Mẫu thông báo công nợ cho khách hàng thông dụng nhất

Mẫu thông báo công nợ cho khách hàng là văn bản được gửi để thông báo về số dư nợ còn lại và yêu cầu thanh toán của khách hàng đối với các khoản đã vay hoặc chưa thanh toán. Mẫu này thường nêu rõ thông tin về số tiền nợ, hạn thanh toán, và hướng dẫn cách thức thanh toán để đảm bảo khách hàng thực hiện nghĩa vụ tài chính đúng hạn.

Mẫu thông báo công nợ cho khách hàng thông dụng nhất

1. Mẫu thông báo công nợ nên được gửi đến khách hàng khi nào?

Thời điểm gửi thông báo công nợ cho khách hàng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả thu hồi nợ và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Dưới đây là một số thời điểm bạn nên gửi thông báo công nợ:

1. Khi quá hạn thanh toán:

• Ngay sau khi đến hạn thanh toán: Đây là thời điểm thích hợp nhất để gửi thông báo nhắc nhở khách hàng về khoản nợ. Điều này giúp khách hàng nhận thức được việc mình đã quá hạn và có trách nhiệm thanh toán.
• Sau mỗi khoảng thời gian nhất định: Nếu khách hàng vẫn chưa thanh toán sau khi nhận được thông báo đầu tiên, bạn có thể gửi thêm các thông báo nhắc nhở với tần suất phù hợp (ví dụ: 5 ngày một lần, 10 ngày một lần).

2. Khi phát sinh các tình huống đặc biệt:

• Khi khách hàng có yêu cầu gia hạn: Nếu khách hàng có lý do chính đáng để yêu cầu gia hạn thời hạn thanh toán, bạn có thể gửi thông báo xác nhận việc gia hạn và nhắc nhở ngày thanh toán mới.
• Khi có sự thay đổi về thông tin liên hệ: Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin liên hệ của khách hàng (số điện thoại, địa chỉ), bạn cần cập nhật thông tin và gửi thông báo đến địa chỉ mới.

3. Định kỳ:

• Cuối mỗi tháng: Bạn có thể gửi báo cáo công nợ cho khách hàng để họ nắm rõ tình hình các khoản nợ của mình.
• Trước khi tiến hành các biện pháp thu hồi nợ: Nếu khách hàng vẫn chưa thanh toán sau một thời gian dài, bạn có thể gửi thông báo cuối cùng trước khi tiến hành các biện pháp thu hồi nợ mạnh mẽ hơn.

2. Mẫu thông báo công nợ cho khách hàng thông dụng nhất

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

THÔNG BÁO

Kính gửi: ……

Thực hiện hợp đồng kinh tế số … ký ngày … giữa … và Công ty ……về việc …, chúng tôi đã bàn giao đầy đủ hàng hoá và giấy tờ qui định tại điều … của hợp đồng. Đại diện hai bên đã ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị ngày … tháng … năm ….

Theo điều khoản Thanh toán hợp đồng (điều …), bên Mua sẽ thanh toán cho bên Bán …% giá trị hợp đồng trong vòng …ngày kể từ ngày ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa.

Vậy, chúng tôi kính đề nghị quý cơ quan thanh toán …% giá trị hợp đồng tương đương số tiền: … đồng (…) theo đúng qui định trong hợp đồng.

Tên tài khoản: Công ty……

Số tài khoản: …….. tại Ngân hàng……….. – Chi nhánh……..

Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý cơ quan.

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn!

                                                                                                                  CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

3. Làm sao để thông báo nhắc nhở công nợ mà không làm mất lòng khách hàng?

Việc thông báo nhắc nhở công nợ mà không làm mất lòng khách hàng là một kỹ năng quan trọng trong kinh doanh. Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn thực hiện điều này một cách hiệu quả:

1. Lựa chọn thời điểm thích hợp:

• Tránh giờ cao điểm làm việc: Gọi điện hoặc gửi email vào những thời điểm khách hàng rảnh rỗi để họ có thể tập trung vào cuộc trò chuyện.
• Tránh các ngày lễ, sự kiện quan trọng: Điều này giúp tránh gây phiền hà cho khách hàng trong những ngày bận rộn.

2. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tôn trọng:

• Mở đầu bằng lời chào hỏi thân thiện: Ví dụ: "Chào anh/chị [Tên khách hàng], em là [Tên bạn], từ [Tên công ty]. Em xin phép được liên hệ để nhắc về..."
• Tránh dùng từ ngữ nặng nề, đe dọa: Thay vào đó, hãy sử dụng những từ ngữ như "nhắc nhở", "yêu cầu", "mong muốn".
• Cảm ơn khách hàng: Biểu hiện sự cảm ơn vì sự hợp tác của khách hàng trong quá trình làm việc.

3. Giải thích rõ ràng lý do:

• Nêu rõ số tiền nợ, thời hạn thanh toán: Giúp khách hàng hiểu rõ về khoản nợ của mình.
• Giải thích tác động của việc chậm trễ thanh toán: Nếu có, hãy giải thích ngắn gọn về những khó khăn mà việc chậm trễ thanh toán có thể gây ra cho doanh nghiệp.

4. Đề xuất các phương án thanh toán linh hoạt:

• Chia nhỏ khoản nợ: Nếu khách hàng gặp khó khăn trong việc thanh toán một lần, bạn có thể đề xuất phương án chia nhỏ khoản nợ thành nhiều lần thanh toán.
• Cung cấp nhiều hình thức thanh toán: Cho khách hàng nhiều lựa chọn như chuyển khoản, thanh toán trực tuyến, thanh toán tại văn phòng,...

5. Tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng:

• Nghe khách hàng chia sẻ: Nếu khách hàng có bất kỳ khó khăn nào, hãy lắng nghe và cố gắng tìm giải pháp phù hợp.
• Hứa hẹn sẽ hỗ trợ: Cho khách hàng thấy rằng bạn sẵn sàng hỗ trợ họ trong quá trình thanh toán.

6. Gửi thông báo nhắc nhở qua nhiều kênh:

• Kết hợp nhiều hình thức: Ngoài gọi điện, bạn có thể gửi email, tin nhắn, hoặc thư để nhắc nhở khách hàng.
• Cá nhân hóa thông báo: Điều này giúp khách hàng cảm thấy được quan tâm hơn.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu thông báo công nợ cho khách hàng thông dụng nhất. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.