Tổng hợp nghiệp vụ kế toán thanh toán trong doanh nghiệp

Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định tài chính và quản lý hiệu quả các giao dịch tiền mặt trong môi trường doanh nghiệp. Trải qua nhiều thay đổi trong cách thức hoạt động và quản lý, lĩnh vực này ngày càng trở nên phức tạp và đòi hỏi sự chính xác cùng với sự nhanh nhạy trong xử lý thông tin tài chính. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ về các loại nghiệp vụ của kế toán thanh toán.

1. Nghiệp vụ của kế toán thanh toán là gì?

Kế toán thanh toán là người chịu trách nhiệm xử lý các giao dịch thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trong công ty khi có các nhu cầu thanh toán xuất phát. Quy trình này có thể diễn ra trực tiếp tại công ty hoặc thông qua các giao dịch ngân hàng.

Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp, họ sẽ điền đầy đủ thông tin vào giấy đề nghị nộp tiền và nộp cho phòng kế toán. Nhân viên kế toán sẽ lập phiếu thu và giao cho khách hàng để mang tiền nộp cho thủ quỹ. Thủ quỹ sau khi kiểm tra thông tin và nhận đủ tiền sẽ ký tên và đóng dấu đã thu tiền.

Trong trường hợp thanh toán qua ngân hàng, sau khi tiền được gửi vào tài khoản ngân hàng, công ty sẽ nhận giấy báo có từ ngân hàng. Kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp phải thu khách hàng dựa trên thông tin từ giấy báo có.

Sau các bước trên, công ty thực hiện ghi sổ doanh thu và khoản hàng bán bị trả lại để điều chỉnh doanh thu. Sau đó, sẽ tạo ra các khoản phải thu tương ứng với từng khách hàng dựa trên hóa đơn GTGT và số lượng hàng hóa thực tế mà khách hàng chấp nhận, cũng như số lượng hàng hóa được trả lại do không đáp ứng yêu cầu.

2. Công việc của kế toán thanh toán

3. Yêu cầu khi làm kế toán thanh toán

Trình độ

- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế toán, tài chính, nắm vững chế độ kế toán doanh nghiệp

- Tiếng Anh giao tiếp tốt, trình độ từ B1 trở lên

Kinh nghiệm

- Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm kế toán 

- Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kế toán - tài chính

Kỹ năng

- Sử dụng thành thạo các kỹ năng tin học như: Word, Excel, Power point,...

- Kỹ năng giao tiếp tốt

- Kỹ năng quản lý thời gian, có khả năng tổ chức, sắp xếp và xây dựng kế hoạch để thực hiện nhiệm vụ được phân công

Tính cách

- Có tính cách cẩn thận, ham học hỏi và cầu tiến

4. Các loại nghiệp vụ của kế toán thanh toán

4.1. Nghiệp vụ kế toán thanh toán tạm ứng

Các loại tài khoản sử dụng

Tài khoản 312 “Tạm ứng”: Phản ánh các khoản tiền đã tạm ứng và tình trạng thanh toán tạm ứng của cán bộ, viên chức trong nội bộ đơn vị.

Kết cấu:

• Bên Nợ: Các khoản tiền đã tạm ứng trong kỳ.
• Bên Có:
  • Các khoản tạm ứng đã thanh toán;
  • Số tạm ứng dùng không hết được nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương;
  • Số dư bên nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán.

Nguyên tắc quản lý:

• Chỉ cấp chi tạm ứng cho cán bộ, viên chức trong danh sách lương để đảm bảo có khả năng hoàn ứng khi đến hạn.
• Cấp chi tạm ứng chỉ dựa trên lệnh chi của thủ trưởng, kế toán trưởng trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
• Tiền tạm ứng phải được chi trên cơ sở chứng từ hợp lý và hợp lệ.
• Chỉ tạm ứng tiền cho những đối tượng đã thực hiện thanh toán đúng quy định từ các lần tạm ứng trước đó.
• Tiền tạm ứng cần được theo dõi, sử dụng và thanh toán đúng mục đích và đúng hạn.

Nhiệm vụ kế toán tạm ứng:

• Theo dõi, phản ánh số tiền tạm ứng từ các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp.
• Ghi chép nghiệp vụ tạm ứng theo từng lần tạm ứng, đối tượng tạm ứng trên sổ kế toán chi tiết, tổng hợp.
• Thực hiện việc quản lý giám sát số tiền tạm ứng từ khi chi tới lúc thanh toán.
• Báo cáo thường xuyên tình hình chi tiêu thanh toán tạm ứng trong đơn vị.

Phương pháp kế toán:

Xuất tiền hoặc vật tư tạm ứng cho cán bộ, nhân viên:

Nợ TK 312: Tạm ứng

Có TK 111, 112, 152, 153…

Thanh toán số chi tạm ứng trên cơ sở bảng thanh toán tạm ứng theo số thực chi do người nhận tạm ứng lập kèm theo chứng từ gốc:

Nợ TK 152, 155, 241…

Nợ TK 661, 662, 635, 631…

Có TK 312: Tạm ứng

Các khoản tạm ứng chi không hết, nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương:

Nợ TK 111: Tiền mặt

Nợ TK 334: Phải trả viên chức

Có TK 312: Tạm ứng

4.2. Nghiệp vụ kế toán thanh toán phải trả người lao động

Tài khoản sử dụng

TK 334 – Phải trả người lao động:

TK 334 được dùng để kiểm soát thanh toán tiền lương và các khoản chi phí khác đối với cán bộ, viên chức trong đơn vị.

