Kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại là gì?

Để thực hiện tốt kế toán vốn bằng tiền, doanh nghiệp thương mại cần xây dựng hệ thống kế toán vốn bằng tiền khoa học, chặt chẽ, phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại.

1. Kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại là gì?

Kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại là việc ghi chép, tổng hợp, phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền của doanh nghiệp thương mại.

Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại bao gồm các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển,...

Kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán, chuẩn mực kế toán và các quy định của pháp luật về kế toán.

Chứng từ kế toán

Các chứng từ kế toán thường được sử dụng trong kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại bao gồm:

• Hóa đơn: Hóa đơn là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận việc mua hàng, bán hàng, cung cấp dịch vụ.
• Phiếu thu: Phiếu thu là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận việc thu tiền.
• Phiếu chi: Phiếu chi là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận việc chi tiền.
• Giấy báo có: Giấy báo có là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận số tiền gửi ngân hàng.
• Giấy báo nợ: Giấy báo nợ là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận số tiền rút ngân hàng.

Sổ sách kế toán

Các sổ sách kế toán thường được sử dụng trong kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại bao gồm:

• Sổ nhật ký chung: Sổ nhật ký chung là sổ ghi chép tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán.
• Sổ cái: Sổ cái là sổ ghi chép chi tiết từng tài khoản kế toán.
• Sổ chi tiết: Sổ chi tiết là sổ ghi chép chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

2. Nội dung kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại

Nội dung kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại

2.1. Các loại vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại

Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền được chia thành các loại sau:

• Tiền mặt tại quỹ là tiền mặt hiện có trong doanh nghiệp, được cất giữ trong két sắt, tủ đựng tiền hoặc các địa điểm khác.
• Tiền gửi ngân hàng là tiền của doanh nghiệp được gửi tại ngân hàng, có thể rút ra khi cần thiết.
• Tiền đang chuyển khoản là tiền của doanh nghiệp được chuyển từ tài khoản tại ngân hàng này sang tài khoản tại ngân hàng khác.
• Tiền ngoại tệ là tiền tệ của nước ngoài được sử dụng trong giao dịch kinh tế, thương mại quốc tế.

Ngoài ra, vốn bằng tiền còn được chia thành các loại sau:

Vốn bằng tiền dự trữ là phần vốn bằng tiền được doanh nghiệp dự trữ để trang trải cho các nhu cầu đột xuất, bất khả kháng.
Vốn bằng tiền đầu tư là phần vốn bằng tiền được doanh nghiệp sử dụng để đầu tư vào các tài sản có tính thanh khoản thấp hơn tiền mặt, như cổ phiếu, trái phiếu,...
Tiền mặt tại quỹ

Tiền mặt tại quỹ là loại vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao nhất, có thể được sử dụng để thanh toán ngay cho các nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tiền mặt tại quỹ cũng có rủi ro mất mát, trộm cắp cao. Do đó, doanh nghiệp cần có biện pháp bảo quản tiền mặt tại quỹ an toàn, hiệu quả.

Tiền gửi ngân hàng

Tiền gửi ngân hàng là loại vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, có thể được rút ra khi cần thiết. Tiền gửi ngân hàng mang lại cho doanh nghiệp một số lợi ích như:

• Có thể sử dụng số dư tiền gửi để thanh toán các khoản nợ
• Có thể sử dụng tiền gửi để đầu tư, sinh lời
• Có thể sử dụng tiền gửi để nhận lãi suất

Tiền đang chuyển khoản

Tiền đang chuyển khoản là loại vốn bằng tiền không thể sử dụng trực tiếp để thanh toán, mà phải được chuyển từ tài khoản này sang tài khoản khác. Tiền đang chuyển khoản có tính thanh khoản thấp hơn tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng.

Tiền ngoại tệ

Tiền ngoại tệ là loại vốn bằng tiền có thể được sử dụng trong giao dịch kinh tế, thương mại quốc tế. Tuy nhiên, tiền ngoại tệ có tính thanh khoản thấp hơn tiền Việt Nam, do phụ thuộc vào tỷ giá hối đoái.

