Nguyên tắc quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp chi tiết

Quản lý tài sản cố định (TSCĐ) là một hoạt động vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Việc quản lý hiệu quả TSCĐ không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật. Bài viết của Công ty Luật ACC sau đây liên quan nguyên tắc quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp chi tiết. 

Nguyên tắc quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp chi tiết

1. Nguyên tắc quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp chi tiết

Quản lý tài sản cố định (TSCĐ) là một hoạt động quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Việc quản lý hiệu quả TSCĐ không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng tài sản mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán và pháp luật.

Các nguyên tắc cơ bản trong quản lý TSCĐ:

Xác định rõ ràng tài sản:

• Phân loại: Phân loại TSCĐ theo các nhóm cụ thể như nhà xưởng, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải... để thuận tiện cho việc quản lý và theo dõi.
• Mô tả chi tiết: Mỗi tài sản cần có mô tả chi tiết về mã số, tên tài sản, đặc điểm kỹ thuật, ngày mua, giá trị...
• Đánh giá định kỳ: Định kỳ đánh giá lại tình trạng, giá trị và khả năng sử dụng của TSCĐ.

Thủ tục nhập kho, xuất kho rõ ràng:

• Biên bản giao nhận: Mọi giao dịch liên quan đến TSCĐ đều phải có biên bản giao nhận rõ ràng, xác định rõ người giao, người nhận, tài sản giao nhận và ngày giao nhận.
• Hệ thống hóa chứng từ: Bảo quản cẩn thận các chứng từ liên quan như hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho... để phục vụ cho công tác kế toán và kiểm toán.

Theo dõi, kiểm kê định kỳ:

• Sổ theo dõi: Mỗi TSCĐ cần có một sổ theo dõi riêng để ghi chép đầy đủ quá trình sử dụng, bảo trì, sửa chữa và khấu hao.
• Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê TSCĐ định kỳ để đối chiếu số liệu trên sổ sách với thực tế, phát hiện và xử lý các sai lệch.
• Sử dụng phần mềm: Áp dụng phần mềm quản lý TSCĐ để tự động hóa quá trình theo dõi và báo cáo.

Bảo quản và bảo trì:

• Lập kế hoạch bảo trì: Lập kế hoạch bảo trì định kỳ cho từng loại TSCĐ để đảm bảo chúng luôn hoạt động ổn định và hiệu quả.
• Sửa chữa kịp thời: Khi TSCĐ xảy ra hư hỏng, cần tiến hành sửa chữa ngay để tránh gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh.

Khấu hao hợp lý:

• Phương pháp khấu hao: Áp dụng phương pháp khấu hao phù hợp với từng loại TSCĐ để phân bổ giá trị hao mòn của tài sản trong suốt thời gian sử dụng.
• Tính toán chính xác: Tính toán số tiền khấu hao hàng năm một cách chính xác và đúng quy định.

Thanh lý và xử lý tài sản:

• Quy trình thanh lý: Khi TSCĐ hết niên hạn sử dụng hoặc không còn giá trị sử dụng, cần thực hiện các thủ tục thanh lý theo quy định.
• Xử lý tài sản thu hồi: Đối với tài sản thu hồi từ quá trình thanh lý, cần xác định giá trị và xử lý theo đúng quy định.

>>> Xem thêm về Mô tả công việc kế toán tài sản cố định trong doanh nghiệp hiện nay qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé

2. Tiêu chuẩn và nhận biết tài sản cố định 

Tài sản cố định là những tài sản có hình thể hữu hình hoặc vô hình, được doanh nghiệp sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời gian dài, mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai.

