Cách lập bảng tính khấu hao tài sản cố định bằng Excel

Excel là một công cụ vô cùng hữu ích để thực hiện các tính toán liên quan đến kế toán, trong đó có việc tính khấu hao tài sản cố định. Bài viết của Công ty Luật ACC dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập bảng tính khấu hao tài sản cố định bằng Excel. 

Cách lập bảng tính khấu hao tài sản cố định bằng Excel

1. Cách lập bảng tính khấu hao tài sản cố định bằng Excel

1.1. Cách lập bảng tính theo phương pháp khấu hao tài sản cố định đường thẳng

Phương pháp khấu hao đường thẳng là một trong những phương pháp khấu hao phổ biến nhất, nó phân bổ đều giá trị của tài sản cố định vào các kỳ kế toán trong suốt tuổi thọ hữu ích của tài sản.

Các bước lập bảng tính:

Bước 1. Xác định thông tin cơ bản:

• Giá trị gốc của tài sản: Là số tiền ban đầu doanh nghiệp bỏ ra để mua hoặc chế tạo tài sản.
• Giá trị còn lại: Là giá trị ước tính của tài sản khi hết tuổi thọ hữu ích.
• Tuổi thọ hữu ích: Là số năm mà doanh nghiệp dự kiến sử dụng tài sản.

Bước 2. Tính mức khấu hao hàng năm:

• Công thức: Mức khấu hao hàng năm = (Giá trị gốc - Giá trị còn lại) / Tuổi thọ hữu ích

Ví dụ: Nếu giá trị gốc của một máy móc là 100.000.000 đồng, giá trị còn lại là 10.000.000 đồng và tuổi thọ hữu ích là 5 năm, thì mức khấu hao hàng năm sẽ là: (100.000.000 - 10.000.000) / 5 = 18.000.000 đồng/năm.

Bước 3. Lập bảng tính:

• Cột 1: Năm
• Cột 2: Mức khấu hao hàng năm (số liệu này sẽ lặp lại ở tất cả các năm)
• Cột 3: Giá trị còn lại của tài sản (giá trị gốc trừ đi tổng số tiền khấu hao đã trích đến cuối năm đó)

Ví dụ bảng tính:

1.2. Cách lập bảng tính theo phương pháp khấu hao tài sản cố định theo tổng số năm sử dụng

Để lập bảng tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao theo tổng số năm sử dụng (Sum-of-the-Years' Digits Depreciation) trong Excel, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu đầu vào

• Tên tài sản
• Nguyên giá (Cost)
• Giá trị thanh lý (Salvage value)
• Thời gian sử dụng hữu ích (Useful life)
• Năm sử dụng (Year of use)

Bước 2: Tạo bảng tính trong Excel

- Tạo tiêu đề cho bảng tính:

• Cột A: Tên tài sản
• Cột B: Nguyên giá
• Cột C: Giá trị thanh lý
• Cột D: Thời gian sử dụng hữu ích
• Cột E: Tổng số năm sử dụng (sum of the years' digits)
• Cột F: Năm sử dụng (Year)
• Cột G: Khấu hao hàng năm (Annual Depreciation)

- Nhập dữ liệu vào các cột tương ứng từ A đến D.

Bước 3: Tính tổng số năm sử dụng

- Công thức tính tổng số năm sử dụng:

• Tổng số năm sử dụng = (N * (N + 1)) / 2
• Trong đó, N là thời gian sử dụng hữu ích.

- Ví dụ: Nếu thời gian sử dụng hữu ích là 5 năm, thì tổng số năm sử dụng sẽ là:

• Tổng số năm sử dụng = (5 * (5 + 1)) / 2 = 15

Bước 4: Tính khấu hao hàng năm

• Công thức tính khấu hao hàng năm:
• Khấu hao hàng năm = (Nguyên giá - Giá trị thanh lý) * (Số năm sử dụng còn lại / Tổng số năm sử dụng)

Bước 5: Nhập công thức vào Excel

- Tính tổng số năm sử dụng (ô E2):

• Nhập công thức: =D2 * (D2 + 1) / 2

- Tạo danh sách năm sử dụng:

• Nhập các giá trị từ 1 đến N (trong cột F).

