Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, quản lý và ghi nhận các hoạt động thanh toán là một phần quan trọng của công việc kế toán. Việc thực hiện hạch toán thanh toán không chỉ đảm bảo sự minh bạch, chính xác về tài chính mà còn là yếu tố quan trọng trong việc điều hành hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn hạch toán kế toán thanh toán theo quy định.
Hướng dẫn hạch toán kế toán thanh toán theo quy định
1. Nguyên tắc hạch toán kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán, bao gồm cả giao dịch tiền mặt và tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp, cần được thực hiện thông qua việc ghi nhận chi tiết trong nhật ký phát sinh theo từng ngày và tổng hợp báo cáo hàng tháng, quý và năm.
Khi thực hiện các giao dịch liên quan đến công nợ, như các tài khoản có tính chất công nợ như 131, 141, 331, 341, 344..., việc ghi nhận cần phải cụ thể và chi tiết về đối tượng liên quan. Ví dụ, khi tạm ứng tiền cho nhân viên, thông tin cụ thể về "đối tượng" như tên nhân viên và bộ phận liên quan cần được ghi rõ.
Chứng từ gốc hoặc mệnh lệnh quản lý là căn cứ "gốc" để lập phiếu kế toán. Từ đó, phiếu kế toán trở thành căn cứ chính để ghi vào sổ kế toán, và từ sổ kế toán (sổ cái) sẽ tập hợp số liệu để lên báo cáo tài chính.
Việc lập, ghi nhận, tập hợp và lưu trữ phiếu kế toán phải tuân thủ theo trình tự thời gian, phải khớp đúng với trình tự ghi chép trên sổ nhật ký chung, các nhật ký đặc biệt và sổ cái kế toán. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý tài chính và tài liệu kế toán của doanh nghiệp.
2. Quy trình hạch toán kế toán thanh toán
- Lập Phiếu Đề Nghị Thanh Toán
Người có nhu cầu thanh toán cần chuẩn bị bộ chứng từ đề nghị thanh toán bao gồm:
- Phiếu đề nghị thanh toán.
- Bản gốc và một bản sao của các chứng từ (Hóa đơn, Biên bản giao nhận,...).
- Hợp đồng kinh tế.
- Các chứng từ kèm theo khác.
Phiếu đề nghị thanh toán cần được lập và được triệu tập cho bộ phận kế toán để xác nhận và là căn cứ cho quá trình thanh toán.
- Tiếp Nhận và Kiểm Tra Chứng Từ Thanh Toán
Ở bước này, kế toán đảm nhận vai trò chủ yếu. Họ kiểm tra hồ sơ, số liệu đã tạm ứng (nếu có), và đảm bảo tính pháp lý của các chứng từ đã nhận.
- Nếu chứng từ đáp ứng và chính xác, kế toán trình lên kế toán tưởng để ký duyệt.
- Nếu chứng từ không đáp ứng yêu cầu, kế toán ghi rõ lý do và trả lại người có nhu cầu thanh toán.
- Duyệt Đề Nghị Thanh Toán
Tất cả các chứng từ đã đáp ứng được trình lên kế toán tưởng ký duyệt. Sau đó, cần thông qua giám đốc.
- Nếu không được chấp nhận, kế toán ghi rõ lý do và trả lại người có nhu cầu thanh toán.
- Nếu được thông qua, kế toán sẽ dựa trên chứng từ đã được ký duyệt để lập phiếu và hạch toán.
- Lập Phiếu Chi, Ủy Nhiệm Chi
Kế toán lập phiếu chi, ủy nhiệm chi và sau đó:
- Trình kế toán tưởng ký duyệt.
- Giám đốc ký duyệt.
- Gửi phiếu chi cho thủ quỹ để nhận tiền.
- Kế toán thanh toán chuyển tiền tới ngân hàng.
- Thu - Chi Tiền
Kế toán thực hiện việc thu, chi tiền và ghi vào sổ quỹ dựa trên phiếu thu, phiếu chi đã được duyệt.
