Các phần mềm quản lý quán karaoke tốt nhất

Quản lý quán karaoke đòi hỏi sự chuyên nghiệp trong khâu kiểm soát dịch vụ, doanh thu và khách hàng. Phần mềm quản lý quán karaoke giúp bạn tối ưu hoá mọi quy trình này. Cùng Luật ACC khám phá các phần mềm tốt nhất hiện nay để lựa chọn giải pháp quản lý phù hợp, nâng cao hiệu quả kinh doanh quán karaoke của bạn.

1. Phần mềm quản lý quán karaoke là gì?

Phần mềm quản lý quán karaoke là phần mềm quản lý bán hàng gồm phần cứng và phần mềm giúp tự động hóa kinh doanh và quản lý kinh doanh giành riêng cho các quán Karaoke. Về mặt nghiệp vụ phần mềm có sự khác biệt của mô hình quản lý kinh doanh theo giờ. Ngoài chức năng này, chức năng tính tiền hàng hóa, quản lý tồn kho và thu chi của phần mềm quản lý karaoke tương tự như mô hình nhà hàng, cafe (F&B).

2. Tính năng cần có của một phần mềm quản lý quán karaoke

• Quản lý đặt phòng: Phần mềm cần có chức năng cho phép khách hàng đặt phòng trực tuyến, giúp tối ưu hóa thời gian và hạn chế tình trạng quá tải.
• Quản lý hóa đơn và thanh toán: Tính năng này giúp tạo hóa đơn tự động, theo dõi tình trạng thanh toán và hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán khác nhau.
• Theo dõi doanh thu và báo cáo: Cung cấp báo cáo doanh thu chi tiết theo ngày, tuần, tháng, giúp chủ quán nắm rõ tình hình kinh doanh và đưa ra quyết định hợp lý.
• Quản lý tồn kho: Theo dõi lượng hàng hóa và nguyên liệu cần thiết cho quán, đảm bảo không xảy ra tình trạng thiếu hàng hay thừa hàng.
• Quản lý nhân viên: Tính năng này cho phép quản lý lịch làm việc, chấm công và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên trong quán.
• Tích hợp hệ thống âm thanh và ánh sáng: Cho phép điều khiển hệ thống âm thanh, ánh sáng ngay từ phần mềm, nâng cao trải nghiệm cho khách hàng.
• Phân tích hành vi khách hàng: Cung cấp thông tin về sở thích và thói quen của khách hàng, giúp chủ quán xây dựng các chương trình khuyến mãi và dịch vụ phù hợp.

3. Các phần mềm quản lý quán karaoke tốt nhất

Với kinh nghiệm gần 8 năm hoạt động trong lĩnh vực tư vấn phần mềm quản lý bán hàng và tự kinh doanh. Mr Quản mang đến cho bạn 3 gợi ý phần mềm quản lý quán karaoke tốt nhất. Mong rằng những gợi ý này sẽ giúp ích cho bạn.

Các phần mềm quản lý quán karaoke tốt nhất

3.1. Phần mềm quản lý quán karaoke KiotViet

Phần mềm quản lý quán karaoke của KiotViet cho phép bạn dùng thử miễn phí trong 10 ngày để làm quen. Ngoài ra bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp nhân viên kinh doanh để được tư vấn và hướng dẫn sử dụng. Với hơn 150.000 cửa hàng sử dụng, kiotviet đang là  phần mềm quản lý bán hàng thịnh hành nhất thị trường hiện tại.

Quản lý Karaoke – Quản lý thông tin hàng hóa

Phần mềm quán karaoke KiotViet giúp bạn dễ dàng quản lý danh mục hàng hóa tại cửa hàng và giá bán. Bạn có thể thiết lập giá bán theo khu vực và thời điểm khác nhau. Nhờ vậy nhân viên sẽ không còn tính tiền sai sót như trước. Tất cả sẽ được tự động hóa trên chiếc máy tính.