- Tính khấu hao hàng năm (ô G2, và kéo công thức xuống cho các năm tiếp theo):

• Nhập công thức: =($B$2 - $C$2) * ((D2 - F2 + 1) / $E$2)

Ví dụ chi tiết

Giả sử có một tài sản với các thông tin sau:

• Tên tài sản: Máy A
• Nguyên giá: 100,000
• Giá trị thanh lý: 10,000
• Thời gian sử dụng hữu ích: 5 năm

Bảng tính trong Excel:

• Công thức trong ô E2: =D2*(D2+1)/2 cho ra kết quả 15.
• Công thức trong ô G2: =($B$2 - $C$2) * ((D2 - F2 + 1) / $E$2) cho ra kết quả 30,000.
• Kéo công thức từ ô G2 xuống các ô G3, G4, G5, và G6 để tính khấu hao cho các năm tiếp theo.

Bước 6: Kiểm tra kết quả

• Tổng khấu hao hàng năm phải bằng Nguyên giá - Giá trị thanh lý.

1.3. Cách lập bảng tính theo phương pháp khấu hao tài sản cố định theo số dư giảm dần có điều chỉnh 

Phương pháp khấu hao số dư giảm dần có điều chỉnh tính khấu hao theo tỷ lệ khấu hao cố định trên giá trị còn lại của tài sản mỗi năm, nhưng tỷ lệ khấu hao này được điều chỉnh cho phù hợp để đảm bảo rằng tài sản sẽ được khấu hao hoàn toàn đến giá trị thanh lý cuối cùng.

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu đầu vào

• Tên tài sản (Asset Name)
• Nguyên giá (Cost)
• Giá trị thanh lý (Salvage Value)
• Thời gian sử dụng hữu ích (Useful Life)

Bước 2: Tạo bảng tính trong Excel

- Tạo tiêu đề cho bảng tính:

• Cột A: Tên tài sản
• Cột B: Nguyên giá
• Cột C: Giá trị thanh lý
• Cột D: Thời gian sử dụng hữu ích
• Cột E: Năm (Year)
• Cột F: Giá trị còn lại đầu kỳ (Beginning Book Value)
• Cột G: Khấu hao hàng năm (Annual Depreciation)
• Cột H: Giá trị còn lại cuối kỳ (Ending Book Value)

- Nhập dữ liệu vào các cột tương ứng từ A đến D.

Bước 3: Tính tỷ lệ khấu hao hàng năm

• Tỷ lệ khấu hao hàng năm = 2 / Thời gian sử dụng hữu ích

Bước 4: Nhập công thức vào Excel

- Tính tỷ lệ khấu hao hàng năm:

• Ví dụ: Nếu thời gian sử dụng hữu ích là 5 năm, thì tỷ lệ khấu hao hàng năm sẽ là:

Tỷ lệ khấu hao hàng năm = 2 / 5 = 0.4 (40%)

- Tạo danh sách năm sử dụng:

• Nhập các giá trị từ 1 đến N (trong cột E).

