Thủ tục trích lục giấy khai sinh

Trích lục khai sinh là một quy trình pháp lý cho phép bạn xác nhận lại thông tin về ngày tháng năm sinh và các thông tin cơ bản khác có trong bản khai sinh của mình.Việc trích lục giấy khai sinh là vô cùng cần thiết đối với người dân trong trường hợp bản gốc giấy khai sinh bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng. Do đó, để thực hiện thủ tục xin cấp trích lục khai sinh nhanh chóng và ít tốn thời gian nhất và để hiểu rõ hơn, mời bạn tham khảo nội dung bài viết sau đây của Công ty Luật ACC

1. Trích lục khai sinh là gì?

Trích lục khai sinh được hiểu là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp (thường là Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn trong trường hợp không có yếu tố nước ngoài) nhằm chứng minh sự kiện sinh của một cá nhân đã đăng ký khai sinh.

2. Thủ tục trích lục giấy khai sinh theo quy định

Trích lục giấy khai sinh bản sao thì bao gồm: bản sao trích lục giấy khai sinh được cấp từ hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao có chứng thực từ bản chính của trích lục giấy khai sinh. Theo đó, căn cứ theo Khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 đã quy định, trích lục khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại Cơ quan đăng ký hộ tịch.

Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ như đã nêu ở trên, người yêu cầu cấp trích lục khai sinh đến nộp tại Cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh trước đây.

Lưu ý: Hồ sơ trích lục khai sinh không khó nhưng việc chuẩn bị giấy tờ phải đầy đủ và cẩn thận theo từng mục như trên, đặc biệt là những trường hợp phải về nơi đăng ký khai sinh ban đầu ở quê có vị trí địa lý xa xôi.

Bước 2: Khi công dân nộp hồ sơ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ trích lục có trách nhiệm kiểm tra, xem xét, đối chiếu giấy tờ hợp lệ về hình thức ban đầu trước khi tiếp nhận và chuyển đến bộ phận xử lý thông tin.

3. Hướng dẫn đăng ký trích lục giấy khai sinh trực tuyến (Online)

Thủ tục trích lục giấy khai sinh

3. Trích lục khai sinh cần giấy tờ gì?

Hồ Sơ Xin Trích Lục Khai Sinh Công Ty Luật ACC

- Nếu là cá nhân yêu cầu thì cần: Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (theo mẫu);

- Nếu là cơ quan, tổ chức yêu cầu thì cần: Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;

- Giấy tờ tùy thân như: Hộ chiếu/CMND hoặc CCCD của người cần trích lục (sao y công chứng, còn giá trị sử dụng);

- Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;

- Ngoài ra, nếu không phải chính chủ đi mà nhờ người khác đi thay thì phải có văn bản ủy quyền, trong đó:

• Trường hợp là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền;
• Trường hợp còn lại thì văn bản ủy quyền phải được sao chứng thực theo quy định của pháp luật.

4. Quy trình, xin bản sao trích lục khai sinh 

Quy trình các bước xin trích lục khai sinh

Bước 1: Chuẩn bị các tài liệu cần thiết

• Giấy tờ tuỳ thân của bạn, chẳng hạn như chứng minh nhân dân, hộ chiếu, giấy phép lái xe, hoặc hộ chiếu công dân.
• Nếu bạn không phải là người yêu cầu trích lục khai sinh, bạn cần có sự ủy quyền hợp pháp từ người đó, cùng với giấy tờ tuỳ thân của họ.
• Biết rõ thông tin cơ bản về việc đăng ký sinh.

Bước 2: Tìm hiểu địa điểm nộp đơn

Liên hệ với cơ quan địa phương hoặc phòng đăng ký dân sự để biết thông tin về việc xin trích lục khai sinh. Xác định địa điểm nộp đơn và thời gian hoạt động của cơ quan này.

Bước 3: Điền đơn xin trích lục khai sinh

Nhận đơn xin trích lục khai sinh tại cơ quan đăng ký dân sự hoặc tải xuống từ trang web cơ quan (nếu có). Điền thông tin cá nhân của bạn và thông tin về việc đăng ký sinh.

Bước 4: Nộp đơn và tài liệu

Mang đơn xin trích lục khai sinh và tài liệu hỗ trợ đến cơ quan đăng ký dân sự vào thời gian hoạt động của họ. Gặp nhân viên cơ quan và nộp đơn cùng với các tài liệu liên quan.

Bước 5: Thanh toán phí (nếu có) 

Nếu có phí xin trích lục khai sinh, bạn sẽ phải thanh toán phí tại cơ quan đăng ký dân sự.
Sau khi nộp đơn, chờ đợi cơ quan đăng ký dân sự xử lý yêu cầu của bạn. Thời gian xử lý có thể khác nhau tùy thuộc vào địa điểm và tình huống cụ thể.