Lưu đầy đủ thông tin khách hàng

• Đối với kinh doanh dịch vụ nói chung và kinh doanh quán karaoke nói riêng. Khách hàng luôn là tài sản lớn nhất. Chính vì vậy lưu trữ thông tin khách hàng để chăm sóc là điều cực kỳ quan trọng. Phần mềm quản lý quán karaoke KiotViet sẽ giúp chủ quán biết được những khách hàng thường xuyên tới quán. Những khách hàng nào lâu không tới để có thể chăm sóc họ.
• Dựa vào danh sách này bạn cũng có thể đưa ra những chương trình khuyến mãi, giảm giá tặng quà cụ thể. Điều này giúp khách hàng sẽ yêu thích và đến quán của bạn nhiều hơn.

Quản lý phòng bàn, giờ hát

• Mỗi phòng hát sẽ được thiết lập theo nhóm và mức tiền khác nhau. Nhờ vậy mà việc tính tiền theo giờ trở nên khá đơn giản và thuận tiện. Ngoài ra nhân viên sẽ có cái nhìn tổng quan về tình hình các phòng để nhận khách mới hoặc phân bổ phòng hợp lý.
• Phần mềm quản lý quán karaoke KiotViet giúp bạn kiểm soát tốt được giờ vào và giờ ra của khách hàng. Ngoài ra nhân viên sẽ linh động được việc thay đổ giờ đúng với thực tế nếu có sai sót.

Quản lý nhân viên bằng phần mềm quản lý quán Karaoke

Sử dụng phần mềm quản lý quán karaoke KiotViet giúp quán tính tiền lương theo bảng lương chi tiết. Phần mềm có chức năng hỗ trợ kết nối với máy chấm công. Đặc biệt chức năng phần quyền nhân viên giúp hạn chế tối đa gian lận trong làm việc.

Sử dụng trên nhiều thiết bị

• Phần mềm quản lý quán Karaoke Kiotviet có thể sử dụng trên hầu hết các thiết bị: Máy tính bàn, laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng, máy POS. Nó sẽ giúp sử dụng phần mềm linh hoạt và tùy biến theo từng mô hình kinh doanh.
• Ngoài ra ứng dụng quản lý bán hàng trên điện thoại di động sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát được kinh doanh từ xa.

Tích hợp máy in, két giữ tiền

• Khi nhân viên thực hiện bán hàng, tính tiền. Phần mềm có thể xuất hóa đơn và tích hợp tự động với ngăn kéo đựng tiền. Nhờ vậy thu ngân có thể tính tiền nhanh chóng cho khách mà không hề lo có sai sót.
• Trước kia có thể bạn sử dụng máy tính tiền hoặc phương pháp thủ công. Tuy nhiên với KiotViet việc tính tiền và đánh dấu giờ ra vào sẽ được xử lý đơn giản vô cùng.

3.2. Phần mềm quản lý quán karaoke miễn phí Vzsoft

Vzsoft là công ty cung cấp phần mềm quản lý karaoek miến phí được sử dụng khá nhiều. Chức năng bán hàng, in hóa đơn được cung cấp miễn phí. Các tính năng quản lý kho, thu chi anh chị có thể sử dụng khi nâng cấp. Chi phí cho mỗi chức năng khoản 2.000.000đ sử dụng vĩnh viễn.

Theo nhà cung cấp, phần mềm quản lý quán karaoke Vzsoft có những tính năng cơ bản sau:

• Chức năng đặt phòng trước;
• Quản lý phòng theo sơ đồ, khu vực, phòng trống;
• Chuyển phòng, gộp phòng và tách phòng;
• Tạo giá bán theo khu vực và thời điểm;
• Order hàng hóa báo cho bộ phận bar, bếp;
• Chức năng giảm giá hàng bán, bill;
• In phiếu tính tiền cho khách;
• Lưu trữ thông tin khách hàng;
• Tạo định mức giúp quản lý kho hàng;
• Quản lý thu chi và báo cáo kinh doanh.

3.3. Phần mềm quản lý quán karaoke Posapp

Posapp là một trong những phần mềm quản lý quán karaoke nổi bật, được thiết kế chuyên biệt để đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả của các quán karaoke. Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, Posapp mang lại nhiều tính năng hữu ích giúp chủ quán tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý đặt phòng: Posapp cho phép khách hàng đặt phòng trực tuyến và quản lý lịch sử đặt phòng một cách dễ dàng, giúp tăng cường trải nghiệm khách hàng và giảm thiểu tình trạng quá tải.
• Theo dõi doanh thu: Phần mềm cung cấp báo cáo doanh thu chi tiết theo từng thời điểm, giúp chủ quán nắm bắt tình hình tài chính và đưa ra quyết định kịp thời.
• Quản lý thực đơn và giá cả: Posapp cho phép cập nhật thực đơn, thay đổi giá cả một cách linh hoạt, đồng thời theo dõi tình hình tiêu thụ các mặt hàng, giúp quản lý tồn kho hiệu quả.
• Hỗ trợ thanh toán: Tích hợp nhiều hình thức thanh toán như thẻ tín dụng, ví điện tử, giúp quá trình thanh toán nhanh chóng và tiện lợi cho khách hàng.

