Tổng quan về các quy trình quản lý tài sản cố định

Quy trình quản lý tài sản cố định là vấn đề được nhiều người quan tâm khi quản lý tài sản cố định. Bài viết sau đây, ACC sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu nội dung Quy trình quản lý tài sản cố định.

1. Tài sản cố định là gì ?

Tài sản cố định không có quy định chung mà theo Thông tư 45/2013/TT-BTC thì tài sản có thời gian sử dụng cố định và khấu hao theo thời gian và được định nghĩa cụ thể đối với từng loại tài sản cố định như sau:

- Tài sản cố định hữu hình

Là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định hữu hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải...

- Tài sản cố định vô hình

Là những tài sản không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định vô hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, như một số chi phí liên quan trực tiếp tới đất sử dụng; chi phí về quyền phát hành, bằng phát minh, bằng sáng chế, bản quyền tác giả...

- Tài sản cố định thuê tài chính

Là những tài sản cố định mà doanh nghiệp thuê của công ty cho thuê tài chính. Khi kết thúc thời hạn thuê, bên thuê được quyền lựa chọn mua lại tài sản thuê hoặc tiếp tục thuê theo các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng thuê tài chính. Tổng số tiền thuê một loại tài sản quy định tại hợp đồng thuê tài chính ít nhất phải tương đương với giá trị của tài sản đó tại thời điểm ký hợp đồng.

Mọi tài sản cố định đi thuê nếu không thoả mãn các quy định nêu trên được coi là tài sản cố định thuê hoạt động.

- Tài sản cố định tương tự

Là tài sản cố định có công dụng tương tự trong cùng một lĩnh vực kinh doanh và có giá trị tương đương.

Như vậy, có thể hiểuTài sản cố định bao gồm những tài sản hữu hình như tư liệu sản xuất, các tài sản vật chất làm tăng giá trị cho doanh nghiệp. Chúng là những tài sản cố định hữu hình không thể chuyển đổi thành tiền mặt trong năm đầu tiên. Tài sản vô hình dài hạn cũng có thể được gọi là tài sản cố định, giống như nhãn hiệu hoặc bằng sáng chế.

Tài sản cố định có thời gian sử dụng hữu ích dài hơn một năm. Vì lý do này, hàng tồn kho không phải là tài sản cố định vì doanh nghiệp muốn chuyển nó thành tiền mặt càng nhanh càng tốt.

2. Quản lý tài sản cố định

Quy trình quản lý tài sản cố định không phải là vấn đề quá đau đầu với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Quản lý tài sản cố định giúp doanh nghiệp theo dõi, bảo vệ và định giá tài sản của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng thẻ tài sản được đánh số thứ tự để quản lý tài sản cố định.

Thẻ tag tài sản là các nhãn có mã vạch chứa thông tin về từng loại tài sản trên đó. Nhà quản lý có thể theo dõi nội dung của mình bằng cách sử dụng trình đọc mã vạch di động và tạo báo cáo. Phần mềm quản lý tài sản cố định có thể giúp quản lý tài sản của doanh nghiệp. Có nhiều loại giải pháp phần mềm khác nhau để quản lý tài sản cố định.

Quy trình quản lý tài sản cố định bắt đầu bằng việc phê duyệt việc mua tài sản, sau khi bảo trì và khấu hao đến thời gian sử dụng hữu ích, và kết thúc bằng việc thanh lý tài sản cố định cuối cùng. Các bước này có tính chất chu kỳ, hầu hết xảy ra trong bất kỳ vòng đời quản lý cố định nào. Một số bước tùy chọn có thể chỉ xảy ra trong một số tình huống kinh doanh nhất định hoặc các ngành cụ thể.

2.1. Khởi tạo quy trình quản lý tài sản

Quy trình tài sản cố định thường bắt đầu với đơn đăng ký tài sản được phê duyệt (A / R). Bất kỳ ai có quyền đăng ký tài sản cố định đều phải chuẩn bị mẫu Yêu cầu phê duyệt (Appropriation Request – AR), cung cấp thông tin chi tiết về tài sản cố định được áp dụng và gửi nó để xem xét và phê duyệt.

