Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử là văn bản được lập ra nhằm mục đích ghi nhận thông tin về việc thay thế hóa đơn điện tử đã phát hành trước đó do có sai sót. Vậy trường hợp nào cần sử dụng mẫu biên bản này? Bài viết dưới đây, ACC sẽ cung cấp các thông tin cần thiết đến bạn.
Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử năm 2024
1. Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử năm 2024
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
.......o0o.......
BIÊN BẢN THAY THẾ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
Số: ....../2022/BBTT-.....
- Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Căn cứ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Hôm nay, ngày tháng năm 2022, Chúng tôi gồm:
|
Thông tin |
BÊN A (BÊN BÁN) |
BÊN B (BÊN MUA) |
|
Tên doanh nghiệp |
|
|
|
Mã số thuế |
|
|
|
Địa chỉ trụ sở |
|
|
|
Đại diện |
|
|
|
Chức vụ |
|
|
Hai bên thống nhất lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử sai sót xác nhận các thông tin sau:
1. Hóa đơn điện tử thu hồi: Bên A thu hồi tờ hóa đơn điện tử mà Bên A đã lập và giao cho Bên B, cụ thể:
|
STT |
Mẫu số |
Ký hiệu |
Số hóa đơn |
Ngày lập |
Ghi chú |
|
1 |
1 |
C22… |
|
|
|
2. Lý do thay thế: Xuất sai số tiền dịch vụ.
Nội dung đã ghi sai:
..........................................................................................
Nội dung đúng theo thỏa thuận:
.........................................................................................
3. Hóa đơn thay thế: Bên A đã lập và giao Bên B, 01 tờ hóa đơn thay thế:
|
STT |
Mẫu số |
Ký hiệu |
Số hóa đơn |
Ngày lập |
Ghi chú |
|
1 |
1 |
C22…. |
|
|
|
4. Ý kiến khác: không.
Biên bản này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản có giá trị pháp lý như nhau. Bên A và Bên B đã đọc, hiểu rõ và hoàn toàn thống nhất từng nội dung trên Biên bản thu hồi hóa đơn này và không có ý kiến gì thêm.
|
BÊN A (BÊN BÁN) |
BÊN B (BÊN MUA |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Họ tên: …………….. Chức vụ: ……………….. |
Họ tên: ………………… Chức vụ: ……………… |
2. Trường hợp cần sử dụng mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 2, Điều 19 của Nghị định số 123/2020/ NĐ-CP quy định về các trường hợp cần sử dụng mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử như sau:
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày … tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Trừ trường hợp người bán và người mua có thoả thuận về lập văn bản thoả thuận trước khi lập hoá đơn thay thế cho hoá đơn đã lập bị sai sót. Khi đó, người bán và người mua cần lập văn bản thoả thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hoá đơn điện tử thay thế cho hoá đơn sai sót.
Hoá đơn điện tử mới thay thế hoá đơn điện tử đã lập có sai sót cần có dòng chữ sau: “Thay thế cho hoá đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”.
Người bán ký số trên hoá đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn điện tử đã lập có sai sót, sau đó:
- Trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi cho người mua;
- Trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hoá đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
3. Quy trình soạn thảo Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử
Chuẩn bị thông tin:
- Thông tin về hóa đơn điện tử bị thay thế: Mã số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn, mã số thuế của người bán, mã số thuế của người mua.
- Nêu rõ lý do cụ thể cần thay thế hóa đơn điện tử (sai thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, số tiền thanh toán,...).
- Thông tin về hóa đơn điện tử thay thế: Mã số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn, mã số thuế của người bán, mã số thuế của người mua, nội dung thay đổi so với hóa đơn điện tử bị thay thế (nêu rõ phần thông tin nào được thay đổi).
- Thông tin về các bên lập biên bản: Tên, địa chỉ của người bán, tên, địa chỉ của người mua, ngày lập biên bản.