- Phiếu thu, phiếu chi lập 3 liên: Người thanh toán (01 liên), thủ quỹ (01 liên) và kế toán (01 liên).
- Ủy nhiệm chi được ký và đóng dấu.
- Kế toán chuyển ủy nhiệm chi ra ngân hàng thanh toán.
- Ngân hàng báo nợ trong tài khoản.
- Kế toán lập phiếu báo nợ.
- Đối Soát, Kiểm Tra Số Liệu và Báo Cáo
Kế toán phải đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ thông qua sổ quỹ và lưu lại chứng từ đối chiếu.
- Kế toán ngân hàng phải đối chiếu với sổ phụ ngân hàng.
- Thủ quỹ báo cáo tồn quỹ mỗi ngày cho kế toán trưởng và giám đốc theo yêu cầu.
- Lưu Hồ Sơ
Kế toán lưu trữ hóa đơn, chứng từ liên quan đến thanh toán trong hồ sơ.
Điều này bao gồm chứng từ đề nghị thanh toán, phiếu chi, phiếu thu, báo nợ, và sổ sách.
3. Hướng dẫn hạch toán kế toán thanh toán theo quy định
|
Nghiệp vụ, giao dịch |
Hạch toán |
Phiếu kế toán và hồ sơ |
Hướng dẫn – giải thích |
|
Dòng tiền vào doanh nghiệp bằng tiền mặt
|
|||
|
Tăng tiền quỹ do thu từ góp vốn điều lệ sau khi công ty thành lập |
Nợ TK 111 Có TK 411 (138) |
|
Nếu trước đó ghi nhận nghĩa vụ góp vốn vào 138 thì khi thu tiền ghi có 138. |
|
Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt (Chi tiết theo từng ngân hàng) |
Nợ TK 111 Có TK 112 |
|
Tiền tài chính công ty không đổi, tiền gửi NH giảm, tiền quỹ tăng với giá trị bằng nhau. |
|
Thu tiền do đi vay ngắn hạn/trung hạn/dài hạn ngân hàng hoặc tổ chức, cá nhân khác bằng tiền mặt |
Nợ TK 111 Có TK 341 |
|
Vay ngắn hạn khi đáo hạn dưới 12 tháng. Lưu ý lãi tiền vay phải tính thuế TNCN từ đầu tư vốn nếu trả cho cá nhân. Cần hạch toán chi tiết đối tượng công nợ vay. |
|
Thu tiền tạm ứng của nhân viên nay hoàn ứng bằng tiền mặt |
Nợ TK 111 Có TK 141 |
|
Tiền tạm ứng nhân viên sử dụng không hết hoàn lại công ty. |
|
Thu tiền ngay từ bán hàng hóa, thành phẩm, cung ứng dịch vụ chịu thuế GTGT |
Nợ TK 111 Có TK 3331 Có TK 511 |
|
Thận trọng: Trường hợp này có thể xẩy ra bút toán trùng. Hãy đảm bảo là bạn kiểm soát được vấn đề đó và xử lý theo phương pháp ưu tiên cập nhật chứng từ. |
|
Thu hồi công nợ phải thu do bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ trước đó chưa thu tiền hoặc chưa thu hết |
Nợ TK 111 Có TK 131 |
|
Ở một số doanh nghiệp áp dụng biên bản đối chiếu nợ trước khi thu, hoặc sử dụng đề nghị thanh toán công nợ…mới thu được. |
|
Thu hồi tiền gốc cho vay trước đó của tổ chức, cá nhân |
Nợ TK 111 Có TK 138 |
|
Nguyên tắc: DN không được kinh doanh tiền tệ, việc cho vay lẫn nhau là nghiệp “khác” nên sử dụng TK 138. |
|
Thu tiền lãi bằng TM từ cho vay (nếu có) hoặc đầu tư tài chính |
Nợ TK 111 Có TK 515/711 |
|
Rất ít phát sinh trong thực tế doanh nghiệp thông thường hiện nay. |
|
Thu tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng, đơn hàng. |
Nợ TK 111 Có TK 131 |
|
Nghiệp vụ này hạch toán giống hoàn toàn với khi thu hồi công nợ. |
