Trích lục khai sinh cần giấy tờ gì?

Trong xã hội hiện đại, việc đăng ký khai sinh và quản lý hộ tịch ngày càng được quan tâm và chú trọng. Một trong những văn bản quan trọng liên quan đến việc khai sinh là trích lục khai sinh. Vậy, trích lục khai sinh là gì? Trích lục khai sinh cần giấy tờ gì? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về loại giấy tờ này.

Trích lục khai sinh cần giấy tờ gì?

1. Trích lục khai sinh là gì?

Theo Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định thì giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân. Ngoài ra, căn cứ theo Khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định: 

“9. Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.”

Như vậy, trích lục khai sinh cũng là trích lục hộ tịch nên có thể hiểu trích lục khai sinh là văn bản mà cơ quan có thẩm quyền cấp để chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký khai sinh thì sẽ được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh bản chính.

Trích lục giấy khai sinh bản sao thì bao gồm: bản sao trích lục giấy khai sinh được cấp từ hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao có chứng thực từ bản chính của trích lục giấy khai sinh.

Trích lục khai sinh sẽ có đầy đủ các thông tin như giấy khai sinh và có thể sử dụng để chứng minh các thông tin như:

- Họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh;

- Giới tính, dân tộc;

- Quốc tịch; quê quán;

- Quan hệ cha, mẹ, con;

- Xác định người thừa kế theo luật;

- Người đại diện; người giám hộ đương nhiên;

- Năng lực hành vi dân sự theo yếu tố độ tuổi.

2. Hồ sơ trích lục khai sinh gồm những gì?

Hồ sơ trích lục khai sinh gồm những gì?

Khi muốn xin trích lục khai sinh thì cần chuẩn bị giấy tờ hồ sơ bao gồm:

- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch;

- Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);

- Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục);

+ Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định. Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

+ Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

- Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;

3. Thủ tục để xin cấp trích lục khai sinh được thực hiện như thế nào?

Thủ tục để xin cấp trích lục khai sinh được thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Người có yêu cầu trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.

Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.

- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;

- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện theo quy định.

Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.

Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

4. Câu hỏi thường gặp

Có thể nộp trực tiếp hồ sơ xin trích lục giấy khai sinh ở đâu?

Theo khoản 1 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cơ quan đăng ký hộ tịch như sau:

“1. Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).”

     Đồng thời, Theo khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định về cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm: cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

     Như vậy, bạn có thể nộp trực tiếp hồ sơ xin trích lục giấy khai sinh tại một trong số các cơ quan sau: UBND cấp xã; UBND cấp huyện; Bộ Tư pháp; Cơ quan đại diện ngoại giao; Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan khác được giao thẩm quyền.

Cơ quan nào có thẩm quyền cấp trích lục khai sinh?

Theo Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch là cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã được đăng ký.

Đồng thời, căn cứ tại khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 giải thích về Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch như sau:

“Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.”

Như vậy, cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục khai sinh có thể kể đến là các cơ quan như: cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ ngoại giao.

Bố mẹ đi xin cấp trích lục khai sinh cho con có cần ủy quyền không?

     Căn cứ Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết một số điều của Luật hộ tịch và nghị định 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch như sau:

     "1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hon nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch (sau đây gọi là yêu cầu đăng ký hộ tịch) được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay; trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại.

     Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực."

     Như vậy bố mẹ khi đi xin cấp trích lục giấy khai sinh cho con cần có văn bản ủy quyền tuy nhiên văn bản ủy quyền không cần phải chứng thực. 

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Trích lục khai sinh cần giấy tờ gì? Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.