Hướng dẫn hủy hóa đơn hộ kinh doanh

Việc hủy hóa đơn là thao tác cần thiết trong hoạt động kinh doanh của các hộ kinh doanh, nhằm điều chỉnh sai sót hoặc đáp ứng nhu cầu thay đổi trong quá trình giao dịch. Tuy nhiên, quy trình hủy hóa đơn cho hộ kinh doanh có thể có nhiều điều chỉnh so với doanh nghiệp, tiềm ẩn nhiều thắc mắc và khó khăn cho người thực hiện. Trong bài viết sau hãy cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu về Hướng dẫn hủy hóa đơn hộ kinh doanh để bạn có nhiều thêm một sự lựa chọn khi cần đến.

Hướng dẫn hủy hóa đơn hộ kinh doanh

1. Hủy hóa đơn là gì? 

Căn cứ khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, như sau: “Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng”. Như vậy, hủy hóa đơn được hiểu là việc làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng.

2. Hướng dẫn hủy hóa đơn hộ kinh doanh

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ hủy hóa đơn

• Tiếp nhận hồ sơ: Khi hộ kinh doanh có nhu cầu hủy hóa đơn, họ phải nộp đầy đủ hồ sơ hủy hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế. Hồ sơ này thường bao gồm: đơn đề nghị hủy hóa đơn, các bản sao hóa đơn cần hủy, và các tài liệu liên quan khác.
• Kiểm tra tính hợp lệ: Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận hồ sơ và bắt đầu quá trình kiểm tra. Việc kiểm tra bao gồm: xác minh tính chính xác và đầy đủ của các tài liệu trong hồ sơ, kiểm tra các thông tin trên hóa đơn cần hủy có đúng quy định và hợp lệ hay không.
• Thông báo kết quả kiểm tra: Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan thuế sẽ thông báo cho hộ kinh doanh về những thiếu sót, sai sót cần bổ sung hoặc chỉnh sửa. Hộ kinh doanh phải thực hiện các điều chỉnh cần thiết và nộp lại hồ sơ cho cơ quan thuế.

Bước 2: Hủy hóa đơn và cấp giấy chứng nhận

• Thực hiện hủy hóa đơn trong hệ thống: Sau khi xác định hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy hóa đơn trong hệ thống quản lý thuế. Quá trình này bao gồm việc cập nhật trạng thái của các hóa đơn cần hủy trong hệ thống, đảm bảo rằng các hóa đơn này không còn giá trị sử dụng và được ghi nhận là đã hủy.
• Cấp giấy chứng nhận hủy hóa đơn: Sau khi hủy hóa đơn, cơ quan thuế sẽ lập và cấp giấy chứng nhận hủy hóa đơn cho hộ kinh doanh. Giấy chứng nhận này là bằng chứng chính thức xác nhận việc hủy hóa đơn đã được thực hiện hợp lệ và thành công.

Bước 3: Lưu giữ giấy chứng nhận và các hồ sơ liên quan

• Lưu giữ giấy chứng nhận hủy hóa đơn: Hộ kinh doanh cần lưu giữ giấy chứng nhận hủy hóa đơn cùng với các tài liệu liên quan khác. Việc lưu giữ này nhằm mục đích kiểm tra, đối chiếu trong trường hợp có yêu cầu từ cơ quan thuế hoặc trong các cuộc kiểm toán.
• Tuân thủ quy định lưu giữ hồ sơ: Hộ kinh doanh phải tuân thủ các quy định về thời gian lưu giữ hồ sơ theo quy định của pháp luật. Thông thường, thời gian này kéo dài ít nhất là 10 năm, tùy thuộc vào từng loại hồ sơ và quy định cụ thể của từng ngành, lĩnh vực.

3. Mức phạt khi vi phạm hủy hóa đơn hộ kinh doanh

Theo quy định tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định về việc quản lý hóa đơn, mức phạt vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm về hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hộ kinh doanh như sau:

Phạt tiền:

• Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định.
• Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 06 đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định.
• Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc đến 01 tháng, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định.
• Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 tháng đến 02 tháng, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định.
• Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn trên 02 tháng, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định.

Biện pháp khắc phục hậu quả:

• Buộc hủy hóa đơn đã hủy, tiêu hủy sai quy định.
• Buộc lập và nộp hóa đơn thay thế theo quy định.