|
Thu hồi tiền đầu tư tài chính, chứng khoán, đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, liên doanh. |
Nợ TK 111 Có TK 121; 128; 221; 222; 228 |
|
Sử dụng 222 khi hợp tác hình thành pháp nhân mới. |
|
Thu tiền từ các khoản ký quỹ, ký cược của đơn vị/cá nhân khác |
Nợ TK 111 Có TK 344 |
|
Khoản ký quỹ bản chất là một khoản phải trả, hoàn lại khi giao kèo hoàn thành. |
|
Thu tiền từ các khoản thu của đơn vị nội bộ (Chi nhánh, văn phòng đại diện…) |
Nợ TK 111 Có TK 136 |
|
Không bao gồm các khoản thu của nhân viên, bộ phận nội bộ |
|
Thu tiền từ các khoản trả thừa, nay thu hồi lại |
Nợ TK 111 Có TK: 131, 138, 334,… |
|
Làm ngược lại so với khi chi trả trước đó (trước đó là phiếu chi/UNC). |
|
Và còn nhiều giao dịch khác nữa trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Ở đây chỉ nêu điển hình. |
|||
|
Dòng tiền ra (làm giảm) của doanh nghiệp bằng tiền mặt
|
|||
|
Giảm quỹ tiền mặt do trả lại tiền góp vốn thu thừa hoặc rút vốn của thành viên công ty |
Nợ TK 411, (138) Có TK 111 |
|
Chú ý tuân thủ luật doanh nghiệp hiện hành và điều lệ công ty. |
|
Xuất tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng (Chi tiết theo từng ngân hàng) |
Nợ TK 112 Có TK 111 |
|
Ghi nhận chi tiết vào tài khoản chi tiết tại ngân hàng nào. Sau khi giao dịch, ngân hàng tự trả bản kê và Báo có. |
|
Chi trả gốc tiền vay bằng tiền mặt cho tổ chức, cá nhân, ngân hàng |
Nợ TK 341 Có TK 111 |
|
Chi tiết theo tài khoản vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn – theo dõi hạch toán chi tiết đối tượng cho vay. |
|
Chi tiền tạm ứng cho nhân viên công ty, người lao động |
Nợ TK 141 Có TK 111 |
|
Dùng cho cả trường hợp tạm ứng công việc và tạm ứng lương. Hạch toán chi tiết đối tượng tạm ứng. |
|
Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp (Người bán) |
Nợ TK 331 Có TK 111
|
|
Hạch toán chi tiết đối tượng công nợ phải trả theo danh mục đối tượng của doanh nghiệp. Như vậy kể cả ứng trước tiền hàng hoặc thanh toán nợ phải trả ta đều hạch toán như nhau. Khuyến khích sử dụng hạch toán này trong trường hợp mua hàng trả ngay. |
|
Chi trả công nợ đến hạn phải trả cho nhà cung cấp do mua hàng hóa, vật tư, dịch vụ |
Nợ TK 331 Có TK 111
|
|
|
|
Chi tiền cho doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân vay |
Nợ TK 138 Có TK 111 |
|
Giao dịch có tính vụ việc, không bao gồm đơn vị có chức năng kinh doanh tiền tệ. |
|
Chi trả lãi vay, chi trả khoản lỗ bổ sung do đầu tư tài chính |
Nợ TK 635 Có TK 111 |
|
Đối với chứng khoán, khoản lỗ ghi nhận từ tiền thu hồi khi bán/đáo hạn hụt đi so với lúc mua chứ không phát sinh phiếu chi. |
|
Hoàn trả tiền ứng trước hoặc thu thừa của khách hàng |
Nợ TK 131 Có TK 111 |
|
Áp dụng cho cả nghiệp vụ giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. |
|