2.2. Xác định nguồn gốc tài sản trogn quy trình quản lý TSCĐ

Tài sản cố định có thể là tài sản tự xây dựng hoặc tài sản mua. Sau khi AR được chấp thuận, đơn đặt hàng sẽ được phát hành trong trường hợp cần mua tài sản từ nhà cung cấp. Tài sản thường được nhập vào hệ thống kế toán; khi nhập hóa đơn tài sản; được đưa vào tài khoản phải trả; hoặc phân hệ mua sắm của hệ thống. Tài sản cũng có thể nhập trực tiếp vào hệ thống quản lý tài sản cố định.

2.3. Theo dõi và kiểm soát tài sản cố định

Hầu hết các tổ chức cần phải xử lý hàng trăm hoặc hàng nghìn tài sản vật chất. Trong trường hợp này, điều rất quan trọng là phải thường xuyên tìm hiểu tình trạng hoạt động và vị trí của tài sản mà họ sở hữu. Xác định, theo dõi và kiểm soát tài sản là những bước quan trọng của “bảo trì tài sản”.

Đăng ký hoặc thêm tài sản: Hầu hết các thông tin cần thiết để thiết lập khấu hao tài sản đều có sẵn khi nhập hóa đơn. Thông tin được nhập ở giai đoạn này bao gồm; ngày mua, ngày đưa vào sử dụng, mô tả, loại tài sản, cơ sở nguyên giá, cơ sở khấu hao, v.v. Một số thông tin sẽ tự động lưu chuyển dựa trên loại tài sản được chọn theo mối quan hệ cần được xác định trong hệ thống.

Đôi khi, tài sản cố định được chuyển giao cho một công ty con, đơn vị báo cáo hoặc bộ phận khác trong công ty. Việc chuyển giao giữa các công ty và nội bộ công ty có thể gây ra những thay đổi về cơ sở khấu hao, khấu hao hoặc các dữ liệu tài sản khác ảnh hưởng đến tài sản. Điều này cần được phản ánh chính xác trong hệ thống quản lý tài sản cố định.

2.4. Khấu hao

Sự suy giảm giá trị kinh tế và giá trị vật chất của tài sản được gọi là hao mòn. Theo các nguyên tắc kế toán (Generally accepted accounting principles – GAAP) được chấp nhận chung, khấu hao là một khoản chi phí phải được phản ánh trên sổ sách của công ty một cách thường xuyên và được phân bổ vào kỳ kế toán để phù hợp với thu nhập và chi phí. Đôi khi, việc đánh giá lại một tài sản cũng có thể dẫn đến việc nâng cao giá trị của nó.

Nguyên giá của tài sản phải được phân bổ hợp lý và có hệ thống trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của nó. Hệ thống kế toán FA tiên tiến tự động tính khấu hao hàng tháng dựa trên thông tin được thiết lập trong từng hồ sơ tài sản cố định. Hệ thống có thể tính khấu hao riêng cho GAAP công ty, GAAP địa phương và các mục đích thuế.

Đối với các vấn đề có thể làm thay đổi cơ sở khấu hao tài sản, thông thường cần phải điều chỉnh thông tin tài sản hiện có. Tài sản có thể được cải tiến hoặc sửa chữa để tăng giá trị hoặc kéo dài tuổi thọ kinh tế của nó.

2.5. Kê khai tài sản cố định

Các yêu cầu về báo cáo và lập kế hoạch tuân thủ “tài sản cố định” của các công ty đa quốc gia rất đa dạng và phức tạp. Có nhiều phương pháp khấu hao và các luật / quy định khác nhau quy định các tỷ lệ và phương pháp khác nhau để tính khấu hao của cùng một tài sản. Các công ty cần chuẩn bị kế hoạch khấu hao tài chính (US GAAP), luật định (Local GAAP) và thuế (thu nhập, tài sản, giá trị gia tăng và thuế tiêu dùng) và báo cáo tuân thủ.

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết Tổng quan về các quy trình quản lý tài sản cố định do ACC cung cấp đến cho bạn đọc. Nếu bạn đọc còn thắc mắc về nội dung bài viết, Vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website: https://accgroup.vn/ để được giải đáp thắc mắc nhanh chóng và kịp thời.