>>> Đọc thêm bài viết liên quan Tổng hợp kinh nghiệm mở quán kinh doanh Karaoke để nắm được những kinh nghiệm cần có khi bắt đầu kinh doanh karaoke

4. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý quán karaoke

Hãy cùng trải nghiệm về những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý quán karaoke giúp tối ưu hiệu quả công việc kinh doanh của bạn nhé.

Không giới hạn khu và phòng hát

Dễ dàng phân khu và phân phòng theo ý muốn và nhu cầu của mình.

Tính tiền giờ theo từng khu hoặc từng phòng với mức giá khác nhau

Bạn luôn muốn có những phòng đặc biệt dành cho các thượng đế thỏa mái hát hò, bay nhẩy cùng bạn bè. Bạn có phòng VIP01 200.000đ/giờ hay VIP02 với giá 400.000đ/giờ, hay bạn muốn 12h-16h VIP01 chỉ còn 100.000đ/giờ, sau 22h VIP01 lại có giá 300.000đ/giờ. Tất cả đều dễ dàng với phần mềm quản lý karaoke ReliPos.

Giao diện phần mềm đơn giản, dễ sử dụng

Nhân viên thu nhân dễ dàng mở phòng hát và trả phòng hát cho khách hàng. Thao tác thêm món ăn hoặc nước uống dễ dàng. Các nút chức năng thêm, tách, chuyển, thanh toán, nhận trả phòng .. được thiết kế hợp lý giúp thu ngân dễ dàng quản lý các phòng hát.

Order từ xa tại vị trí phòng hát không cần di chuyển nhiều

Phần mềm dễ dàng cài đặt trên các thiết bị di động giúp nhân viên dễ dàng phục vụ gọi món cho khách ngay tại phòng hát. Kết nối với hệ thống bàn hàng và máy in giúp món ăn được in ngay xuống khu vực chế biến khi nhân viên phục vụ order cho khách. Giúp bán hàng hiệu quả và nhanh chóng.

Thanh toán nhanh chóng và chính xác

Hệ thống thanh toán tiện lợi, chấp nhận tất cả hình thức thanh toán từ tiền mặt, cà thẻ theo ngân hàng, ví điện tử. Ngoài ra có thể áp dụng nhiều hình thức thanh toán trên cùng 1 bill. Hệ thống báo cáo rõ ràng và chi tiết.

Xuất hóa đơn tự động

• Phần mềm quản lý karaoke dễ dàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử với nhà cung cấp uy tín CMC, BKAV, VNPT … Nếu bạn xuất hóa đơn giấy thì bạn có thể yên tâm, hệ thống phần mềm có thể kết nối với các loại máy in hóa đơn VAT dễ dàng với giao diện tùy chỉnh.
• Hỗ trợ lưu thông tin xuất hóa đơn tự động. Khách hàng chỉ cần cung cấp MST để dễ dàng truy xuất thông tin công ty lần sau.

Phân quyền chi tiết đến từng thao tác cho user

Cấp user theo vai trò hoặc vị trí nhân viên trong hệ thống quản lý. Phần quyền chi tiết tới tùng nút trên giao diện phần mềm. Quy trình quản lý chặt chẽ, giảm thiểu thất thoát, sai lệch.

Hệ thống báo cáo và phân tích chi tiết

Phần mềm quản lý karaoke có sẵn các loại báo cáo doanh thu chi tiết (số khách, số phiếu, thẻ – tiền mặt, bình quân bill ….) , thống kê bán hàng, báo cáo số lượng bán, số lượng hủy, trả, báo cáo khách hàng … Bộ lọc thông minh dễ dàng lọc báo cáo theo thời gian, số lượng.