- Tính giá trị còn lại đầu kỳ cho năm đầu tiên (ô F2):

• Giá trị còn lại đầu kỳ cho năm đầu tiên chính là nguyên giá.
• Công thức: =B2

- Tính khấu hao hàng năm cho năm đầu tiên (ô G2):

• Công thức: =F2 * (2 / $D$2)
• Nếu khấu hao hàng năm tính ra thấp hơn hoặc bằng giá trị còn lại đầu kỳ trừ giá trị thanh lý thì giá trị khấu hao sẽ bằng giá trị này, còn không thì giá trị khấu hao sẽ bằng giá trị còn lại đầu kỳ trừ giá trị thanh lý.
• Công thức: =IF(F2 - $C$2 <= F2 * (2 / $D$2), F2 - $C$2, F2 * (2 / $D$2))

- Tính giá trị còn lại cuối kỳ cho năm đầu tiên (ô H2):

• Công thức: =F2 - G2

- Tính giá trị còn lại đầu kỳ cho các năm tiếp theo (ô F3 và kéo công thức xuống):

• Công thức: =H2

- Tính khấu hao hàng năm cho các năm tiếp theo (ô G3 và kéo công thức xuống):

• Công thức: =IF(F3 - $C$2 <= F3 * (2 / $D$2), F3 - $C$2, F3 * (2 / $D$2))

- Tính giá trị còn lại cuối kỳ cho các năm tiếp theo (ô H3 và kéo công thức xuống):

• Công thức: =F3 - G3

Ví dụ chi tiết

Giả sử có một tài sản với các thông tin sau:

• Tên tài sản: Máy A
• Nguyên giá: 100,000
• Giá trị thanh lý: 10,000
• Thời gian sử dụng hữu ích: 5 năm

Bảng tính trong Excel:

Công thức trong Excel

• Tỷ lệ khấu hao hàng năm (40%):
• Công thức trong ô E2: =2 / $D$2
• Giá trị còn lại đầu kỳ (F2):
• Công thức trong ô F2: =B2
• Khấu hao hàng năm (G2):
• Công thức trong ô G2: =IF(F2 - $C$2 <= F2 * (2 / $D$2), F2 - $C$2, F2 * (2 / $D$2))
• Giá trị còn lại cuối kỳ (H2):
• Công thức trong ô H2: =F2 - G2
• Kéo công thức từ ô F2, G2 và H2 xuống các ô tương ứng cho các năm tiếp theo.

>>> Xem thêm về Mức trích khấu hao tài sản cố định qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

2. Lưu ý khi tính khấu hao tài sản cố định 

Khấu hao tài sản cố định là một hoạt động kế toán quan trọng, nhằm phân bổ giá trị của tài sản cố định vào các kỳ kế toán tương ứng với thời gian sử dụng của tài sản. Để đảm bảo tính chính xác và hợp lý trong quá trình khấu hao, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

Xác định rõ tài sản cố định:

• Tiêu chí nhận biết: Tài sản cố định phải có hình thể vật chất, tuổi thọ sử dụng trên 1 năm, được sử dụng để sản xuất, kinh doanh hoặc cho thuê.
• Phân loại: Tài sản cố định được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau như loại hình, chức năng, vị trí sử dụng... để quản lý và khấu hao phù hợp.

Xác định giá gốc và giá trị còn lại:

• Giá gốc: Bao gồm tất cả các chi phí trực tiếp liên quan đến việc mua sắm, vận chuyển, lắp đặt và đưa tài sản vào sử dụng.
• Giá trị còn lại: Là giá trị ước tính của tài sản khi hết tuổi thọ sử dụng.

Xác định tuổi thọ hữu ích:

• Tuổi thọ hữu ích: Là khoảng thời gian mà doanh nghiệp dự kiến sử dụng tài sản.
• Các yếu tố ảnh hưởng: Tuổi thọ hữu ích phụ thuộc vào nhiều yếu tố như đặc tính kỹ thuật của tài sản, điều kiện sử dụng, chính sách bảo trì...

3. Công thức tính khấu hao tài sản cố định 

Công thức tính khấu hao tài sản cố định 

Khấu hao tài sản cố định là quá trình phân bổ giá trị của một tài sản cố định (như máy móc, thiết bị, nhà xưởng...) vào các kỳ kế toán trong suốt tuổi thọ hữu ích của tài sản đó. Mục đích chính của khấu hao là để phản ánh sự hao mòn, giảm giá trị của tài sản theo thời gian và ghi nhận chi phí này vào kết quả kinh doanh.