Soạn thảo biên bản:
- Doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử chung đã được ban hành hoặc tự xây dựng mẫu biên bản riêng theo nhu cầu.
- Nội dung biên bản cần đảm bảo đầy đủ, chính xác và rõ ràng các thông tin đã được chuẩn bị ở bước 1.
- Biên bản cần được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản.
Sau khi soạn thảo xong, biên bản cần được ký tên, đóng dấu của người bán và người mua.
Doanh nghiệp cần lưu trữ biên bản thay thế hóa đơn điện tử cùng với hóa đơn điện tử bị thay thế và hóa đơn điện tử thay thế trong ít nhất 02 năm.
4. Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử chung đã được ban hành theo quy định hoặc tự xây dựng mẫu biên bản riêng theo nhu cầu. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng nội dung biên bản đầy đủ, chính xác và rõ ràng theo quy định.
- Biên bản cần ghi rõ thông tin về hóa đơn điện tử bị thay thế, lý do thay thế, thông tin về hóa đơn điện tử thay thế và thông tin về các bên lập biên bản. Cần đảm bảo rằng tất cả thông tin được cung cấp là chính xác và đầy đủ.
- Biên bản cần được ký tên, đóng dấu của người bán và người mua. Chữ ký và dấu đóng cần rõ ràng, dễ nhận diện.
- Doanh nghiệp cần lưu trữ biên bản thay thế hóa đơn điện tử cùng với hóa đơn điện tử bị thay thế và hóa đơn điện tử thay thế trong ít nhất 02 năm. Biên bản cần được lưu trữ tại nơi an toàn, dễ dàng kiểm tra khi cần thiết.
- Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán để lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử. Cần chọn phần mềm uy tín, có nguồn gốc rõ ràng và được hỗ trợ cập nhật thường xuyên.
5. Câu hỏi thường gặp
5.1. Lưu trữ biên bản thay thế hóa đơn điện tử dưới hình thức nào?
Trả lời: Biên bản thay thế hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới hình thức:
- Lưu trữ dưới dạng bản gốc:
- Biên bản thay thế hóa đơn điện tử được lập trên giấy và có chữ ký, đóng dấu của người bán và người mua.
- Doanh nghiệp cần lưu trữ bản gốc tại nơi an toàn, dễ dàng kiểm tra khi cần thiết.
- Bản gốc cần được bảo quản trong điều kiện đảm bảo khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp và các tác nhân gây hư hỏng khác.
- Lưu trữ dưới dạng bản sao:
- Doanh nghiệp có thể chụp ảnh hoặc scan bản gốc biên bản thay thế hóa đơn điện tử để lưu trữ.
- Doanh nghiệp có thể lưu trữ biên bản thay thế hóa đơn điện tử dưới dạng file điện tử và in ra thành bản giấy để lưu trữ.
5.2. Thời gian sử dụng biên bản thay thế hóa đơn điện tử là bao lâu?
Trả lời: Theo quy định hiện hành, không có quy định cụ thể về thời gian sử dụng biên bản thay thế hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể sử dụng biên bản thay thế hóa đơn điện tử trong vô thời hạn, miễn là biên bản vẫn còn nguyên vẹn và có thể đọc được. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý :
- Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp cần lưu trữ biên bản thay thế hóa đơn điện tử cùng với hóa đơn điện tử bị thay thế và hóa đơn điện tử thay thế trong ít nhất 02 năm.
- Biên bản thay thế hóa đơn điện tử được sử dụng để thay thế cho hóa đơn điện tử bị sai sót hoặc không có mã của cơ quan thuế. Do đó, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng biên bản thay thế hóa đơn điện tử khi cần thiết và khi biên bản vẫn còn giá trị sử dụng.
Trên đây là những nội dung cần thiết về Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử năm 2024 của ACC dành cho bạn đọc. Nếu có vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số hotline: 1900.3330 để được hỗ trợ trực tiếp. Trân trọng!
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!