Quy định cách ghi tên trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Việc ghi tên trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là một yếu tố quan trọng, cần được thực hiện chính xác, đầy đủ thông tin theo quy định của pháp luật để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của chủ sở hữu. Hãy để bài viết này của ACC giúp bạn hiểu rõ hơn về Quy định cách ghi tên trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Quy định cách ghi tên trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

1. Quy định cách ghi tên trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Cơ sở pháp lý : Căn cứ Điều 5 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT quy định việc thể hiện thông tin về người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất tại trang 1 của Giấy chứng nhận 

Trường hợp 1: Cách ghi tên khi người sử dụng đất đồng thời là chủ sở hữu nhà ở (“chủ nhà” và “chủ đất” là một)

Khoản 1 Điều 5 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT quy định về cách ghi thông tin về người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất được cấp Giấy chứng nhận theo quy định sau:

* Cá nhân trong nước ( Điểm a Khoản 1 Điều 5 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT)

Ghi “Ông” (hoặc “Bà”), sau đó ghi họ tên, năm sinh, tên và số giấy tờ nhân thân (nếu có), địa chỉ thường trú. Giấy tờ nhân thân là Giấy chứng minh nhân dân thì ghi “CMND số:…”; trường hợp Giấy chứng minh quân đội nhân dân thì ghi “CMQĐ số:…”; trường hợp thẻ Căn cước công dân thì ghi “CCCD số:…”; trường hợp chưa có Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân thì ghi “Giấy khai sinh số…”;”

* Người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam, cá nhân nước ngoài được sở hữu nhà ở theo quy định (Điểm b Khoản 1 Điều 5 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT)

Ghi "Ông" (hoặc "Bà"), sau đó ghi họ tên, năm sinh, quốc tịch, giấy tờ nhân thân ghi "Hộ chiếu số:..., nơi cấp:..., năm cấp:..."; địa chỉ đăng ký thường trú của người đó ở Việt Nam (nếu có);

* Hộ gia đình sử dụng đất ( Điểm c Khoản 1 Điều 5 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT )

Ghi “Hộ gia đình, gồm ông” (hoặc “Hộ gia đình, gồm bà”), sau đó ghi họ tên, năm sinh, tên và số giấy tờ nhân thân của chủ hộ gia đình như quy định tại Điểm a Khoản này; địa chỉ thường trú của hộ gia đình. Trường hợp chủ hộ gia đình không có quyền sử dụng đất chung của hộ gia đình thì ghi người đại diện là thành viên khác của hộ gia đình có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình. Dòng tiếp theo ghi “Cùng sử dụng đất, cùng sở hữu tài sản gắn liền với đất (hoặc Cùng sử dụng đất hoặc Cùng sở hữu tài sản) với … (ghi lần lượt họ tên, năm sinh, tên và số giấy tờ nhân thân của những thành viên còn lại trong hộ gia đình có chung quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất).”

* Quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất là tài sản chung của hai vợ chồng ( Điểm d Khoản 1 Điều 5 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT)

Ghi họ tên, năm sinh, tên và số giấy tờ nhân thân, địa chỉ thường trú của cả vợ và chồng như đối với trường hợp cá nhân trong nước hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam, cá nhân nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam theo quy định.

* Tổ chức trong nước (Điểm đ Khoản 1 Điều 5 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT)

Ghi tên tổ chức , tên giấy tờ, số và ngày ký, cơ quan ký giấy tờ pháp nhân (là giấy tờ về việc thành lập, công nhận tổ chức hoặc giấy chứng nhận hoặc giấy phép, về đầu tư, kinh doanh theo quy định của pháp luật); địa chỉ trụ sở chính của tổ chức;

* Người Việt Nam định cư ở nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện dự án đầu tư tại Việt Nam

Ghi tên tổ chức kinh tế là pháp nhân thực hiện dự án đầu tư; tên giấy tờ, số và ngày ký, cơ quan ký giấy tờ pháp nhân (là giấy tờ về việc thành lập hoặc giấy chứng nhận, giấy phép về đầu tư, kinh doanh theo quy định của pháp luật); địa chỉ trụ sở chính của tổ chức tại Việt Nam.

* Tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao: Ghi tên tổ chức, địa chỉ trụ sở chính của tổ chức. ( Điểm g Khoản 1 Điều 5 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT)

* Cơ sở tôn giáo: Ghi tên của cơ sở tôn giáo và địa chỉ nơi có cơ sở tôn giáo; 

(Điểm h Khoản 1 Điều 5 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT)

* Cộng đồng dân cư: Ghi tên của cộng đồng dân cư (do cộng đồng dân cư xác định, được Ủy ban nhân dân cấp xã xác nhận) và địa chỉ nơi sinh hoạt chung của cộng đồng dân cư. (Điểm i Khoản 1 Điều 5 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT)

Trường hợp 2. Người sử dụng đất không đồng thời là chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất (Khoản 2 Điều 5 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT)

Giấy chứng nhận được cấp riêng cho người sử dụng đất và cấp riêng cho chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất; thông tin về người được cấp Giấy chứng nhận được ghi theo quy định như sau:

- Giấy chứng nhận cấp cho người sử dụng đất chỉ ghi thông tin về người sử dụng đất như trường hợp 1.

- Giấy chứng nhận cấp cho chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất chỉ ghi thông tin về chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất như quy định tại trường hợp 1, tiếp theo ghi "Sở hữu tài sản trên thửa đất... (ghi hình thức thuê, mượn,...) của... (ghi tên tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cho thuê, cho mượn,…)".