Chi tiền đầu tư tài chính, chứng khoán, đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, công ty liên doanh |
Nợ TK 121, 128, 221,222 ,228 Có TK 111 |
|
Liên doanh là đầu tư, hợp tác dẫn đến hình thành pháp nhân mới. |
|
Chi tiền cho các khoản ký quỹ, ký cược của đơn vị/cá nhân khác theo hợp đồng hoặc thỏa thuận kinh doanh, vay vốn… |
Nợ TK 244 Có TK 111 |
|
Chuyển tiền đi ký quỹ là một khoản tài sản tài chính sẽ thu lại trong tương lai, do đó ghi tăng tài sản – 244 |
|
Chi trả tiền cho các khoản phải trả của đơn vị nội bộ |
Nợ TK 336 Có TK 111 |
|
Phải trả nội bộ chỉ tính cho đơn vị nội bộ như VPDD, chi nhánh. Nếu nhân viên nội bộ thì sử dụng 338. |
|
Chi tiền nộp thuế bằng tiền mặt tại kho bạc hoặc ngân hàng có thu ngân sách |
Nợ TK 3331; 3334; 3335 Có TK 111 |
|
Giấy nộp ngân sách nhà nước theo mẫu của luật thuế. Cần chi tiết chương mục ngân sách, chi tiết cho từng sắc thuế. |
|
Chi trả lương nhân viên bằng tiền mặt |
Nợ TK 334 Có TK 111 |
|
Kể cả lao động thời vụ, vụ việc, lao động thuê ngoài từ 1 người làm đại diện nhóm vẫn yêu cầu đủ chữ ký người nhận tiền. |
|
Chi trả hoa hồng, môi giới bằng tiền mặt, chi chiết khấu thanh toán |
Nợ TK 641/635 Có TK 111 |
|
Chiết khấu thanh toán là chi phí tài chính. Khi chi trả hoa hồng môi giới lưu ý khấu trừ thuế TNCN theo luật thuế TNCN. |
|
Chi trả dịch vụ mua ngoài (Điện nước, điện thoại, viễn thông, xăng dầu) |
Nợ TK 641 Nợ TK 642 Nợ TK 627 Nợ TK 1331 Có TK 111 |
|
Chi phí dịch vụ phát sinh sử dụng cho bộ phận/mục đích nào thì tính vào chi phí của bộ phận đó. |
|
Chi mua văn phòng phẩm phục vụ quản lý |
Nợ TK 642 Nợ TK 1331 Có TK 111 |
|
Nếu mua lẻ không có hóa đơn, vẫn hạch toán chi phí, khi quyết toán thuế TNDN thì loại ra. Nếu nhận hóa đơn bán hàng (VAT trực tiếp) thì không ghi nhận 133. |
|
Chi văn phòng phẩm phục vụ bán hàng |
Nợ TK 641 Nợ TK 1331 Có TK 111 |
|
|
|
Chi tiền mặt mua vật tư phục vụ sản xuất, xây lắp (Nhập kho) |
Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 111 |
|
Nếu không nhập kho thì ghi nhận chi phí trực tiếp (154,621,627) chứ không sử dụng 152. |
|
Chi tiền mặt mua hàng hóa nhập kho (Giá mua). Nếu mua bán thẳng thì không sử dụng nghiệp vụ này. |
Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 111 |
|
Chi phí mua hàng, thuế trực thu ghi nhận vào giá nhập kho. Nếu không thể tập hợp được vào phiếu nhập kho thì ghi vào 1562. |
|
Chi tiền mặt mua công cụ dùng ngay |
Nợ TK 242 Nợ TK 1331 Có TK 111 |
|
CCDC dùng ngay, không quản lý tồn kho thì không dùng 153. |
|
Chi tiền mặt mua công cụ nhập kho, sau đó xuất ra dùng dần |
Nợ TK 153 Nợ TK 1331 Có TK 111 |
|
Khi xuất dùng, lập bảng kê và ghi: Nợ 242/Có 153 nếu phân bổ nhiều kỳ. Khi phân bổ theo bảng phân bổ, ghi giảm 242. |
|
Chi tiền mặt mua tài sản cố định (bao gồm cả trường hợp mua sắm/xây dựng cơ bản nhiều kỳ). |