Có nhiều phương pháp khấu hao khác nhau, mỗi phương pháp có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Dưới đây là một số phương pháp khấu hao phổ biến cùng với công thức tính toán:

Phương pháp đường thẳng (Straight-line method)

- Công thức:

• Mức khấu hao hàng năm = (Giá gốc - Giá trị còn lại) / Tuổi thọ hữu ích

- Đặc điểm: Phân bổ đều giá trị khấu hao trong suốt tuổi thọ của tài sản.

Phương pháp số dư giảm dần (Declining balance method)

- Công thức:

• Mức khấu hao năm thứ n = (Giá trị còn lại đầu năm) x (Tỷ lệ khấu hao)
• Tỷ lệ khấu hao = (2 / Tuổi thọ hữu ích) x 100%

- Đặc điểm: Khấu hao lớn trong những năm đầu và giảm dần trong những năm sau.

Phương pháp số dư giảm dần có điều chỉnh

• Công thức: Tương tự phương pháp số dư giảm dần, nhưng có điều chỉnh tỷ lệ khấu hao ở những năm cuối để đảm bảo giá trị còn lại bằng giá trị thanh lý.

Phương pháp sản lượng

- Công thức:

• Mức khấu hao hàng năm = (Giá gốc - Giá trị còn lại) x (Sản lượng thực tế năm đó / Tổng sản lượng dự kiến)

- Đặc điểm: Khấu hao tỷ lệ thuận với sản lượng mà tài sản tạo ra.

Trong đó:

• Giá gốc: Là tổng số tiền bỏ ra để mua và đưa tài sản vào sử dụng.
• Giá trị còn lại: Là giá trị ước tính của tài sản khi hết tuổi thọ hữu ích.
• Tuổi thọ hữu ích: Là số năm mà doanh nghiệp dự kiến sử dụng tài sản.
• Tỷ lệ khấu hao: Là tỷ lệ phần trăm được áp dụng để tính mức khấu hao hàng năm.
• Sản lượng: Là số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà tài sản tạo ra.

>>> Xem thêm về Khung khấu hao tài sản cố định qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

4. Câu hỏi thường gặp

Có các mẫu bảng tính khấu hao bằng Excel có sẵn không?

Trên Internet có nhiều mẫu bảng tính khấu hao tài sản cố định bằng Excel có sẵn để tải về và sử dụng. Các mẫu này thường bao gồm các bảng tính cho các phương pháp khấu hao khác nhau và có sẵn các công thức tính toán.

Làm thế nào để tạo một bảng tính khấu hao cơ bản trong Excel?

• Bước 1: Tạo bảng với các cột như "Tên tài sản", "Nguyên giá", "Giá trị thanh lý", "Thời gian sử dụng hữu ích", "Khấu hao hàng năm".
• Bước 2: Nhập dữ liệu cho từng tài sản.
• Bước 3: Áp dụng công thức khấu hao phù hợp vào cột "Khấu hao hàng năm".
• Bước 4: Tính khấu hao hàng năm và cập nhật dữ liệu định kỳ.

Có cần cập nhật bảng tính khấu hao hàng năm không?

Bảng tính khấu hao cần được cập nhật hàng năm để phản ánh chính xác giá trị còn lại của tài sản cố định và chi phí khấu hao trong kỳ. Việc này giúp đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và tuân thủ các quy định kế toán.

Tại sao nên sử dụng Excel để tính khấu hao tài sản cố định?

Excel cung cấp các công cụ tính toán mạnh mẽ và linh hoạt, giúp tự động hóa quy trình tính khấu hao, dễ dàng cập nhật và chỉnh sửa dữ liệu, và cho phép tạo ra các báo cáo và biểu đồ trực quan.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến cách lập bảng tính khấu hao tài sản cố định bằng Excel. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.