Bước 6: Nhận trích lục khai sinh

Nếu yêu cầu được chấp nhận, bạn sẽ nhận được trích lục khai sinh hoặc giấy xác nhận sự tồn tại của bản gốc trích lục.

Bước 7: Kiểm tra và đối chiếu thông tin

Khi nhận được trích lục khai sinh, hãy kiểm tra và đối chiếu thông tin để đảm bảo tính chính xác của nó. Nếu có sai sót, bạn nên thông báo cho cơ quan đăng ký dân sự để được sửa chữa.

5. Các trường hợp phải xin trích lục giấy khai sinh

Tại Điều 6 Luật Hộ tịch 2014 quy định về quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của cá nhân như sau:

• Công dân Việt Nam, người không quốc tịch thường trú tại Việt Nam có quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch.
• Trường hợp kết hôn, nhận cha, mẹ, con thì các bên phải trực tiếp thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
• Người chưa thành niên, người đã thành niên mất năng lực hành vi dân sự yêu cầu đăng ký hộ tịch hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thông qua người đại diện theo pháp luật.

Thông thường, người dân xin trích lục giấy khai sinh trong các trường hợp bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng giấy khai sinh. 

6. Trích lục khai sinh có thời hạn bao lâu?

Theo Điều 18 Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP quy định thời hạn cấp bản sao trích lục hộ tịch như sau:

"Điều 18. Cấp bản sao trích lục hộ tịch

1. Cơ quan đại diện đang lưu trữ Sổ hộ tịch thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Trường hợp cá nhân đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện nay về cư trú tại Việt Nam thì Bộ Ngoại giao thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch.

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu cấp bản sao trích lục từ Sổ hộ tịch, Thủ trưởng Cơ quan đại diện cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

3. Việc cấp bản sao trích lục hộ tịch tại Bộ Ngoại giao được thực hiện tương tự quy định tại Khoản 2 Điều này.

Trường hợp Bộ Ngoại giao chưa nhận được Sổ hộ tịch từ Cơ quan đại diện chuyển lưu, thì sau khi tiếp nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao đề nghị Cơ quan đại diện cung cấp thông tin. Cơ quan đại diện có trách nhiệm trả lời Bộ Ngoại giao trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả trả lời của Cơ quan đại diện, Bộ Ngoại giao cấp cho người yêu cầu bản sao trích lục."

Như vậy, bản sao Giấy khai sinh không có thời hạn.

>>>Làm giấy khai sinh mất bao lâu, chi phí là bao nhiêu? Mời Quý bạn đọc theo dõi bài viết: Làm giấy khai sinh hiện nay mất bao nhiêu tiền?

7. Quy định về ủy quyền xin trích lục khai sinh

Căn cứ Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP về việc ủy quyền đăng ký hộ tịch như sau:

“Điều 2. Việc ủy quyền đăng ký hộ tịch

1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch (sau đây gọi là yêu cầu đăng ký hộ tịch) được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay; trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại.

Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

2. Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Luật hộ tịch thì không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về các nội dung khai sinh."

Theo quy định trên, cá nhân có thể ủy quyền cho người khác thực hiện việc cấp bản sao trích lục hộ tịch, yêu cầu đăng ký lại các việc hộ tịch, trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con.

Như vậy, bạn được phép ủy quyền cho người thân trong gia đình như ông, bà, cha, mẹ, anh, chị, em ruột của bạn để xin bản trích lục giấy khai sinh. Theo đó, khi đi người thân của bạn cần phải mang theo giấy ủy quyền không phải công chứng, chứng thực nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với bạn (như sổ hộ khẩu…).

11. Bản sao trích lục Giấy khai sinh có giá trị như bản gốc không?

Mẫu bản sao trích lục khai sinh

Căn cứ theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc như sau:

"Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch."

Như vậy có thể hiểu rằng, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, ví dụ trong trường hợp mang đi công chứng, chứng thực

12. Quy định pháp luật về cấp bản sao trích lục khai sinh như thế nào?

Về thủ tục cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh được quy định tại Điều 64 Luật Hộ tịch 2014, cụ thể như sau:

“Điều 64. Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch

1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.”

Trích lục khai sinh là một trong những thủ tục hộ tịch phổ biến ngày nay. Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh theo quy định. Công ty Luật ACC luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc của Quý bạn đọc về trích lục giấy khai sinh. Xem thêm bài viết về các chủ đề khác của của chúng tôi tại đây. Trân trọng!