Quản lý từ xa dễ dàng

ReliPos áp dụng công nghệ hiện đại giúp chủ quản dễ dàng quản lý mọi lúc, mọi nơi qua internet.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý quán karaoke

5. Điều kiện, thủ tục cần thiết để kinh doanh và sử dụng phần mềm quản lý quán karaoke

Kinh doanh quán karaoke tại Việt Nam không chỉ đơn thuần là việc mở cửa cho khách vào hát, mà còn yêu cầu tuân thủ các quy định pháp lý nghiêm ngặt. Để hoạt động một cách hợp pháp, chủ quán karaoke cần nắm rõ các điều kiện và thủ tục cần thiết, đặc biệt là việc sử dụng phần mềm quản lý quán karaoke hiệu quả.

5.1. Điều kiện kinh doanh quán karaoke

Theo Nghị định số 54/2019/NĐ-CP quy định về kinh doanh dịch vụ karaoke, các cơ sở karaoke phải đảm bảo những điều kiện sau:

• Giấy phép kinh doanh: Cơ sở phải đăng ký kinh doanh với ngành nghề phù hợp, bao gồm dịch vụ karaoke.
• Cơ sở vật chất: Đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn về phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, và môi trường. Cụ thể, quán karaoke phải được xây dựng ở nơi có đủ điều kiện về an toàn cho người sử dụng, không gần các khu vực nhạy cảm như trường học, bệnh viện.
• Âm thanh: Trang bị hệ thống âm thanh đảm bảo tiêu chuẩn, không gây ô nhiễm tiếng ồn đến khu vực xung quanh.

5.2. Thủ tục đăng ký kinh doanh

Để hoạt động kinh doanh karaoke, chủ đầu tư cần thực hiện các bước sau:

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh: 

• Đơn đăng ký kinh doanh (theo mẫu).
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc hợp pháp hóa cơ sở kinh doanh.
• Các giấy tờ liên quan đến chứng chỉ phòng cháy chữa cháy.

Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư: Sau khi hoàn tất hồ sơ, nộp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Xin cấp giấy phép đủ điều kiện hoạt động: Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 54/2019/NĐ-CP, cơ sở karaoke phải có giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh trật tự từ cơ quan công an.

5.3. Sử dụng phần mềm quản lý quán karaoke

Để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành quán karaoke, việc sử dụng phần mềm quản lý quán karaoke là một giải pháp thiết yếu. Dưới đây là những điều cần lưu ý:

• Lựa chọn phần mềm phù hợp: Phần mềm phải có tính năng quản lý đặt bàn, thanh toán, quản lý nhân viên và báo cáo doanh thu. Nên tham khảo các phần mềm nổi bật như Karaoke Manager, Karaoke Cloud, hay Phần mềm quản lý quán karaoke ABC.
• Đảm bảo tuân thủ quy định về bảo mật thông tin: Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ thông tin cá nhân, các phần mềm quản lý cần bảo đảm an toàn cho dữ liệu khách hàng, tránh tình trạng rò rỉ thông tin.
• Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm: Cần có kế hoạch đào tạo cho nhân viên để sử dụng thành thạo phần mềm, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

>>> Bạn đọc có nhu cầu tìm hiểu về thủ tục đăng ký kinh doanh karaoke, tham khảo thêm bài viết Điều kiện, thủ tục xin cấp giấy phép kinh doanh karaoke mới

6. Câu hỏi thường gặp

Chi phí sử dụng phần mềm quản lý quán karaoke là bao nhiêu?

Chi phí phần mềm quản lý quán karaoke có thể dao động từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, tùy thuộc vào tính năng và nhà cung cấp. Một số phần mềm còn có phiên bản miễn phí hoặc dùng thử.

Làm thế nào để chọn phần mềm quản lý quán karaoke phù hợp?

Bạn nên xem xét các tính năng, độ dễ sử dụng, hỗ trợ khách hàng và chi phí. Nên thử nghiệm bản demo để đánh giá khả năng phù hợp với nhu cầu của quán.

Hy vọng bài viết trên đã đem lại những thông tin chi tiết và bổ ích về phần mềm quản lý quán karaoke. Nếu có những câu hỏi và thắc mắc liên quan đến phần mềm quản lý quán karaoke hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn và hỗ trợ.