Vốn bằng tiền dự trữ

Vốn bằng tiền dự trữ là loại vốn bằng tiền được doanh nghiệp dự trữ để trang trải cho các nhu cầu đột xuất, bất khả kháng. Vốn bằng tiền dự trữ có thể được sử dụng để thanh toán các khoản nợ, chi trả cho các hoạt động sản xuất kinh doanh,...

Vốn bằng tiền đầu tư

Vốn bằng tiền đầu tư là loại vốn bằng tiền được doanh nghiệp sử dụng để đầu tư vào các tài sản có tính thanh khoản thấp hơn tiền mặt, như cổ phiếu, trái phiếu,... Vốn bằng tiền đầu tư mang lại cho doanh nghiệp một số lợi ích như:

• Có thể sinh lời cao hơn tiền gửi ngân hàng
• Có thể tăng giá trị tài sản của doanh nghiệp
• Có thể tham gia vào các hoạt động kinh tế, thương mại quốc tế

Doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức tồn tại của vốn bằng tiền phù hợp với nhu cầu và mục tiêu hoạt động của mình.

2.2. Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại

Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại là những quy định chung, cơ bản được áp dụng trong việc ghi chép, tổng hợp, phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền của doanh nghiệp thương mại.

Các nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại bao gồm:

Nguyên tắc bản chất kinh tế của nghiệp vụ
Theo nguyên tắc này, kế toán phải phản ánh đúng bản chất kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không phụ thuộc vào hình thức pháp lý của nghiệp vụ đó.

Ví dụ, khi doanh nghiệp mua hàng hóa, trả tiền bằng tiền mặt, kế toán phải ghi nhận nghiệp vụ này vào tài khoản 156 - Hàng hóa, không ghi nhận vào tài khoản 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Nguyên tắc nhất quán
Theo nguyên tắc này, kế toán phải áp dụng thống nhất một phương pháp kế toán cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có cùng bản chất kinh tế, trong suốt niên độ kế toán và các niên độ kế toán tiếp theo, trừ khi có thay đổi do chính sách kế toán được ban hành mới.

Nguyên tắc trọng yếu
Theo nguyên tắc này, chỉ ghi nhận vào sổ kế toán những nghiệp vụ kinh tế, sự kiện kinh tế có ảnh hưởng trọng yếu đến kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Nguyên tắc nguyên giá
Theo nguyên tắc này, tài sản được ghi nhận theo giá gốc, bao gồm giá mua, giá tự tạo, giá trị do các bên liên quan cung cấp hoặc giá trị đánh giá lại.

Nguyên tắc thận trọng
Theo nguyên tắc này, kế toán phải lập và trình bày báo cáo tài chính một cách thận trọng, không được khuếch đại hoặc che giấu thông tin.

Nguyên tắc có thể so sánh
Theo nguyên tắc này, báo cáo tài chính phải được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu và có thể so sánh với báo cáo tài chính của các kỳ kế toán trước và báo cáo tài chính của các doanh nghiệp khác cùng ngành nghề.

Ngoài ra, kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại còn cần tuân thủ các quy định cụ thể của pháp luật về kế toán và thuế.

2.3. Hạch toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại

Hạch toán vốn bằng tiền là quá trình ghi nhận, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền của doanh nghiệp.

Dưới đây là một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền thường gặp trong doanh nghiệp thương mại:

Thu tiền: Thu tiền là nghiệp vụ kinh tế phát sinh khi doanh nghiệp nhận được tiền từ các nguồn khác nhau, như bán hàng, thu tiền tạm ứng,...

Kế toán thu tiền ghi nhận các nghiệp vụ thu tiền theo các tài khoản kế toán sau:

Tài khoản 111 - Tiền mặt: Khi thu tiền mặt, kế toán ghi:

• Nợ TK 111
     Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
     Có TK 131 - Phải thu khách hàng
     Có TK 141 - Tạm ứng

...
Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng: Khi thu tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi:

• Nợ TK 112
     Có TK 131 - Phải thu khách hàng
     Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
     Có TK 141 - Tạm ứng

...
Chi tiền: Chi tiền là nghiệp vụ kinh tế phát sinh khi doanh nghiệp chi tiền cho các khoản chi phí, như mua hàng, thanh toán nợ,...

