Xử lý hóa đơn điện tử sai tên công ty là vấn đề thường gặp trong quá trình quản lý tài chính và kế toán. Khi xảy ra sai sót, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật để khắc phục kịp thời và đúng cách, tránh rủi ro pháp lý. Bài viết này Công ty Luật ACC sẽ cung cấp cách xử lý hóa đơn điện tử viết có sai tên công ty giúp doanh nghiệp xử lý một cách chính xác và hiệu quả.
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết có sai tên công ty
1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót
Theo Khoản 1, Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, có các quy định mới về việc xử lý hóa đơn điện tử bị sai như sau:
- Nếu hóa đơn điện tử đã phát hành bị sai và cần cấp lại mã của cơ quan thuế, hoặc cần điều chỉnh/thay thế, người bán dùng Mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn sai sót và gửi thông báo này đến cơ quan thuế.
- Nếu người bán lập hóa đơn thu tiền trước hoặc khi cung cấp dịch vụ nhưng sau đó dịch vụ bị hủy, người bán sẽ hủy hóa đơn điện tử và thông báo việc hủy với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Nếu hóa đơn điện tử đã được điều chỉnh/thay thế mà vẫn tiếp tục sai sót, người bán sẽ tiếp tục xử lý theo phương pháp đã áp dụng lần đầu.
- Nếu hóa đơn điện tử thiếu ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn, người bán chỉ cần điều chỉnh, không cần hủy hay thay thế.
- Nếu giá trị trên hóa đơn bị sai, cần điều chỉnh tăng (dấu dương) hoặc giảm (dấu âm) đúng với thực tế.
- Nếu cần khai bổ sung hồ sơ thuế liên quan đến các hóa đơn điện tử đã điều chỉnh, thay thế hoặc hủy, người bán tuân theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
2. Các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử bị sai tên công ty
Các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử bị sai tên công ty
Hóa đơn điện tử sai sót nhưng chưa gửi cho khách hàng
Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho khách hàng, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới để gửi lại. Điều này có nghĩa là nếu phát hiện hóa đơn bị sai tên công ty, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn đó và tạo lại hóa đơn mới.
Hóa đơn điện tử sai tên công ty, đã gửi khách hàng và kê khai thuế
Nếu hóa đơn sai tên hoặc địa chỉ khách hàng nhưng mã số thuế (MST) đúng, doanh nghiệp chỉ cần lập biên bản điều chỉnh mà không cần xuất hóa đơn điều chỉnh. Như vậy, khi hóa đơn điện tử bị sai tên công ty hoặc địa chỉ, hai bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh.
>>>Tìm hiểu thêm về Biên bản điều chỉnh sai mã số thuế
Hóa đơn điện tử đã nộp cơ quan thuế
Nếu hóa đơn điện tử sai tên công ty hoặc địa chỉ nhưng mã số thuế và các thông tin khác đúng, doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót mà không cần lập hóa đơn mới. Đồng thời, doanh nghiệp phải gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế để thông báo về sai sót này.
Tóm lại, nếu hóa đơn điện tử sai tên công ty nhưng đã có mã cơ quan thuế, doanh nghiệp không cần tạo hóa đơn mới mà chỉ cần lập biên bản điều chỉnh với khách hàng và gửi thông báo đến cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử sai tên công ty và không có mã cơ quan thuế
Có hai tình huống khi doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử sai tên công ty mà chưa có mã của cơ quan thuế:
- Tình huống 1: Chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế
Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn sai và lập lại hóa đơn mới. Cần lập biên bản hủy hóa đơn với khách hàng, ghi rõ nội dung sai và nội dung điều chỉnh, sau đó tạo hóa đơn thay thế. Trên hóa đơn mới cần ghi chú rằng hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số mấy, ký hiệu và ngày tháng.
- Tình huống 2: Đã gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế
Doanh nghiệp cần lập biên bản ghi nhận sai sót với khách hàng, sau đó gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế để thông báo về sai sót này.
Việc xử lý sai sót hóa đơn điện tử là điều phổ biến và doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định để tránh rủi ro.
>>>Mời bạn tham khảo thêm thông tin liên quan Hướng dẫn cách xử lý khi xuất sai hóa đơn GTGT
3. Câu hỏi thường gặp
Có thời hạn nào để doanh nghiệp thông báo về việc sai sót trên hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế không?
Trả lời: Theo quy định hiện hành, chưa có quy định cụ thể về thời hạn thông báo sai sót. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong quá trình kê khai thuế, doanh nghiệp nên thông báo ngay khi phát hiện ra sai sót.
Nếu hóa đơn điện tử bị sai sót do lỗi của phần mềm kế toán thì doanh nghiệp có chịu trách nhiệm không?
Trả lời: Doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn, kể cả khi sai sót do lỗi của phần mềm kế toán. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng.
Hóa đơn điện tử có thể được điều chỉnh bao nhiêu lần?
Trả lời: Hóa đơn điện tử có thể được điều chỉnh nhiều lần, miễn là mỗi lần phát hiện sai sót mới, doanh nghiệp phải tiếp tục xử lý theo quy trình đã áp dụng trước đó.
Nếu hóa đơn điện tử bị sai về số lượng hàng hóa, doanh nghiệp nên làm gì?
Trả lời: Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh để sửa đổi số lượng hàng hóa sai, ghi rõ số lượng tăng hoặc giảm theo thực tế.
Việc xử lý hóa đơn điện tử bị sai tên công ty đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững các quy định của pháp luật và thực hiện đúng các thủ tục. Bằng cách tuân thủ các quy định này, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tính chính xác của thông tin trên hóa đơn mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không mong muốn. Hy vọng bài viết này Công ty Luật ACC đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để bạn có thể tự tin xử lý các tình huống liên quan đến hóa đơn điện tử.
Nội dung bài viết:
Bình luận