Mẫu đề nghị thanh toán công nợ chi tiết theo đúng quy định hiện hành

Trong kinh doanh, việc khách hàng chậm thanh toán là điều không thể tránh khỏi. Để thúc đẩy khách hàng thanh toán đúng hạn, doanh nghiệp cần có một văn bản đề nghị thanh toán rõ ràng và đầy đủ thông tin. Bài viết này Công ty Luật ACC sẽ đưa ra mẫu đề nghị thanh toán công nợ chi tiết theo đúng quy định mà bạn có thể cần.

Mẫu đề nghị thanh toán công nợ chi tiết theo đúng quy định hiện hành

1. Giấy đề nghị thanh toán công nợ là gì?

Giấy đề nghị thanh toán công nợ là văn bản được gửi cho bên thanh toán khi họ chậm trả tiền hoặc khi sắp đến hạn thanh toán, nhằm thúc đẩy việc thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng. 

Văn bản này thường được sử dụng sau khi doanh nghiệp đã cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ và yêu cầu bên mua thanh toán các chi phí theo hợp đồng đã ký kết.

2. Mẫu đề nghị thanh toán công nợ chi tiết theo đúng quy định hiện hành

Nội dung giấy đề nghị thanh toán công nợ

Giấy đề nghị thanh toán công nợ phải tuân thủ các tiêu chuẩn về nội dung và hình thức trình bày như sau:

Hình thức: Giấy đề nghị thanh toán phải được soạn thảo bằng tiếng Việt chuẩn, tuân thủ đúng quy tắc ngữ pháp, chính tả, và diễn đạt rõ ràng nội dung cần truyền tải. Bố cục văn bản phải đầy đủ các phần theo đúng quy cách.

Nội dung: Tùy vào từng trường hợp cụ thể, mẫu đề nghị có thể thay đổi, nhưng nhìn chung phải bao gồm các thông tin cơ bản như:

• Tên của đơn vị hoặc doanh nghiệp và bộ phận yêu cầu thanh toán.
• Tên cá nhân và bộ phận công tác của người đề nghị.
• Nội dung yêu cầu thanh toán và các tài liệu liên quan.
• Số tiền yêu cầu thanh toán được ghi rõ bằng cả số và chữ.
• Danh sách chứng từ gốc nộp kèm, bao gồm hóa đơn hoặc bản sao hóa đơn.

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CÔNG NỢ.docx

GIẤY YÊU CẦU THANH TOÁN CÔNG NỢ.docx

3. Lưu ý khi điền mẫu giấy đề nghị thanh toán 

Khi soạn thảo và điền thông tin vào mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ, cần lưu ý một số điểm sau:

• Ghi rõ đơn vị, địa chỉ và thời gian (ngày, tháng, năm) cụ thể gửi đến bên nhận.
• Điền đầy đủ tên và địa chỉ của doanh nghiệp, nội dung thanh toán (chi cho mục đích gì), và số tiền cần thanh toán.
• Giấy đề nghị phải có chữ ký của các bên liên quan, bao gồm người đề nghị, kế toán trưởng và người duyệt trước khi chuyển tiền tại thủ quỹ.
• Khi lập giấy đề nghị thanh toán, phải đảm bảo ghi rõ và đầy đủ thông tin về số hợp đồng và các điều khoản trong hợp đồng mà hai bên đã ký kết.
• Số tiền cần thanh toán phải được ghi rõ bằng cả số và chữ để đảm bảo tính chính xác và tránh chỉnh sửa sai lệch.
• Khi gửi yêu cầu thanh toán, cần cung cấp đầy đủ thông tin về tài khoản ngân hàng của người đề nghị để bên mua có thể thực hiện thanh toán qua chuyển khoản.

Việc lập giấy đề nghị thanh toán công nợ cần đảm bảo tính chi tiết và chính xác để tránh sai sót trong quá trình thanh toán giữa các bên.

>>>Mời bạn đọc tham khảo Phân biệt kế toán công nợ và kế toán thanh toán

4. Câu hỏi thường gặp 

Nếu khách hàng không trả lời giấy đề nghị thanh toán, tôi phải làm gì?

Trả lời: Sau khi gửi giấy đề nghị thanh toán, bạn nên theo dõi và nhắc nhở khách hàng thường xuyên. Nếu khách hàng vẫn không có phản hồi, bạn có thể cân nhắc gửi thư nhắc nhở lần 2 hoặc liên hệ trực tiếp với khách hàng để làm rõ vấn đề. Trong trường hợp khách hàng vẫn cố tình không thanh toán, bạn có thể cân nhắc các biện pháp pháp lý để bảo vệ quyền lợi của mình.

Tôi có cần phải gửi giấy đề nghị thanh toán bằng văn bản không, có thể gửi qua email được không?

Trả lời: Việc gửi giấy đề nghị thanh toán bằng văn bản có giá trị pháp lý cao hơn so với việc gửi qua email. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể gửi bản mềm qua email để thông báo cho khách hàng và yêu cầu họ xác nhận việc đã nhận được.

Thời hạn để khách hàng thanh toán sau khi nhận được giấy đề nghị là bao lâu?

Trả lời: Thời hạn thanh toán thường được quy định trong hợp đồng giữa hai bên. Nếu không có quy định cụ thể, bạn có thể tự đặt ra một thời hạn hợp lý và thông báo cho khách hàng.

Nếu tôi muốn thu hồi công nợ bằng con đường pháp lý, tôi cần làm những gì?

Trả lời: Để thu hồi công nợ bằng con đường pháp lý, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các chứng cứ như hợp đồng, hóa đơn, giấy đề nghị thanh toán... Sau đó, bạn có thể tiến hành khởi kiện tại tòa án.

Hy vọng qua bài viết của Công ty Luật ACC, bạn hiểu được để đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra suôn sẻ và tránh những tranh chấp không đáng có, việc lập giấy đề nghị thanh toán công nợ cần được thực hiện cẩn thận, đúng quy định và chi tiết. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thu hồi nợ mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong quản lý tài chính.