Kế toán chi tiền ghi nhận các nghiệp vụ chi tiền theo các tài khoản kế toán sau:

Tài khoản 111 - Tiền mặt: Khi chi tiền mặt, kế toán ghi:

• Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
  Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp
  Nợ TK 623 - Chi phí sản xuất chung
  Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
  Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
  Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
  Nợ TK 3331 - Thuế GTGT đầu vào

            Có TK 111

Kết luận

Hạch toán vốn bằng tiền là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Việc hạch toán vốn bằng tiền đúng đắn, kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình tài chính của mình, từ đó có các biện pháp quản lý, điều hành phù hợp.

3. Một số câu hỏi thường gặp

3.1. Hạch toán vốn bằng tiền được thực hiện theo phương pháp nào?

Hạch toán vốn bằng tiền được thực hiện theo phương pháp ghi nhận theo bản chất của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Theo phương pháp này, kế toán sẽ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền theo đúng bản chất của nghiệp vụ, không phụ thuộc vào thời điểm thực tế thu, chi tiền.

Ví dụ: khi doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng theo phương thức trả chậm, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng ngay tại thời điểm bán hàng, nhưng sẽ ghi nhận khoản phải thu từ khách hàng tại thời điểm bán hàng. Khi khách hàng thanh toán nợ, kế toán sẽ ghi nhận khoản thu tiền từ khách hàng.

3.2. Chứng từ kế toán nào được sử dụng trong hạch toán vốn bằng tiền?

Các chứng từ kế toán được sử dụng trong hạch toán vốn bằng tiền bao gồm:

• Hóa đơn: Đây là chứng từ quan trọng nhất trong hạch toán vốn bằng tiền, được sử dụng để ghi nhận các khoản thu, chi tiền.
• Giấy báo có: Đây là chứng từ được ngân hàng gửi cho doanh nghiệp để thông báo số dư tiền gửi ngân hàng.
• Giấy báo nợ: Đây là chứng từ được ngân hàng gửi cho doanh nghiệp để thông báo số tiền nợ trong tài khoản.
• Lệnh chi tiền: Đây là chứng từ được sử dụng để yêu cầu ngân hàng chi tiền cho các khoản chi.
• Lệnh thu tiền: Đây là chứng từ được sử dụng để yêu cầu ngân hàng thu tiền cho các khoản thu.

3.3. Tài khoản nào được sử dụng trong hạch toán vốn bằng tiền?

Các tài khoản được sử dụng trong hạch toán vốn bằng tiền bao gồm:

Tài khoản 111 - Tiền mặt: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp.
Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.
Tài khoản 113 - Tiền tệ khác: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các khoản tiền tệ khác của doanh nghiệp, như tiền ngoại tệ, tiền vàng, bạc, đá quý,...

3.4. Bảng cân đối kế toán liên quan đến vốn bằng tiền gồm những chỉ tiêu nào?

Bảng cân đối kế toán liên quan đến vốn bằng tiền gồm các chỉ tiêu sau:

- Tiền và các khoản tương đương tiền: Chỉ tiêu này phản ánh tổng số tiền và các khoản tương đương tiền hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
- Tiền gửi ngân hàng: Chỉ tiêu này phản ánh số tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
- Tiền tệ khác: Chỉ tiêu này phản ánh số tiền tệ khác của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

3.5. Cách kiểm soát vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại như thế nào?

Có một số biện pháp kiểm soát vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại như sau:

• Tổ chức sắp xếp, bố trí quỹ tiền mặt hợp lý: Doanh nghiệp cần bố trí quỹ tiền mặt hợp lý, đảm bảo đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, nhưng không quá lớn để tránh rủi ro mất mát, trộm cắp.
• Thiết lập quy trình quản lý tiền mặt chặt chẽ: Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình quản lý tiền mặt chặt chẽ, bao gồm quy định về lập, lưu trữ chứng từ, kiểm kê quỹ,...
• Sử dụng công nghệ thông tin: Doanh nghiệp có thể sử dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ quản lý vốn bằng tiền, giúp việc quản lý vốn bằng tiền trở nên hiệu quả hơn.
• Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán: Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, trung thực.

Hy vọng bài viết trên sẽ mang đến cho quý bạn đọc những thông tin bổ ích. Cảm ơn các bạn đã luôn quan tâm và yêu mến Công ty Luật ACC.