Cấu trúc TK 334 như sau:

• Bên Nợ: Các khoản tiền trừ vào tiền lương, phí sinh hoạt, học bổng của nhân viên và các đối tượng khác trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
• Tiền lương và các khoản chi phí đã thanh toán cho nhân viên và các đối tượng khác.
• Bên Có: Tiền lương và các khoản chi phí cần trả cho nhân viên và các đối tượng khác.
• Dư Nợ (nếu có): Số tiền trả thừa cho nhân viên và các đối tượng khác.
• Dư Có: Số tiền lương và các khoản chi phí còn phải trả cho nhân viên và đối tượng khác.

TK 334 có 2 tài khoản cấp 2:

• TK 3341 – Phải trả công chức, viên chức: Phản ánh các khoản cần trả cho cán bộ, công chức, viên chức là những người tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định hiện hành của pháp luật về bảo hiểm xã hội.
• TK 3348 – Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản cần trả cho những người lao động không thuộc danh sách tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định hiện hành của pháp luật về bảo hiểm xã hội.

TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương: Phản ánh việc trích lập và sử dụng các khoản trích theo lương tại đơn vị.

Cấu trúc:

• Bên Nợ: Kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội đã được nộp.
• Bảo hiểm xã hội trả trực tiếp cho các đối tượng trong đơn vị.
• Bên Có: Trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội theo lương.
• Số tiền bảo hiểm xã hội được cơ quan bảo hiểm cấp để chi trả cho các đối tượng được hưởng bảo hiểm xã hội tại đơn vị.

Dư Có: Số còn phải nộp cơ quan quản lý quỹ. Dư Nợ (nếu có): Số tiền nộp thừa hoặc vượt chi chưa được cấp bù.

TK 332 có các TK chi tiết:

• TK 3321 – Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình lập, nộp và chi trả Bảo hiểm xã hội.
• TK 3322 – Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình lập, nộp và chi trả Bảo hiểm xã hội.
• TK 3323 – Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình lập, nộp và sử dụng kinh phí công đoàn.
• TK 3324 – Bảo hiểm thất nghiệp: Phản ánh tình hình lập, nộp và sử dụng bảo hiểm thất nghiệp.

Phương pháp kế toán:

Tính tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp cần trả cho cán bộ, nhân viên:

Nợ TK 635: Chi theo đơn đặt hàng của nhà nước.

Nợ TK 631, 661, 662: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh và dự án.

Có TK 334: Phải trả viên chức.

4.3. Nghiệp vụ kế toán thanh toán phải trả người bán

Tài khoản sử dụng

TK 331 – Các khoản phải trả:

Kết cấu tài khoản

Bên Nợ:

• Số tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp, người cho vay.
• Tiền đặt cọc, trả trước cho nhà cung cấp.
• Các khoản thanh toán khác đã được xử lý.
• Xử lý giá trị tài sản dư thừa.

Bên Có:

• Số tiền còn phải trả lại người cung cấp, người cho vay hoặc giá trị tài sản dư thừa đang chờ xử lý.
• Dư Có: Số tiền còn phải trả cho các đối tượng hoặc giá trị tài sản dư thừa chờ xử lý.

Dư Nợ: Số tiền phải thu từ các đối tượng (do trả thừa hoặc đặt cọc trước).

TK 331 được phân rã thành các tiểu khoản sau:

• TK 3311: Phải trả nhà cung cấp.
• TK 3312: Phải trả nợ vay.
• TK 3318: Các khoản phải trả khác.

Nhiệm vụ kế toán các khoản phải trả:

• Ghi chép chi tiết về mọi khoản nợ cần trả của đơn vị theo từng nguồn gốc, từng giao dịch thanh toán. Số nợ phải trả trên tài khoản tổng hợp của đơn vị phải khớp với tổng số nợ phải trả trên các tài khoản chi tiết theo chủ nợ.
• Thanh toán kịp thời, đúng hạn các khoản công nợ cho các chủ nợ, tránh tình trạng kéo dài nợ phải trả.
• Kế toán chi tiết các khoản nợ phải trả bằng tiền, tài sản có giá trị như vàng, bạc, đá quý theo từng đối tượng chủ nợ, cả về số lượng và giá trị.

Phương pháp kế toán:

• Khi mua vật tư, tài sản, dịch vụ sử dụng cho hoạt động, dự án hoặc kinh doanh chịu VAT trực tiếp chưa thanh toán:
  • Nợ TK 151, 152, 153: Mua vật liệu, dụng cụ.
  • Nợ TK 1556: Mua hàng hóa.
  • Nợ TK 211, 213: Mua tài sản cố định.
  • Nợ TK 241: Chi phí xây dựng hoặc sửa chữa tài sản cố định.
  • Nợ TK 661, 662: Phục vụ hoạt động sự nghiệp và dự án.
  • Nợ TK 631: Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh (bao gồm thuế).
  • Có TK 331, 3311: Phải trả người bán.