ISO 9001:2015 - Khoản 7.5: Thông tin dạng văn bản

Thông tin dạng văn bản là một thành phần quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng (QMS) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Thông tin dạng văn bản bao gồm các tài liệu, hồ sơ, dữ liệu, v.v. được sử dụng để hoạch định, thực hiện, kiểm soát và cải tiến QMS. Khoản 7.5 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quy định về thông tin dạng văn bản. Khoản này yêu cầu tổ chức phải xác định, tạo lập, cập nhật và kiểm soát thông tin dạng văn bản cần thiết cho hiệu lực của QMS.

ISO 9001:2015 - Khoản 7.5: Thông tin dạng văn bản

1. Xác định thông tin dạng văn bản cần có

Trước tiên, tổ chức cần xác định thông tin dạng văn bản nào cần thiết cho QMS. Thông tin dạng văn bản có thể bao gồm:

• Các yêu cầu của khách hàng và luật định, chế định
• Các chính sách, mục tiêu và thủ tục của tổ chức
• Các hướng dẫn, quy trình và tài liệu kỹ thuật
• Các dữ liệu và hồ sơ

Tổ chức có thể xác định thông tin dạng văn bản cần thiết bằng cách xem xét các yếu tố sau:

• Các yêu cầu của khách hàng và luật định, chế định
• Các rủi ro và cơ hội
• Các quy trình và hoạt động của tổ chức
• Các nguồn lực của tổ chức

2. Thiết lập và cập nhật thông tin dạng văn bản

Khi đã xác định được thông tin dạng văn bản cần thiết, tổ chức cần thiết lập và cập nhật thông tin đó. Thông tin dạng văn bản phải được thiết lập và cập nhật một cách rõ ràng, dễ hiểu và dễ truy cập.

Thông tin dạng văn bản cần bao gồm các thông tin sau:

• Tiêu đề
• Ngày
• Tác giả hoặc số tham chiếu
• Mục đích
• Phạm vi
• Nội dung
• Phương pháp xác nhận

3. Kiểm soát thông tin dạng văn bản

Tổ chức cần kiểm soát thông tin dạng văn bản để đảm bảo rằng thông tin đó luôn được cập nhật, chính xác và có sẵn khi cần thiết.

Các biện pháp kiểm soát thông tin dạng văn bản có thể bao gồm:

• Kiểm soát truy cập
• Kiểm soát thay đổi
• Kiểm soát lưu trữ và bảo quản
• Kiểm soát hủy bỏ

4. Phân phối thông tin dạng văn bản

Tổ chức cần phân phối thông tin dạng văn bản đến những người có liên quan. Thông tin dạng văn bản phải được phân phối theo cách mà người nhận có thể dễ dàng hiểu và sử dụng.

5. Lưu giữ thông tin dạng văn bản

Tổ chức cần lưu giữ thông tin dạng văn bản trong thời gian cần thiết để hỗ trợ hoạt động của QMS và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và luật định, chế định.

Thông tin dạng văn bản là một thành phần quan trọng của QMS. Bằng cách xác định, thiết lập, cập nhật, kiểm soát và phân phối thông tin dạng văn bản một cách hiệu quả, tổ chức có thể đảm bảo rằng QMS hoạt động hiệu quả và đạt được các mục tiêu chất lượng.

Một số ví dụ về thông tin dạng văn bản cần thiết cho QMS

• Chính sách chất lượng
• Mục tiêu chất lượng
• Thủ tục chất lượng
• Hướng dẫn chất lượng
• Sổ tay chất lượng
• Tài liệu kỹ thuật
• Dữ liệu và hồ sơ

6. Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: ISO 9001:2015, Khoản 7.5 là gì và nó liên quan đến thông tin dạng văn bản như thế nào?

Trả lời: Khoản 7.5 của ISO 9001:2015 tập trung vào quản lý thông tin dạng văn bản trong hệ thống quản lý chất lượng.

Câu hỏi 2: Theo Khoản 7.5, tại sao quản lý thông tin dạng văn bản quan trọng đối với tổ chức?

Trả lời: Quản lý thông tin dạng văn bản là quan trọng để đảm bảo rằng tài liệu liên quan đến chất lượng được duy trì, cập nhật và dễ dàng truy cập.

Câu hỏi 3: ISO 9001:2015 yêu cầu gì về việc kiểm soát các văn bản liên quan đến chất lượng?

Trả lời: Tổ chức cần thiết lập quy trình kiểm soát tài liệu để đảm bảo tính toàn vẹn và sự cập nhật của thông tin văn bản liên quan đến chất lượng.

Câu hỏi 4: Làm thế nào một tổ chức có thể đảm bảo tính nhất quán của các thông tin dạng văn bản theo ISO 9001:2015?

Trả lời: Tính nhất quán có thể được đảm bảo thông qua việc xác định, đánh số, và quản lý các phiên bản của các văn bản liên quan đến chất lượng.

Câu hỏi 5: Ngoài việc kiểm soát tài liệu, Khoản 7.5 còn đề cập đến điều gì khác liên quan đến thông tin dạng văn bản?

Trả lời: Nó cũng đề cập đến việc bảo đảm rằng nhân viên có được thông tin dạng văn bản cần thiết để thực hiện công việc của họ.

Câu hỏi 6: Tại sao việc duy trì và bảo quản thông tin dạng văn bản quan trọng cho quá trình kiểm định và cải tiến theo ISO 9001:2015?

Trả lời: Thông tin dạng văn bản chính là cơ sở dữ liệu để đánh giá hiệu suất, thực hiện kiểm định và thúc đẩy quá trình cải tiến trong hệ thống quản lý chất lượng.