Tiêu chuẩn để xác định một tài sản là tài sản cố định:

Để một tài sản được công nhận là tài sản cố định, nó phải đáp ứng đồng thời cả 3 tiêu chuẩn sau:

• Thời gian sử dụng: Tài sản phải có thời gian sử dụng trên 1 năm.
• Giá trị: Nguyên giá của tài sản phải được xác định một cách khách quan và có giá trị từ 30.000.000 đồng trở lên (theo quy định hiện hành tại Việt Nam). Con số này có thể thay đổi theo các quy định mới nhất, do đó bạn nên tham khảo thông tin cập nhật.
• Lợi ích kinh tế trong tương lai: Việc sử dụng tài sản phải mang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp trong nhiều kỳ kế toán.

3. Quy trình quản lý tài sản cố định

Quy trình quản lý tài sản cố định

Quy trình quản lý TSCĐ là một chuỗi các hoạt động liên tục, từ khi tài sản được đưa vào sử dụng cho đến khi bị thanh lý. Mỗi giai đoạn đều có những yêu cầu và thủ tục riêng. Dưới đây là quy trình quản lý TSCĐ chi tiết:

Khởi tạo quy trình quản lý tài sản

• Xây dựng chính sách: Lập ra các chính sách, quy định rõ ràng về quản lý TSCĐ, bao gồm các quy trình, thủ tục, trách nhiệm của từng bộ phận.
• Phân loại tài sản: Phân loại TSCĐ theo các nhóm cụ thể để dễ dàng quản lý và theo dõi.
• Đánh giá và phân tích: Đánh giá tình hình hiện tại của TSCĐ, xác định các vấn đề tồn tại và đề ra giải pháp cải thiện.

Xác định nguồn gốc tài sản

• Biên bản giao nhận: Lập biên bản giao nhận chi tiết khi nhận tài sản mới, bao gồm thông tin về tài sản, nhà cung cấp, giá trị...
• Hóa đơn, chứng từ: Bảo quản đầy đủ các hóa đơn, chứng từ liên quan đến việc mua sắm tài sản.

Theo dõi và kiểm soát tài sản

• Sổ theo dõi: Mỗi tài sản cần có một sổ theo dõi riêng, ghi chép đầy đủ thông tin về tài sản, lịch sử sử dụng, bảo trì, sửa chữa...
• Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê TSCĐ định kỳ để đối chiếu số liệu trên sổ sách với thực tế.
• Sử dụng phần mềm: Áp dụng phần mềm quản lý TSCĐ để tự động hóa quá trình theo dõi và báo cáo.

Khấu hao

• Tính toán: Tính toán số tiền khấu hao hàng năm cho từng tài sản dựa trên phương pháp khấu hao đã chọn.
• Ghi nhận: Ghi nhận số tiền khấu hao vào sổ sách kế toán.

Thanh lý và loại bỏ tài sản

• Đánh giá: Đánh giá tình trạng tài sản, xác định lý do thanh lý.
• Thủ tục: Thực hiện các thủ tục thanh lý theo quy định, bao gồm biên bản thanh lý, xác định giá trị thanh lý...
• Xử lý tài sản: Xử lý tài sản thu hồi sau khi thanh lý.

Kê khai tài sản cố định

• Báo cáo tài chính: Phản ánh thông tin về TSCĐ trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
• Thuế: Kê khai TSCĐ để tính thuế tài sản và thuế thu nhập doanh nghiệp.

Các quy trình phụ trong quản lý TSCĐ:

• Quy trình mua sắm tài sản cố định: Bao gồm các bước từ lập kế hoạch mua sắm đến nghiệm thu và đưa vào sử dụng.
• Quy trình nhận dạng và ghi chép: Gán mã số, tên, mô tả chi tiết cho từng tài sản.
• Quy trình kiểm soát vật chất: Kiểm soát việc sử dụng, di chuyển và bảo quản TSCĐ.
• Quy trình sửa chữa và bảo trì: Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa kịp thời khi TSCĐ hư hỏng.

>>> Xem thêm về Tổng quan về các quy trình quản lý tài sản cố định qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

4. Lợi ích quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp

Quản lý tài sản cố định (TSCĐ) hiệu quả mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh và tăng cường khả năng cạnh tranh.

Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:

Tối ưu hóa chi phí:

• Giảm chi phí bảo trì: Việc theo dõi tình trạng tài sản, lập kế hoạch bảo trì định kỳ giúp phát hiện và khắc phục sự cố kịp thời, tránh các hư hỏng lớn gây tốn kém.
• Tối ưu hóa việc sử dụng tài sản: Tránh tình trạng thừa hoặc thiếu tài sản, giúp sử dụng tài sản một cách hiệu quả nhất.
• Giảm chi phí mua sắm: Lập kế hoạch mua sắm dựa trên nhu cầu thực tế, tránh mua sắm lãng phí.

Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh:

• Đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục: Khi tài sản được bảo trì tốt, hoạt động sản xuất sẽ diễn ra trơn tru, ít bị gián đoạn.
• Tăng năng suất lao động: Tài sản được sử dụng đúng cách và hiệu quả sẽ giúp tăng năng suất lao động.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm: Tài sản hiện đại và được bảo dưỡng tốt sẽ giúp cải thiện chất lượng sản phẩm.

Cải thiện quyết định đầu tư:

• Cung cấp thông tin chính xác: Dữ liệu về tài sản giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn, hiệu quả.
• Tránh đầu tư trùng lặp: Tránh tình trạng mua sắm tài sản trùng lặp, không cần thiết.

Tăng cường tính minh bạch:

• Quản lý tài sản chặt chẽ: Giúp doanh nghiệp quản lý tài sản một cách chặt chẽ, minh bạch.
• Phát hiện và ngăn chặn thất thoát tài sản: Giảm thiểu rủi ro mất mát, thất thoát tài sản.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo việc hạch toán, báo cáo tài sản đúng quy định.

Nâng cao giá trị doanh nghiệp:

• Tài sản được quản lý tốt: Tăng giá trị tài sản và nâng cao giá trị doanh nghiệp.
• Thu hút nhà đầu tư: Các doanh nghiệp có hệ thống quản lý tài sản tốt thường thu hút được sự quan tâm của nhà đầu tư.

Các lợi ích cụ thể khác:

• Giảm rủi ro: Giảm thiểu rủi ro liên quan đến tài sản như hỏa hoạn, trộm cắp.
• Tăng cường an toàn lao động: Đảm bảo tài sản hoạt động an toàn, giảm thiểu tai nạn lao động.
• Cải thiện hình ảnh doanh nghiệp: Một doanh nghiệp có hệ thống quản lý tài sản tốt thường được đánh giá cao về tính chuyên nghiệp.

5. Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để xác định giá trị tài sản cố định?

Giá trị tài sản cố định thường được xác định dựa trên giá mua, chi phí vận chuyển, lắp đặt, và các chi phí khác liên quan đến việc đưa tài sản vào sử dụng.

Khấu hao tài sản cố định là gì?

Khấu hao là quá trình phân bổ giá trị của tài sản cố định vào chi phí trong suốt thời gian sử dụng của nó. Điều này giúp doanh nghiệp phản ánh đúng giá trị tài sản trong báo cáo tài chính.

Có những phương pháp khấu hao nào?

Các phương pháp khấu hao phổ biến bao gồm: khấu hao theo đường thẳng, khấu hao theo số dư giảm dần, và khấu hao theo sản lượng.

Làm thế nào để theo dõi tài sản cố định?

Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý tài sản cố định để theo dõi thông tin về tài sản, bao gồm giá trị, tình trạng, lịch sử khấu hao và bảo trì.

Khi nào cần thanh lý tài sản cố định?

Tài sản cố định nên được thanh lý khi nó không còn sử dụng được, đã hết khấu hao hoặc không mang lại giá trị kinh tế cho doanh nghiệp.

Có cần lập báo cáo tài chính về tài sản cố định không?

Có, doanh nghiệp cần lập báo cáo tài chính để phản ánh tình hình tài sản cố định, khấu hao và các khoản chi phí liên quan.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến nguyên tắc quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp chi tiết. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.