Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử mới nhất

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc phát hiện sai sót là điều không thể tránh khỏi. Để khắc phục những sai sót này, các doanh nghiệp cần thực hiện biên bản thay thế hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây của Công ty Luật ACC sẽ cung cấp cho bạn đọc thông tin chi tiết về mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử mới nhất, đồng thời hướng dẫn cách lập biên bản này một cách chính xác và hiệu quả.

Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử mới nhất

1. Những trường hợp cần sử dụng mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử

Trong trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc thông tin hàng hóa, chúng ta có hai lựa chọn để xử lý:

• Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Trong trường hợp này, hóa đơn cũ vẫn được giữ lại, và một hóa đơn mới được lập để điều chỉnh những sai sót.
• Lập biên bản thay thế hóa đơn: Hóa đơn cũ bị coi là vô hiệu và được thay thế hoàn toàn bằng một hóa đơn mới.

Tuy nhiên, có một số điểm cần lưu ý thêm:

Điều kiện để lập biên bản thay thế:

• Thỏa thuận giữa bên mua và bên bán: Điều kiện tiên quyết để lập biên bản thay thế là cả hai bên phải có thỏa thuận bằng văn bản về việc thay thế hóa đơn.
• Không áp dụng cho tất cả các trường hợp: Việc lập biên bản thay thế chỉ áp dụng trong trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận trước. Trong các trường hợp khác, việc điều chỉnh hóa đơn sẽ được thực hiện bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh.

Nội dung của biên bản thay thế:

Biên bản cần ghi rõ các thông tin như:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua và bên bán.
• Số hóa đơn cần thay thế.
• Lý do thay thế.
• Thông tin chi tiết về hóa đơn thay thế (số, ngày, các nội dung thay đổi).
• Chữ ký của đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của cả hai bên.

Thủ tục thực hiện:

• Sau khi lập biên bản, bên bán sẽ tiến hành lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn cũ.
• Hóa đơn mới cần ghi rõ dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn..." để xác định rõ đây là hóa đơn thay thế.
• Hóa đơn mới được ký số và gửi cho bên mua hoặc cơ quan thuế (tùy thuộc vào loại hình hóa đơn).

>>> Xem thêm về Quy định về số dòng và số trang trên hóa đơn điện tử qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé!

2. Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử mới nhất

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THAY THẾ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT

(Số……………...)

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số ……….ký ngày ............ (Nếu có)

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hóa đơn, chứng từ

Căn cứ Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

Hôm nay, ngày ..... tháng ..... năm ............... hai bên chúng tôi gồm có:

Đơn vị bán hàng:.......................................................................

Mã số thuế: ...................................................................

Địa chỉ: ...................................................................

Đại diện: ................................................ Chức vụ:.................................

Đơn vị mua hàng: .......................................................................

Mã số thuế: ...................................................................

Địa chỉ: ...................................................................

Đại diện: ................................................ Chức vụ:.................................

Hai bên thống nhất lập biên bản thỏa thuận lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Cụ thể như sau:

1. Thông tin về hóa đơn điện tử có sai sót:

Nội dung đã ghi sai trên hóa đơn:

..............................................................................................................................................

2. Nội dung đúng:

..............................................................................................................................................

3. Hai bên thống nhất như sau:

Bên bán sẽ tiến hành xuất hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm.... 

Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm....

Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.

>>> Tải về tại đây: Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử

3. Quy định về tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Quy định về tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Quy định về tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP có một số điểm quan trọng như sau:

• Tên hàng hóa phải được viết bằng tiếng Việt.
• Nếu hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau, cần thể hiện tên chi tiết cho từng chủng loại (ví dụ: điện thoại Samsung, điện thoại Nokia).
• Với hàng hóa cần đăng ký quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu, hóa đơn phải ghi rõ các số hiệu, ký hiệu đặc trưng như số khung, số máy của ô tô, địa chỉ nhà...
• Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài, chữ này phải đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn.
• Trường hợp hàng hóa có mã hàng hóa, hóa đơn cần ghi cả tên và mã của hàng hóa.

>>> Xem thêm về Hóa đơn điện tử là gì? Một số quy định về hóa đơn điện tử qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé!

4. Câu hỏi thường gặp

Biên bản thay thế hóa đơn điện tử có cần chữ ký của cả hai bên không?

Theo quy định, biên bản thay thế hóa đơn điện tử cần có chữ ký hoặc xác nhận của cả bên bán và bên mua để đảm bảo sự thống nhất trong việc sửa đổi, thay thế hóa đơn, tránh các tranh chấp phát sinh về sau.

Có giới hạn thời gian nào để lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử không?

Biên bản thay thế hóa đơn điện tử cần được lập ngay khi phát hiện sai sót và trước khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng kiểm tra phát hiện ra lỗi. Việc xử lý kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp tránh các hình phạt hoặc phí phạt không cần thiết.

Lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử có cần phải thông báo cho cơ quan thuế không?

Theo quy định, sau khi lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không bắt buộc phải thông báo ngay cho cơ quan thuế. Tuy nhiên, tất cả các hóa đơn thay thế phải được lưu giữ và nộp theo kỳ quyết toán thuế để đảm bảo tính minh bạch và đúng quy trình.

Việc lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử là một bước quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh. Hy vọng thông tin về mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử mới nhất được Công ty Luật ACC chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thực hiện thủ tục một cách chính xác, nhanh chóng.