Nợ TK 211 (241) Nợ TK 1331 Có TK 111 |
|
Nếu mua 1 lần xong ngay ghi 211, nếu cần lắp đặt, hoàn thiện trong nhiều đợt thì ghi 241, khi hoàn thành chuyển 241 sang 211. |
|
Chi tiền mặt hóa đơn tiếp khách (VAT) – Ăn uống, liên hoan, hội nghị… |
Nợ TK 642 Nợ TK 1331 Có TK 111 |
|
Chú ý quản lý định mức chi tiêu theo quy chế tài chính. Theo luật thuế và các quy định hành chính hiện hành thì các sản phẩm rượu bia, thuốc lá bị hạn chế trong giao dịch này. Ghi vào 641 nếu chi tiêu này phục vụ cho bán hàng |
|
Chi tiền mặt hóa đơn tiếp khách (Hóa đơn thông thường) |
Nợ TK 642 Có TK 111 |
|
|
|
Chi tiền giao dịch, quan hệ giao tế kinh doanh |
Nợ TK 642 (811) Có TK 111 |
|
|
|
Chi tiền nộp bảo hiểm theo chế độ |
Nợ TK 338 Có TK 111 |
|
Cần đối chiếu với cơ quan bảo hiểm, thông báo nộp bảo hiểm |
|
Kiểm kê phát hiện thiếu tiền tại quỹ |
Nợ TK 138 Có TK 111 |
|
Vì chưa phát hiện nguyên nhân nên tạm ghi 138 “phải thu của ái đó”. |
Ghi chú quan trọng:
Các giao dịch chi tiền mặt ở tài liệu này được trình bày trên quan điểm kế toán doanh nghiệp, tạm thời chưa xét đến điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo luật thuế. Theo luật thuế hiện hành, các giao dịch mua/bán có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải đảm bảo thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu thanh toán qua chuyển khoản thì phải đảm bảo cả tài khoản của người mua và người bán đã đều phải đăng ký với cơ quan quản lý thuế (đăng ký mới hoặc đăng ký bổ sung thông tin doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và đầu tư địa phương)
- Giao dịch và hạch toán phát sinh tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp
|
Nghiệp vụ, giao dịch |
Hạch toán |
Phiếu kế toán và hồ sơ |
Hướng dẫn – giải thích |
|
Dòng tiền vào/luân chuyển trong doanh nghiệp bằng tiền gửi ngân hàng
|
|||
|
Tăng tiền gửi ngân hàng từ góp vốn điều lệ sau khi công ty thành lập |
Nợ TK …. Có TK 411 (138) |
|
Nếu trước đó ghi nhận nghĩa vụ góp vốn vào 138 thì khi thu tiền ghi có 138. |
|
Chi từ quỹ tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng |
Nợ TK 112 Có TK 111 |
|
Tiền tài chính công ty không đổi, tiền gửi NH tăng, tiền quỹ giảm với giá trị bằng nhau. |
|
Tăng tiền trong tài khoản ngân hàng do đi vay ngắn hạn/trung hạn/dài hạn ngân hàng hoặc tổ chức, cá nhân khác, giải ngân vào tài khoản |
Nợ TK 112 Có TK 341 |
|
Vay ngắn hạn khi đáo hạn dưới 12 tháng. Lưu ý lãi tiền vay phải tính thuế TNCN từ đầu tư vốn nếu trả cho cá nhân. Cần hạch toán chi tiết đối tượng công nợ vay. |
|
Thu tiền hoàn ứng chi không hết của nhân viên, nhân viên nộp vào tài khoản ngân hàng |
Nợ TK 112 Có TK 141 |
|
Tiền tạm ứng nhân viên sử dụng không hết hoàn lại công ty. |
|
Bán hàng, cung ứng dịch vụ thu ngay bằng tiền chuyển khoản của khách hàng |
