Mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định

Mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định là văn bản chính thức được sử dụng để ghi lại kết quả kiểm kê tài sản cố định của doanh nghiệp. Biên bản này giúp xác nhận tình trạng thực tế của tài sản, so sánh với số liệu ghi trên sổ sách kế toán, và phát hiện các sự khác biệt hoặc vấn đề cần được giải quyết. Bài viết của Công ty Luật ACC dưới đây là mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định phổ biến, kèm theo các phần cần thiết. 

Mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định

1. Biên bản kiểm kê tài sản cố định là gì?

Biên bản kiểm kê tài sản cố định là tài liệu ghi chép lại quá trình kiểm kê và xác nhận tình trạng, số lượng, giá trị của tài sản cố định trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Biên bản này thường được lập trong các trường hợp như:

• Kiểm tra định kỳ: Để đảm bảo rằng tài sản vẫn còn tồn tại và trong tình trạng sử dụng tốt.
• Thay đổi quản lý: Khi có sự thay đổi trong ban lãnh đạo hoặc bộ phận quản lý tài sản.
• Đánh giá tài sản: Để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính hoặc quyết định đầu tư.

Nội dung biên bản thường bao gồm:

• Thông tin về tài sản (tên, mã số, vị trí, tình trạng).
• Số lượng và giá trị tài sản.
• Kết quả kiểm kê (có hoặc không có sự chênh lệch).
• Chữ ký của người thực hiện kiểm kê và đại diện của đơn vị.

Biên bản này có vai trò quan trọng trong việc quản lý tài sản, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính.

>>> Xem thêm về Kiểm kê tài sản cố định tiếng Anh là gì?  qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

2. Mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định

Dưới đây là mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định:

CÔNG TY TNHH ABC

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Số: ... /BB-KK

Ngày: ... tháng ... năm ...

I. THÔNG TIN CHUNG

• Tên đơn vị: Công ty TNHH ABC
• Địa chỉ: [Địa chỉ công ty]
• Người lập biên bản: [Họ tên người lập]
• Chức vụ: [Chức vụ người lập]

II. NỘI DUNG KIỂM KÊ

• Thời gian kiểm kê: [Thời gian bắt đầu và kết thúc]
• Địa điểm kiểm kê: [Địa điểm kiểm kê]

III. KẾT QUẢ KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

IV. KẾT LUẬN

• Tổng số tài sản cố định: [Tổng số]
• Tổng giá trị tài sản cố định: [Tổng giá trị]
• [Ghi chú về sự chênh lệch (nếu có)]

V. CHỮ KÝ XÁC NHẬN

• Người lập biên bản:
• (Ký, ghi rõ họ tên)
• Đại diện lãnh đạo đơn vị:
• (Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

>>> Xem thêm về Mẫu tem kiểm kê tài sản cố định qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

3. Hướng dẫn ghi biên bản kiểm kê tài sản cố định

Thông tin chung:

• Tên đơn vị: Ghi rõ tên công ty hoặc tổ chức.
• Địa chỉ: Địa chỉ trụ sở chính của đơn vị.
• Người lập biên bản: Ghi họ tên của người chịu trách nhiệm lập biên bản.
• Chức vụ: Chức vụ của người lập biên bản trong công ty.

Nội dung kiểm kê:

• Thời gian kiểm kê: Ghi rõ ngày, tháng, năm bắt đầu và kết thúc quá trình kiểm kê.
• Địa điểm kiểm kê: Nơi tiến hành kiểm kê tài sản (ví dụ: kho, phòng ban).

Kết quả kiểm kê tài sản cố định:

• Bảng kiểm kê:
• STT: Số thứ tự.
• Tên tài sản: Tên cụ thể của tài sản cố định.
• Mã số tài sản: Mã số hoặc mã vạch (nếu có).
• Số lượng: Số lượng tài sản đang có.
• Giá trị (VNĐ): Giá trị tài sản theo sổ sách.
• Tình trạng: Ghi rõ tình trạng (tốt, hư hỏng, mất mát, v.v.).
• Ghi chú: Các thông tin bổ sung cần thiết (như lý do chênh lệch nếu có).

Kết luận:

• Tổng số tài sản cố định: Tổng số lượng tài sản đã kiểm kê.
• Tổng giá trị tài sản cố định: Tổng giá trị tài sản sau khi kiểm kê.
• Ghi chú về sự chênh lệch: Nếu có sự khác biệt giữa số liệu thực tế và sổ sách, cần ghi rõ lý do và hướng xử lý.

Chữ ký xác nhận:

• Người lập biên bản: Ký tên và ghi rõ họ tên.
• Đại diện lãnh đạo đơn vị: Ký tên và ghi rõ họ tên cùng chức vụ.

Lưu Ý:

Đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ.

Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu.

Lưu trữ biên bản kiểm kê cẩn thận để phục vụ cho các mục đích kiểm tra, thanh tra sau này.

4. Trường hợp nào dùng đến biên bản kiểm kê tài sản cố định

Trường hợp nào dùng đến biên bản kiểm kê tài sản cố định

Biên bản kiểm kê tài sản cố định thường được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Kiểm tra định kỳ: Để đánh giá tình trạng và số lượng tài sản cố định theo định kỳ, đảm bảo rằng tài sản vẫn còn tồn tại và hoạt động tốt.
• Thay đổi quản lý: Khi có sự thay đổi trong ban lãnh đạo hoặc bộ phận quản lý tài sản, biên bản giúp xác nhận tình hình tài sản hiện tại.
• Trước và sau khi thanh lý: Để ghi nhận tài sản trước khi thanh lý hoặc sau khi đã thanh lý tài sản cố định.
• Kiểm tra do có nghi ngờ: Khi có dấu hiệu mất mát, hư hỏng hoặc sai lệch trong sổ sách, biên bản kiểm kê giúp làm rõ tình hình thực tế.
• Khi thực hiện đánh giá tài sản: Để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính hoặc trong quá trình đánh giá giá trị tài sản.
• Trước khi lập báo cáo tài chính: Để đảm bảo tính chính xác của thông tin tài sản trong báo cáo tài chính cuối kỳ.
• Khi có thay đổi trong chính sách quản lý tài sản: Khi doanh nghiệp thay đổi quy định hoặc chính sách liên quan đến quản lý tài sản cố định.

Biên bản kiểm kê tài sản cố định là công cụ quan trọng giúp tăng cường tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài sản của doanh nghiệp.

5. Lưu ý khi sử dụng biên bản kiểm kê tài sản cố định

• Đảm bảo tính chính xác: Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin về số lượng, giá trị và tình trạng của tài sản để đảm bảo tính chính xác của biên bản.
• Ghi chép đầy đủ: Ghi rõ ràng và đầy đủ tất cả các thông tin cần thiết như tên tài sản, mã số, số lượng, tình trạng và ghi chú.
• Thực hiện theo quy trình: Tuân thủ quy trình kiểm kê đã được quy định trong công ty để đảm bảo tính nhất quán và minh bạch.
• Chữ ký xác nhận: Đảm bảo có chữ ký của người lập biên bản và đại diện lãnh đạo để xác nhận tính hợp pháp và chính xác của biên bản.
• Lưu trữ cẩn thận: Lưu trữ biên bản kiểm kê một cách khoa học, dễ dàng truy cập để phục vụ cho các mục đích kiểm tra, thanh tra sau này.
• Xử lý chênh lệch: Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách, cần ghi rõ lý do và có kế hoạch xử lý cụ thể.
• Thông báo cho các bên liên quan: Thông báo kết quả kiểm kê cho các bộ phận liên quan để họ nắm bắt tình hình tài sản. 
• Đánh giá định kỳ: Thực hiện kiểm kê định kỳ để kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề liên quan đến tài sản cố định.
• Sử dụng phần mềm quản lý: Nếu có thể, sử dụng phần mềm quản lý tài sản để hỗ trợ việc kiểm kê và theo dõi tài sản cố định một cách hiệu quả hơn.

Những lưu ý này sẽ giúp quá trình kiểm kê tài sản cố định diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản của doanh nghiệp.

6. Câu hỏi thường gặp 

Khi nào cần lập biên bản kiểm kê tài sản cố định?

Biên bản cần được lập trong các trường hợp kiểm tra định kỳ, thay đổi quản lý, trước và sau khi thanh lý tài sản, hoặc khi có nghi ngờ về sự mất mát hoặc hư hỏng tài sản.

Ai là người có trách nhiệm lập biên bản kiểm kê?

Thông thường, người lập biên bản là nhân viên kế toán hoặc người quản lý tài sản. Tuy nhiên, cần có sự xác nhận của đại diện lãnh đạo.

Biên bản kiểm kê có cần chữ ký không?

Có, biên bản kiểm kê cần có chữ ký của người lập và đại diện lãnh đạo để xác nhận tính chính xác và hợp pháp của tài liệu.

Làm thế nào để xử lý sự chênh lệch trong biên bản kiểm kê?

Nếu phát hiện sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách, cần ghi rõ lý do và lập kế hoạch xử lý, có thể bao gồm điều chỉnh sổ sách hoặc điều tra nguyên nhân.

Có cần lưu trữ biên bản kiểm kê không?

Có, biên bản kiểm kê cần được lưu trữ cẩn thận để phục vụ cho các mục đích kiểm tra, thanh tra và báo cáo tài chính trong tương lai.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.