Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ đơn thuần là thay thế hóa đơn giấy mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững những quy định pháp luật liên quan. Bài viết này Công ty Luật ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử theo TT78
Thông tư 78/2021/TT-BTC đã đưa ra những quy định chi tiết về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử, đảm bảo tính thống nhất và minh bạch trong giao dịch. Theo đó:
1. Mẫu số hóa đơn điện tử
Mẫu số hóa đơn điện tử
Mẫu số hóa đơn điện tử là một mã số duy nhất, được cấp bởi cơ quan thuế, dùng để phân biệt các loại hóa đơn điện tử khác nhau. Mẫu số giúp xác định loại hóa đơn, đối tượng áp dụng, và các thông tin liên quan đến hóa đơn đó.
Các ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử gồm:
1: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng - Dùng cho các giao dịch chịu thuế giá trị gia tăng.
2: Hóa đơn điện tử bán hàng - Dùng để ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
3: Hóa đơn điện tử bán tài sản công - Áp dụng cho các giao dịch bán tài sản thuộc sở hữu nhà nước.
4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
5: Các loại hóa đơn điện tử khác như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử.
6: Các chứng từ điện tử như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
2. Ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử là một chuỗi ký tự bao gồm các thông tin về loại hóa đơn, năm lập hóa đơn, và một số thông tin khác. Ký hiệu giúp xác định một cách cụ thể một hóa đơn điện tử, giúp việc quản lý và tra cứu hóa đơn trở nên dễ dàng hơn.
Ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm 6 ký tự thể hiện các thông tin về loại hóa đơn, mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn. Cụ thể:
- Ký tự đầu tiên: Chữ cái C hoặc K.
C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
K: Hóa đơn không có mã.
- Hai ký tự tiếp theo: Hai chữ số thể hiện năm lập hóa đơn (2 chữ số cuối năm).
- Ký tự tiếp theo: Một chữ cái thể hiện loại hóa đơn.
T: Hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân.
D: Hóa đơn bán tài sản công hoặc hàng dự trữ quốc gia.
L: Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần.
M: Hóa đơn từ máy tính tiền.
N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
- Hai ký tự cuối: Do người bán tự xác định, dùng để phân biệt các mẫu hóa đơn hoặc để là YY nếu không có nhu cầu quản lý.
Ví dụ:
“1C22TAA”: Hóa đơn giá trị gia tăng có mã, lập năm 2022, do doanh nghiệp đăng ký.
“2C22TBB”: Hóa đơn bán hàng có mã, lập năm 2022, do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân đăng ký.
“1K22DAA”: Hóa đơn giá trị gia tăng không có mã, lập năm 2022, loại đặc thù.
“6K22NAB”: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không có mã, lập năm 2022.
>>> Mời bạn đọc xem thêm thông tin Quy định mới nhất về ký hiệu, mẫu số trên hóa đơn bán hàng
3. Ý nghĩa của việc quy định mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử
- Đảm bảo tính thống nhất: Tất cả các hóa đơn điện tử đều phải tuân theo một quy định chung về mẫu số và ký hiệu, giúp việc quản lý và kiểm soát hóa đơn trở nên dễ dàng hơn.
- Ngăn chặn gian lận: Việc sử dụng mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định giúp giảm thiểu tình trạng làm giả, sửa chữa hóa đơn.
- Tăng cường tính minh bạch: Các thông tin trên mẫu số và ký hiệu hóa đơn giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử
- Chọn đúng mẫu số và ký hiệu: Doanh nghiệp cần chọn đúng mẫu số và ký hiệu hóa đơn phù hợp với loại giao dịch và quy định của pháp luật.
- Điền đầy đủ thông tin: Tất cả các thông tin trên hóa đơn điện tử phải được điền đầy đủ, chính xác và rõ ràng.
- Bảo quản hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử đầy đủ và đúng quy định để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế.
>>>Tham khảo thêm Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử
4. Câu hỏi thường gặp
Có những loại hóa đơn điện tử nào được quy định trong Thông tư 78/2021/TT-BTC?
Trả lời: Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định nhiều loại hóa đơn điện tử như hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, và các loại chứng từ điện tử khác.
Ký hiệu "C" và "K" trong ký hiệu hóa đơn điện tử đại diện cho điều gì?
Trả lời: Ký hiệu "C" cho biết hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, còn ký hiệu "K" cho biết hóa đơn không có mã.
Tại sao cần phân biệt giữa các loại mẫu số hóa đơn điện tử?
Trả lời: Việc phân biệt các loại mẫu số giúp xác định đối tượng áp dụng, loại hình giao dịch và các thông tin liên quan, từ đó phục vụ cho việc quản lý thuế và thống kê kinh tế.
Những thông tin nào cần được ghi rõ trên hóa đơn điện tử ngoài mẫu số và ký hiệu?
Trả lời: Ngoài mẫu số và ký hiệu, hóa đơn điện tử còn phải ghi rõ các thông tin như tên hóa đơn, số hóa đơn, thông tin người bán và người mua, thông tin hàng hóa, dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn, chữ ký điện tử, và một số thông tin khác tùy theo loại hóa đơn.
Nếu doanh nghiệp sử dụng sai mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử thì sẽ bị xử lý như thế nào?
Trả lời: Việc sử dụng sai mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử có thể dẫn đến các hậu quả như bị phạt hành chính, điều chỉnh thuế, hoặc thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo mức độ vi phạm.
Tại sao việc nắm vững quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử là quan trọng?
Việc nắm vững các quy định này giúp đảm bảo hóa đơn được phát hành và xử lý chính xác, tuân thủ pháp luật, và phù hợp với hoạt động kinh doanh của cá nhân hoặc doanh nghiệp.
Tóm lại, việc hiểu rõ và tuân thủ quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC là điều cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Công ty Luật ACC hy vọng qua bài viết này, cá nhân hoặc doanh nghiệp có thể sử dụng đúng mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử, tránh những rủi ro pháp lý và góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh minh bạch
Nội dung bài viết:
Bình luận