Nợ TK 112 Có TK 3331 Có TK 511 |
|
Thận trọng: Trường hợp này có thể xẩy ra bút toán trùng. Hãy đảm bảo là bạn kiểm soát được vấn đề đó và xử lý theo phương pháp ưu tiên cập nhật chứng từ. |
|
Thu hồi công nợ phải thu do bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ trước đó chưa thu tiền hoặc chưa thu hết |
Nợ TK 112 Có TK 131 |
|
Ở một số doanh nghiệp áp dụng biên bản đối chiếu nợ trước khi thu, hoặc sử dụng đề nghị thanh toán công nợ…mới thu được. |
|
Thu hồi tiền gốc cho vay trước đó của tổ chức, cá nhân |
Nợ TK 112 Có TK 138 |
|
Nguyên tắc: DN không được kinh doanh tiền tệ, việc cho vay lẫn nhau là nghiệp “khác” nên sử dụng TK 138. |
|
Thu tiền lãi bằng tiền ngân hàng từ cho vay (nếu có) hoặc đầu tư tài chính |
Nợ TK …. Có TK 515/711 |
|
Rất ít phát sinh trong thực tế doanh nghiệp thông thường hiện nay. |
|
Thu tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng, đơn hàng. |
Nợ TK 112 Có TK 131 |
|
Nghiệp vụ này hạch toán giống hoàn toàn với khi thu hồi công nợ. |
|
Thu hồi tiền đầu tư tài chính, chứng khoán, đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, liên doanh. |
Nợ TK 112 Có TK 121; 128; 221; 222; 228 |
|
Sử dụng 222 khi hợp tác hình thành pháp nhân mới. |
|
Thu bằng tiền gửi ngân hàng từ các khoản ký quỹ, ký cược của đơn vị/cá nhân khác |
Nợ TK 112 Có TK 344 |
|
Khoản ký quỹ bản chất là một khoản phải trả, hoàn lại khi giao kèo hoàn thành. |
|
Nhận tiền thanh toán từ các khoản phải thu của đơn vị nội bộ (chi nhánh, văn phòng đại diện) |
Nợ TK 112 Có TK 136 |
|
Không bao gồm các khoản thu của nhân viên, bộ phận nội bộ |
|
Tăng tiền gửi ngân hàng từ các khoản phải thu công nợ khách hàng, phải thu khác, phải thu do trả thừa nhân viên |
Nợ TK 112 Có TK: 131, 138, 334,… |
|
Làm ngược lại so với khi chi trả trước đó (trước đó là phiếu chi/UNC). |
|
Và còn nhiều giao dịch khác nữa trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Ở đây chỉ nêu điển hình. |
|||
|
Dòng tiền ra (làm giảm) của doanh nghiệp bằng tiền gửi ngân hàng
|
|||
|
Trả lại vốn góp thừa của thành viên bằng tiền gửi ngân hàng |
Nợ TK 411, (138) Có TK 112 |
|
Chú ý tuân thủ luật doanh nghiệp hiện hành và điều lệ công ty. |
|
Rút tiền ngân hàng về quỹ để chi tiêu |
Nợ TK 111 Có TK 112 |
|
Ghi nhận chi tiết vào tài khoản chi tiết tại ngân hàng nào. Sau khi giao dịch, ngân hàng tự trả bản kê và giấy báo nợ. |
|
Trả lại gốc tiền vay bằng tiền gửi ngân hàng |
Nợ TK 341 Có TK 112 |
|
Chi tiết theo tài khoản vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn – theo dõi hạch toán chi tiết đối tượng cho vay. |
|
Tạm ứng cho nhân viên, chuyển tiền từ ngân hàng vào tài khoản cá nhân hoặc chi SEC. |
Nợ TK 141 Có TK 112 |
|
Dùng cho cả trường hợp tạm ứng công việc và tạm ứng lương. Hạch toán chi tiết đối tượng tạm ứng. |
|
