Kế toán thanh toán quốc tế làm gì? Các chứng từ cần có

Kế toán thanh toán quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và ghi nhận các giao dịch tài chính diễn ra giữa các tổ chức hoặc cá nhân từ các quốc gia khác nhau. Khi tham gia vào hoạt động kinh doanh quốc tế, việc hiểu và thực hiện kế toán thanh toán quốc tế đảm bảo sự minh bạch, tuân thủ các quy định pháp luật tài chính, cũng như tối ưu hóa quản lý tài chính toàn cầu.

Kế toán thanh toán quốc tế làm gì? Các chứng từ cần có

1. Kế toán thanh toán quốc tế là gì?

2. Công việc của kế toán thanh toán quốc tế

Công việc của kế toán thanh toán quốc tế bao gồm nhiều khía cạnh, đảm bảo rằng các giao dịch tài chính giữa các tổ chức hoặc cá nhân từ các quốc gia khác nhau được ghi nhận và xử lý đúng cách theo các quy định và chuẩn mực quốc tế. Dưới đây là các nhiệm vụ chính của kế toán thanh toán quốc tế:

- Xác định và ghi nhận giao dịch quốc tế: Xác định các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc các giao dịch tài chính như vay mượn, trả nợ giữa các quốc gia và ghi nhận chúng theo chuẩn mực kế toán quốc tế.

- Quản lý tỷ giá hối đoái: Theo dõi và xử lý các thay đổi về tỷ giá hối đoái khi làm các giao dịch quốc tế để đảm bảo các khoản thanh toán được tính toán chính xác theo từng loại tiền tệ.

- Tuân thủ quy định và chuẩn mực kế toán: Đảm bảo các giao dịch thanh toán tuân thủ các chuẩn mực và quy định kế toán quốc tế như IFRS (International Financial Reporting Standards) hoặc GAAP (Generally Accepted Accounting Principles).

- Xử lý các rủi ro tài chính: Đánh giá và quản lý rủi ro liên quan đến biến động tỷ giá, rủi ro thanh toán và các rủi ro tài chính khác có thể phát sinh trong giao dịch quốc tế.

- Phân tích và báo cáo: Thực hiện các phân tích về các hoạt động thanh toán quốc tế, tạo báo cáo về các giao dịch tài chính và hoạt động kinh doanh toàn cầu để cung cấp thông tin quan trọng cho quản lý và cơ quan chức năng.

- Tuân thủ pháp luật và quy định địa phương: Hiểu rõ và tuân thủ các quy định pháp luật kế toán và tài chính của các quốc gia tham gia giao dịch để đảm bảo tuân thủ pháp luật địa phương và quốc tế.

- Lưu trữ và kiểm toán: Đảm bảo rằng các chứng từ và thông tin liên quan đến giao dịch quốc tế được lưu trữ an toàn, tuân thủ quy định lưu trữ và có sẵn để kiểm toán hoặc xem xét nếu cần thiết.

3. Chứng từ cần có trong kế toán thanh toán quốc tế

1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hoá đơn thương mại là một chứng từ dùng để thanh toán giữa người bán và người mua. Mặc dù không có một form mẫu chuẩn cho tất cả các lĩnh vực song hoá đơn thương mại thường gồm những nội dung cơ bản như sau: 

+ Ngày, tháng lập hóa đơn

+ Tên, địa chỉ người mua, người bán

+ Mô tả hàng hóa: Tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, ký mã hiệu, trọng lượng tịnh, bao bì…

+ Ngày gửi hàng

+ Tên tàu

+ Ngày rời cảng

+ Ngày dự kiến đến

+ Cảng đi, Cảng đến

+ Điều kiện giao hàng

+ Điều kiện thanh toán

Các loại hóa đơn thương mại thường gặp

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại.  Hóa đơn chiếu lệ thường dùng làm chứng từ để khai hải quan, xin giấy phép xuất khẩu, làm cơ sở cho việc khai giá trị hàng hóa đem đi triển lãm, hoặc để gửi bán,…

Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): Là hóa đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp như:  Giá hàng chỉ mới là giá tạm tính, tạm thu tiền hàng vì việc thanh toán cuối cùng sẽ căn cứ vào trọng lượng xác định ở khâu dỡ hàng, hàng hóa được giao nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi bên bán giao xong hàng mới thanh lý.

Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Trong những trường hợp sử dụng đến hóa đơn tạm thời thì khi thanh toán cuối cùng, người bán phải lập hóa đơn chính thức.

Hóa đơn chi tiết (Detail invoice):  Là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại,…Trong hóa đơn chi tiết, giá cả được phân chia ra thành những mục rất chi tiết.

2. Vận đơn đường biển (Marine/Bill of lading)

Vận đơn đường biển là chứng từ xác nhận việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển do người vận chuyển cấp cho người gửi hàng.

Tác dụng của vận đơn

+ B/L là biên lai của người vận tải xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở, thực hiện hợp đồng vận chuyển.

+ B/L là chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hóa đã ghi trong vận đơn, cho phép người nắm bản gốc của vận đơn nhận hàng hóa khi tàu cập bến.

+ Làm căn cứ để khai hải quan, làm thủ tục xuất, hoặc nhập khẩu.

+ Là một chứng từ trong Bộ chứng từ mà người bán gửi cho Người mua hoặc Ngân hàng thanh toán để thanh toán tiền hàng.

+ Là chứng từ có thể cầm cố, mua bán (tính lưu thông của vận đơn).