4. Thời hạn hủy hóa đơn hộ kinh doanh

Thời hạn hủy hóa đơn hộ kinh doanh

Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về quản lý hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn đối với hộ kinh doanh như sau:

Hóa đơn điện tử:

• Hủy trong ngày phát hành: Hộ kinh doanh có thể tự hủy hóa đơn điện tử trong ngày phát hành mà không cần thông báo với cơ quan thuế.
• Hủy sau ngày phát hành: Hủy trong vòng 05 ngày làm việc, kể từ ngày phát hành: Hộ kinh doanh có thể tự hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm kê khai hóa đơn điện tử mà không cần thông báo với cơ quan thuế; Hủy sau 05 ngày làm việc, kể từ ngày phát hành: Hộ kinh doanh cần thực hiện theo quy trình sau: Nộp hồ sơ hủy hóa đơn: Hồ sơ bao gồm: biên bản hủy hóa đơn, hóa đơn điện tử cần hủy (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực), cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ: Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử và cấp giấy chứng nhận hủy hóa đơn cho hộ kinh doanh.

Hóa đơn giấy:

• Hộ kinh doanh chỉ được hủy hóa đơn giấy trong vòng 15 ngày, kể từ ngày lập hóa đơn.
• Quy trình hủy hóa đơn giấy: Nộp hồ sơ hủy hóa đơn: Hồ sơ bao gồm: biên bản hủy hóa đơn, hóa đơn giấy cần hủy (bản gốc); Cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ: Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ đóng dấu xác nhận hủy hóa đơn trên hóa đơn giấy và cấp giấy chứng nhận hủy hóa đơn cho hộ kinh doanh.

5. Một số quy định cần lưu ý khi hủy hóa đơn hộ kinh doanh

Quy định cần lưu ý khi hủy hóa đơn hộ kinh doanh:

Lý do chính đáng:

• Hộ kinh doanh chỉ được hủy hóa đơn khi có lý do chính đáng, được cơ quan thuế chấp thuận. Một số lý do chính đáng bao gồm: Hóa đơn ghi sai thông tin (tên người mua, người bán, số lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ,...); Hóa đơn đã bị rách, nát, mờ, không thể sử dụng; Hóa đơn lập sai loại hình; Hóa đơn không còn phù hợp với mục đích sử dụng (do thay đổi kế hoạch kinh doanh, hàng hóa không được xuất bán,...).

Thời hạn hủy:

• Hóa đơn điện tử: Hủy trong ngày phát hành: Hộ kinh doanh có thể tự hủy mà không cần thông báo với cơ quan thuế; Hủy sau ngày phát hành: Hủy trong vòng 05 ngày làm việc: Tự hủy trên phần mềm kê khai, hủy sau 05 ngày làm việc: Nộp hồ sơ hủy theo quy định.
• Hóa đơn giấy: Hủy trong vòng 15 ngày, kể từ ngày lập hóa đơn.

Quy trình hủy:

• Hóa đơn điện tử: Nộp hồ sơ hủy (nếu hủy sau 05 ngày làm việc); Cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ, hủy hóa đơn, cấp giấy chứng nhận hủy.
• Hóa đơn giấy: Nộp hồ sơ hủy, cơ quan thuế kiểm tra, đóng dấu xác nhận hủy, cấp giấy chứng nhận hủy.

Hồ sơ hủy:

• Biên bản hủy hóa đơn: Ghi rõ thông tin về hóa đơn cần hủy, lý do hủy, ngày lập biên bản, chữ ký chủ hộ kinh doanh.
• Hóa đơn cần hủy: Bản gốc hoặc bản sao có chứng thực.
• Chứng từ liên quan: Tùy trường hợp (biên bản điều chỉnh giá bán, hợp đồng mua bán,...).

6. Câu hỏi thường gặp

Hộ kinh doanh có thể hủy hóa đơn bằng cách xé bỏ không? 

Không. Việc hủy hóa đơn cần tuân thủ quy trình và lập biên bản hủy hợp lệ, không thể chỉ xé bỏ.

Hóa đơn hủy có cần phải ghi rõ lý do hủy không? 

Có. Ghi rõ lý do hủy giúp xác định nguyên nhân và tránh các sai sót trong quá trình hủy hóa đơn.

Cơ quan thuế có quyền kiểm tra việc hủy hóa đơn của hộ kinh doanh không? 

Có. Cơ quan thuế có quyền kiểm tra và yêu cầu hộ kinh doanh cung cấp các tài liệu liên quan đến việc hủy hóa đơn.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Hướng dẫn hủy hóa đơn hộ kinh doanh. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.