Ứng trước theo hợp đồng bằng giao dịch chuyển khoản. |
Nợ TK 331 Có TK 112
|
|
Hạch toán chi tiết đối tượng công nợ phải trả theo danh mục đối tượng của doanh nghiệp. Như vậy kể cả ứng trước tiền hàng hoặc thanh toán nợ phải trả ta đều hạch toán như nhau. Khuyến khích sử dụng hạch toán này trong trường hợp mua hàng trả ngay. |
|
Thanh toán công nợ phải trả cho nhà cung cấp bằng giao dịch chuyển khoản |
Nợ TK 331 Có TK 112
|
|
|
|
Cho cá nhân, tổ chức khác vay tiền bằng giao dịch chuyển khoản |
Nợ TK 138 Có TK 112 |
|
Giao dịch có tính vụ việc, không bao gồm đơn vị có chức năng kinh doanh tiền tệ. |
|
Chi trả lãi tiền vay cho tổ chức, cá nhân, ngân hàng bằng giao dịch chuyển khoản |
Nợ TK 635 Có TK 112 |
|
Đối với chứng khoán, khoản lỗ ghi nhận từ tiền thu hồi khi bán/đáo hạn hụt đi so với lúc mua chứ không phát sinh chi phí tài chính. |
|
Trả lại tiền cho khách hàng trong các giao dịch trả thừa, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại mà trước đó đã thanh toán |
Nợ TK 131 Có TK 112 |
|
Áp dụng cho cả nghiệp vụ giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. |
|
Trả lại khoản nhận góp vốn, đầu tư, liên doanh liên kết trước đó bằng giao dịch chuyển khoản |
Nợ TK 121, 128, 221,222 ,228 Có TK 112 |
|
Liên doanh là đầu tư, hợp tác dẫn đến hình thành pháp nhân mới. |
|
Chuyển khoản đi ký quỹ với ngân hàng, tổ chức cá nhân khác theo điều khoản ký quỹ của hợp đồng. |
Nợ TK 244 Có TK 112 |
|
Chuyển tiền đi ký quỹ là một khoản tài sản tài chính sẽ thu lại trong tương lai, do đó ghi tăng tài sản – 244 |
|
Chuyển khoản chi trả các khoản được chi trả hộ, các khoản phải trả đơn vị nội bộ (văn phòng đại diện / chi nhánh) |
Nợ TK 336 Có TK 112 |
|
Phải trả nội bộ chỉ tính cho đơn vị nội bộ như VPDD, chi nhánh. Nếu nhân viên nội bộ thì sử dụng 338. |
|
Nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử hoặc giao dịch chuyển khoản |
Nợ TK 3331; 3334; 3335 Có TK 112 |
|
Giấy nộp ngân sách nhà nước theo mẫu của luật thuế. Cần chi tiết chương mục ngân sách, chi tiết cho từng sắc thuế. |
|
Thanh toán lương nhân viên qua giao dịch chuyển khoản vào tài khoản nhân viên |
Nợ TK 334 Có TK 112 |
|
Kể cả lao động thời vụ, vụ việc, lao động thuê ngoài từ 1 người làm đại diện nhóm vẫn yêu cầu đủ chữ ký người nhận tiền. |
|
Chi trả tiền hoa hồng mội giới hoặc chiết khấu thanh toán cho người mua bằng giao dịch chuyển khoản |
Nợ TK 641/635 Có TK 112 |
|
Chiết khấu thanh toán là chi phí tài chính. Khi chi trả hoa hồng môi giới lưu ý khấu trừ thuế TNCN theo luật thuế TNCN. |
|
Chi trả hóa đơn dịch vụ mua ngoài như điện, nước, viễn thông, thuê văn phòng… qua giao dịch chuyển khoản |
Nợ TK 641 Nợ TK 642 Nợ TK 627 Nợ TK 1331 Có TK 112 |
|
Chi phí dịch vụ phát sinh sử dụng cho bộ phận/mục đích nào thì tính vào chi phí của bộ phận đó. |
|