 Nội dung của vận đơn

 Vận đơn được in sẵn theo mẫu. Vận đơn thường có 02 mặt với những nội dung cơ bản sau:

Ở mặt trước:      

+ Tên và địa chỉ của hãng tàu hoặc đại lý tàu biển (Agent)

+ Tên và địa chỉ của người gửi hàng (Shipper, Consigner)

+ Tên và địa chỉ của người nhận hàng (Consignee)

+ Nếu là vận đơn đích danh: Ghi rõ tên người nhận hàng

+ Nếu là vận đơn theo lệnh: Ghi “to order of consignee”, hoặc “to order of consigner”, hoặc “to order of name’s bank”.

+ Tên và địa chỉ của người được thông báo khi hàng về (Notify Address)

+ Tên tàu chở hàng (Vessel)

+ Cảng xếp hàng (Port of Loading)

+ Cảng bốc dỡ hàng (Port of Discharge)

+ Tên cảng cuối cùng (Port of Destination)

+ Khối lượng (Measurement)

+ Ký mã hiệu của bao bì đóng gói (Bag mark and number)

+ Mô tả hàng hóa và cách đóng gói hàng hóa (Description of goods of kind package)

+ Trọng lượng gộp (Gross weight)

+ Trọng lượng tịnh (Net weight)

+ Số bao (Number of bags)

+ Nơi phát hành vận đơn (Place and date of issue)

+ Số lượng bản gốc (Number of original)

+ Người lập vận đơn ký tên (Signature)

Và một số ghi chú khác.

Ở mặt sau: Là những ghi chú về các điều khoản chuyên chở.

Các loại vận đơn

+ B/L đích danh (Straight Bill of Lading): Ghi rõ tên người nhận hàng

+ B/L theo lệnh (To order Bill of Lading): Giao theo lệnh người gửi hàng, hoặc nhận hàng, hoặc Ngân hàng.

+ B/L xuất trình (To Bearer Bill of Lading): Không ghi tên người nhận hàng hoặc theo lệnh, vì thế, hàng chỉ được giao cho người nào xuất trình vận đơn.

+ B/L hoàn hảo (Clean Bill of Lading): Không có ghi chú tình trạng khiếm khuyết của bao bì và hàng hóa.

+ B/L không hoàn hảo (Unclean Bill of Lading): Có những ghi chú bất thường về tình trạng bao bì, hàng hóa.

+ B/L chở suốt (Through Bill of Lading): Sử dụng cho tàu chở hàng hóa trước khi đến cảng đích phải chuyển tải qua nhiều tàu khác nhau.  Người vận tải đầu tiên phải ký phát vận đơn đại diện cho tất cả các chuyến đi đó và chịu trách nhiệm về hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển còn lại đến cảng đích.

+ B/L đi thẳng (Direct Bill of Lading):  Dùng một tàu để chở trong toàn hành trình.

3. Phiếu đóng gói (Packing List)

Là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định.

Nội dung của phiếu đóng gói gồm: Tên người bán, tên hàng, tên người mua, số hiệu hóa đơn, số thứ tự của kiện hàng, cách đóng gói, số lượng hàng đựng trong kiện, trọng lượng, thể tích của kiện hàng.  

Ngoài ra, đôi khi hối phiếu đóng gói còn ghi rõ tên xí nghiệp sản xuất, người đóng gói và người kiểm tra kỹ thuật. Tùy theo loại hàng hóa mà thiết kế một Packing List với các nội dung thích hợp.

Phiếu đóng gói được lập thành 03 bản. 

4. Giấy chứng thư xuất xứ (Certificate of Origin)

Là chứng từ xác nhận xuất xứ, nguồn gốc hàng hóa do nhà xuất khẩu hoặc do phòng thương mại của nước xuất khẩu cấp, nếu như trong L/C có quy định. Tại Việt Nam, loại chứng từ này do Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phát hành.

Nội dung của Chứng thư xuất xứ gồm các các mục cơ bản gồm:  Tên địa chỉ Nhà xuất khẩu, Nhà nhập khẩu, Tên hàng, Số lượng, Trọng lượng, Ký mã hiệu, lời khai của chủ hàng và xác nhận của Phòng thương mại về nơi sản xuất, xuất xứ của hàng hóa.

5. Giấy chứng nhận Phẩm chất/Số lượng/Trọng lượng/Bao bì/Mùa vụ (Certificate of Quality/Quantity (or Weight)/Bags/Crop)

Được cấp bởi một cơ quan giám định độc lập kiểm nghiệm.  Tại Việt Nam, loại giấy tờ này có nhiều cơ quan đảm nhiệm cấp như: Vinacontrol, SGS, FCC, ICT, DAVI,…

6. Bảo hiểm đơn

Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người mua bảo hiểm trong quá trình chuyên chở hàng hóa.

7. Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)  

Là chứng từ xác nhận tình trạng không độc hại của hàng hóa đối với người tiêu thụ do cơ quan y tế cấp hoặc do cơ quan kiểm nghiệm và giám định hàng hóa cấp.

8. Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate)

Là chứng từ do Cơ quan bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa có nguồn gốc từ thực vật là không có bệnh dịch, nấm độc,…có thể gây ra dịch bệnh cho cây cối ở nơi đường đi của hàng hóa hoặc ở nơi hàng đến.

9. Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veterinary Certificate) 

Là chứng từ do Cơ quan thú y cấp cho chủ hàng để chứng nhận hàng hóa không có vi trùng gây dịch bệnh hoặc đã tiêm chủng phòng bệnh. 

10. Tờ khai hải quan

Chủ hàng phải khai các chi tiết về hàng hóa trên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục về giấy tờ hay về hàng hóa trong việc Nhập khẩu hay Xuất khẩu.