.

Người mua hàng:

Người đi mua hàng ký và ghi rõ đầy đủ họ tên: Đảm bảo rằng người mua hàng ký vào hóa đơn và ghi rõ họ tên để xác nhận giao dịch.

Người bán hàng:

Người cung cấp, bán hàng ký và ghi đầy đủ họ tên: Đảm bảo rằng người bán hàng ký vào hóa đơn và ghi rõ họ tên để xác nhận giao dịch.

4. Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh cá thể

Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh cá thể

Ba trường hợp hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, ba trường hợp hộ kinh doanh cá thể phải sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai: Đối tượng này phải sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện các giao dịch, thay vì hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp tăng tính chính xác và giảm thiểu rủi ro trong quản lý thuế.
  
• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán: Nếu có yêu cầu dùng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. Điều này nhằm đáp ứng nhu cầu phát hành hóa đơn mà vẫn tuân thủ quy định về thuế.
  
• Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh: Trong trường hợp này, nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. Quy định này áp dụng để bảo đảm việc kê khai và nộp thuế chính xác và đúng hạn.
  

Trường hợp chưa bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Khoản 2 Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, một số hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn có thể được sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng khi:

• Không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử: Điều này có thể do điều kiện cơ sở hạ tầng chưa đáp ứng yêu cầu về công nghệ thông tin.
  
• Không có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: Hộ kinh doanh không có đủ điều kiện để thiết lập cơ sở hạ tầng cần thiết cho việc sử dụng hóa đơn điện tử.
• Không có hệ thống phần mềm kế toán: Việc thiếu hệ thống phần mềm kế toán có thể cản trở khả năng sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử.
  
• Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử: Nếu không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để truyền dữ liệu đến cơ quan thuế và người mua, thì hộ kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn giấy.
  

Thời hạn 12 tháng được quy định như sau:

• Đối với hộ kinh doanh hoạt động từ trước 01/7/2022: Thời hạn 12 tháng sẽ được tính từ ngày 01/7/2022.
  
• Đối với hộ, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/7/2022: Thời hạn 12 tháng tính từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn.
  

Quy định với hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền

Theo Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc, dịch vụ vui chơi, giải trí, có thể chọn sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
  
• Hóa đơn điện tử có thể là hóa đơn có mã hoặc hóa đơn không có mã, tùy thuộc vào lựa chọn của hộ kinh doanh và khả năng kết nối với cơ quan thuế.
  

Những quy định này nhằm đảm bảo việc quản lý thuế hiệu quả, minh bạch và phù hợp với sự phát triển công nghệ trong công tác quản lý hóa đơn và thuế.

5. Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cá thể

Đăng ký hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Trường hợp 1: Hộ kinh doanh ở khu vực khó khăn và đặc biệt khó khăn

• Bước 1: Đăng nhập vào trang Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử.
• Bước 2: Chọn chức năng để sử dụng hóa đơn điện tử.
• Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của hệ thống và nhấn gửi.

Sau khi gửi tờ khai, hệ thống sẽ phản hồi qua email trong vòng 15 phút. Nếu tờ khai được chấp nhận, hộ kinh doanh sẽ nhận email chứa tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử.

Trường hợp 2: Các trường hợp còn lại

• Bước 1: Truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà hộ kinh doanh đã lựa chọn.
• Bước 2: Chọn mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT phụ lục IA theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và kê khai thông tin đăng ký hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Theo Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau khi tờ khai được chấp nhận, hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế nếu chưa sử dụng.

Đăng ký hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán

• Hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Chi cục thuế nơi hoạt động kinh doanh.
• Hộ kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Chi cục thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh.

Quy trình xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Bước 1: Chuẩn bị cơ sở hạ tầng cần thiết

• Hệ thống thiết bị: Máy tính hoặc laptop có kết nối mạng internet.
• Hòm thư điện tử: Để nhận và gửi hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lựa chọn và đăng ký phần mềm hóa đơn điện tử

• Chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu.
• Đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử: Đảm bảo phần mềm đáp ứng các yêu cầu về tính năng và bảo mật.
• Đăng ký chữ ký số: Đăng ký chữ ký số theo mã số thuế của hộ kinh doanh để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn.

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

• Gửi hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử: Đến cơ quan thuế quản lý để hoàn tất thủ tục.

Bước 4: Xuất hóa đơn điện tử

• Thực hiện trên phần mềm: Thực hiện việc xuất hóa đơn điện tử bằng phần mềm đã đăng ký.
• Thêm mới hóa đơn: Nhập thông tin vào hóa đơn điện tử.
• Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng: Sau khi xuất hóa đơn, gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng qua email hoặc các phương thức điện tử khác.

Quá trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, tăng cường tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật về thuế.

6. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể cần lưu giữ trong bao lâu?

Theo quy định, hóa đơn cần được lưu giữ ít nhất 10 năm để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra thuế và các mục đích pháp lý khác.

Hóa đơn điện tử có khác gì so với hóa đơn giấy không? 

Hóa đơn điện tử được phát hành và lưu trữ dưới dạng số, có thể gửi qua email hoặc các phương tiện điện tử khác, và có chữ ký điện tử. Hóa đơn giấy là bản in ra và phải có chữ ký của người đại diện hộ kinh doanh. Hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu việc lưu trữ tài liệu giấy và tăng tính chính xác, nhanh chóng trong quản lý và giao dịch. 

Hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể có thể lập bằng tay không? 

Hiện nay, hóa đơn phải được lập bằng máy tính hoặc phần mềm kế toán theo quy định về hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nếu hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn giấy thì có thể viết tay, nhưng cần đảm bảo đầy đủ các thông tin quy định và phải được cơ quan thuế cấp.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Hướng dẫn cách viết hoá đơn cho hộ kinh doanh cá thể. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.