Hướng dẫn cách xử lý khi xuất sai hóa đơn GTGT

Trong quá trình kinh doanh và tiêu thụ hàng hóa, vì một vài lý do mà dẫn đến sai sót xuất sai thông tin trên hóa đơn điện tử. Nếu bạn đang lo lắng vì chưa biết cách xử lý như thế nào. Trong bài viết này ACC sẽ cung cấp cho bạn Hướng dẫn cách xử lý khi xuất sai hóa đơn GTGT

Hướng dẫn cách xử lý khi xuất sai hóa đơn GTGT

1. Hóa đơn GTGT là gì?

Hóa đơn GTGT (còn gọi là hóa đơn đỏ) là loại chứng từ do người bán lập nên nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ cho bên mua theo đúng quy định của pháp luật.

Thông thường, hóa đơn GTGT sẽ áp dụng với các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện khai và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ với các hoạt động:

–  Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa.

– Hoạt động vận tải quốc tế.

– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

Hóa đơn GTGT hiện có 03 hình thức thể hiện: Hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hay hóa đơn điện tử.

2. Hướng dẫn cách xử lý khi xuất sai hóa đơn GTGT

2.1 Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế

– Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua. Người bán lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập.

Lưu ý: Nếu bên mua không phải là doanh nghiệp thì bên mua sẽ không có chữ ký số nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Vì vậy cả 2 bên có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy và cả 2 bên cùng ký chữ ký trực tiếp.

– Hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua đã thỏa thuận.

Lưu ý: Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế nhưng đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 để hủy hóa đơn đã lập.

– Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định để phục vụ việc tra cứu của cơ quan chức năng khi có yêu cầu (xử lý hóa đơn điện tử xuất sai)

– Đồng thời, bên bán khi lập hóa đơn mới thay hóa đơn cũ sai sót thì trong hóa đơn mới cần kèm dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số, ký hiệu, ngày, tháng”.

2.2 Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ nhưng người bán và người mua đã kê khai thuế

Với trường hợp này thì không được hủy hóa đơn sai mà bên bán phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc hóa đơn điều chỉnh sai sót và xử lý như sau:

+) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót.

– Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.

– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có xác nhận của 2 bên. Ghi rõ cụ thể nội dung chỗ sai và sửa lại như thế nào.

– Biên bản điều chỉnh được kẹp cùng với hóa đơn điện tử hoặc lưu trữ cẩn thận.

– Không phải lập lại hóa đơn(xử lý hóa đơn điện tử xuất sai)

+) Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng.

– Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.

– Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

– Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…

– Sau khi xuất Hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

– Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-) bởi đây là căn cứ để bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh số thuế giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào (nếu có).

3. Một số lưu ý xử lý hóa đơn điện tử xuất sai

Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sai thông tin như: Mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, ngày tháng năm => Đây là những sai sót về phần nội dung không ảnh hưởng đến số tiền nên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh về nội dung đúng.

Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sai sót liên quan đến con số hoặc số tiền, doanh nghiệp lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm. Nếu viết sai cao hơn thì cần làm điều chỉnh giảm. Ngược lại, nếu viết sai thấp hơn thì cần phải điều chỉnh tăng. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi âm (-).

Biên bản điều chỉnh hay biên bản hủy hóa đơn điện tử nếu bên mua có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh được lập và ký điện tử. Ngược lại, nếu bên mua không có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh phải lập bằng giấy và ký trực tiếp.

Trên đây là toàn bộ nội dung về Hướng dẫn cách xử lý khi xuất sai hóa đơn GTGT mà chúng tôi muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Trong quá trình tìm hiểu vấn đề, nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất, chúng tôi có các dịch vụ hỗ trợ mà bạn cần. ACC đồng hành pháp lý cùng bạn.