Thanh toán các khoản giao dịch giao tế, tiếp khách phục vụ quản lý kinh doanh… |
Nợ TK 642 Nợ TK 1331 Có TK 112 |
|
Nếu mua lẻ không có hóa đơn, vẫn hạch toán chi phí, khi quyết toán thuế TNDN thì loại ra. Nếu nhận hóa đơn bán hàng (VAT trực tiếp) thì không ghi nhận 133. |
|
Thanh toán bằng chuyển khoản các hóa đơn mua văn phòng phẩm, mua trang thiết bị dùng ngay phục vụ quản lý doanh nghiệp |
Nợ TK 641 Nợ TK 1331 Có TK 112 |
|
|
|
Mua vật tư, nguyên nhiên liệu nhập kho thanh toán ngay qua giao dịch chuyển khoản |
Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 112 |
|
Nếu không nhập kho thì ghi nhận chi phí trực tiếp (154,621,627) chứ không sử dụng 152. |
|
Mua hàng hóa nhập kho thanh toán ngay qua giao dịch chuyển khoản |
Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 112 |
|
Chi phí mua hàng, thuế trực thu ghi nhận vào giá nhập kho. Nếu không thể tập hợp được vào phiếu nhập kho thì ghi vào 1562. |
|
Mua công cụ, trang thiết bị sử dụng nhiều kỳ, dịch vụ thuê ngoài sử dụng nhiều kỳ (phân bổ theo TT45) không qua nhập kho |
Nợ TK 242 Nợ TK 1331 Có TK 112 |
|
CCDC dùng ngay, không quản lý tồn kho thì không dùng 153. |
|
Mua công cụ dụng cụ về nhập kho chưa xuất dùng, thanh toán ngay bằng giao dịch chuyển khoản |
Nợ TK 153 Nợ TK 1331 Có TK 112 |
|
Khi xuất dùng, lập bảng kê và ghi: Nợ 242/Có 153 nếu phân bổ nhiều kỳ. Khi phân bổ theo bảng phân bổ, ghi giảm 242. |
|
Mua sắm tài sản cố định, vật tư trang thiết bị xây lắp để hình thành tài sản cố định trong tương lai… |
Nợ TK 211 (241) Nợ TK 1331 Có TK 112 |
|
Nếu mua 1 lần xong ngay ghi 211, nếu cần lắp đặt, hoàn thiện trong nhiều đợt thì ghi 241, khi hoàn thành chuyển 241 sang 211. |
|
Chi mua quà tặng trao ngay cho nhân viên hoặc làm quà khuyến mãi cho khách hàng |
Nợ TK 642 Nợ TK 1331 Có TK 112 |
|
Chú ý quản lý định mức chi tiêu theo quy chế tài chính. Theo luật thuế và các quy định hành chính hiện hành thì các sản phẩm rượu bia, thuốc lá bị hạn chế trong giao dịch này. Ghi vào 641 nếu chi tiêu này phục vụ cho bán hàng |
|
Chi trả các hóa đơn, khoản chi phí theo hóa đơn bán hàng thông thường (Không có VAT) qua giao dịch chuyển khoản |
Nợ TK 642 Có TK 112 |
|
|
|
Chi thanh toán bằng giao dịch chuyển khoản các chi phí bằng tiền khác, các khoản chi phí bất thường, phạt vi phạm hợp đồng, hành chính… |
Nợ TK 642 (811) Có TK 112 |
|
|
|
Thanh toán tiền bảo hiểm vào ngân sách nhà nước qua giao dịch chuyển khoản |
Nợ TK 338 Có TK 112 |
|
Cần đối chiếu với cơ quan bảo hiểm, thông báo nộp bảo hiểm |
(*) Ghi chú: Các giao dịch có giấy báo nợ sẽ kèm theo các chứng từ giao dịch trực tiếp như SEC, UNC, Giấy lĩnh tiền. Đối với doanh nghiệp sử dụng dịch vụ Internet banking thì không phát sinh các chứng từ UNC, giấy lĩnh tiền… thì nên in chứng từ giao dịch + sao kê ngân hàng.
Nội dung bài viết:
Bình luận