Trường hợp 3: Thửa đất có nhiều tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cùng sử dụng đất, cùng sở hữu tài sản gắn liền với đất. Ngoại trừ: trường hợp 4 dưới đây

Giấy chứng nhận được cấp cho từng tổ chức, hộ gia đình, cá nhân sau khi đã xác định được quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất của từng người.

Trên mỗi Giấy chứng nhận ghi thông tin đầy đủ về người được cấp Giấy chứng nhận như quy định tại trường hợp 1; tiếp theo ghi "Cùng sử dụng đất, cùng sở hữu tài sản gắn liền với đất (hoặc Cùng sử dụng đất hoặc Cùng sở hữu tài sản) với... (ghi lần lượt tên của những người còn lại có chung quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất)".

Nếu thửa đất có nhiều tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cùng sử dụng đất, cùng sở hữu tài sản gắn liền với đất mà có thỏa thuận bằng văn bản cấp một Giấy chứng nhận cho người đại diện (có công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật) thì Giấy chứng nhận được cấp cho người đại diện đó. Trên Giấy chứng nhận ghi thông tin của người đại diện, dòng tiếp theo ghi "Là người đại diện cho những người cùng sử dụng đất (hoặc cùng sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc cùng sử dụng đất và cùng sở hữu tài sản gắn liền với đất) gồm:... (ghi lần lượt tên của những người cùng sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất)".

Nếu có nhiều người cùng sử dụng đất, cùng sở hữu tài sản gắn liền với đất ghi trên trang 1 không hết thì dòng cuối trang 1 ghi "và những người khác có tên tại điểm Ghi chú của Giấy chứng nhận này"; đồng thời tại điểm Ghi chú của Giấy chứng nhận được ghi: "Những người khác cùng sử dụng đất (hoặc cùng sử dụng đất và sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc cùng sở hữu tài sản gắn liền với đất) gồm:... (ghi lần lượt tên của những người cùng sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất còn lại)".

Trường hợp 4: Khi nhiều người được thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất mà những người được hưởng thừa kế có văn bản thỏa thuận chưa phân chia thừa kế và đề nghị cấp một Giấy chứng nhận cho người đại diện đối với toàn bộ diện tích đất, tài sản gắn liền với đất để thừa kế thì cấp một Giấy chứng nhận cho người đại diện đó.

Văn bản thỏa thuận phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật. Trên Giấy chứng nhận ghi thông tin của người đại diện như quy định tại trường hợp 1, dòng tiếp theo ghi "Là người đại diện của những người được thừa kế gồm:... (ghi lần lượt tên của những người được thừa kế quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất)".

Trường hợp 5: Cấp giấy chứng nhận cho chủ sở hữu căn hộ chung cư

Cấp Giấy chứng nhận cho chủ sở hữu căn hộ chung cư thì Giấy chứng nhận cấp cho chủ sở hữu căn hộ ghi tên chủ sở hữu như quy định tại trường hợp 1.

2. Trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có bắt buộc ghi tên cả hai vợ chồng hay không?

Theo điểm c khoản 1 Điều 5 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT (Được sửa đổi bởi khoản 5 Điều 6 Thông tư 33/2017/TT-BTNMT) quy định về việc thể hiện thông tin về người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất tại trang 1 của Giấy chứng nhận như sau:

1. Ghi thông tin về người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất được cấp Giấy chứng nhận theo quy định sau:

c) Hộ gia đình sử dụng đất thì ghi “Hộ gia đình, gồm ông” (hoặc “Hộ gia đình, gồm bà”), sau đó ghi họ tên, năm sinh, tên và số giấy tờ nhân thân của chủ hộ gia đình như quy định tại Điểm a Khoản này; địa chỉ thường trú của hộ gia đình. Trường hợp chủ hộ gia đình không có quyền sử dụng đất chung của hộ gia đình thì ghi người đại diện là thành viên khác của hộ gia đình có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình. Dòng tiếp theo ghi “Cùng sử dụng đất, cùng sở hữu tài sản gắn liền với đất (hoặc Cùng sử dụng đất hoặc Cùng sở hữu tài sản) với … (ghi lần lượt họ tên, năm sinh, tên và số giấy tờ nhân thân của những thành viên còn lại trong hộ gia đình có chung quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất).

Theo đó trong trường hợp xác định quyền sử dụng đất là tài sản chung của vợ chồng trong thời kỳ hôn nhân thì khi làm thủ tục xin giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì sẽ ghi nhận là “Hộ gia đình, gồm ông” hoặc “Hộ gia đình, gồm bà” sau đó ghi họ tên, năm sinh, tên và số giấy tờ nhân thân của chủ hộ gia đình.

Bên cạnh đó tại Điều 34 Luật Hôn nhân và gia đình 2014 quy định về đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản chung như sau:

Đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản chung

1. Trong trường hợp tài sản thuộc sở hữu chung của vợ chồng mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì giấy chứng nhận quyền sở hữu, giấy chứng nhận quyền sử dụng phải ghi tên cả hai vợ chồng, trừ trường hợp vợ chồng có thỏa thuận khác.
2. Trong trường hợp giấy chứng nhận quyền sở hữu, giấy chứng nhận quyền sử dụng tài sản chỉ ghi tên một bên vợ hoặc chồng thì giao dịch liên quan đến tài sản này được thực hiện theo quy định tại Điều 26 của Luật này; nếu có tranh chấp về tài sản đó thì được giải quyết theo quy định tại khoản 3 Điều 33 của Luật này.

Như vậy, trường hợp này nếu như cả 2 vợ chồng thỏa thuận được với nhau thì có thể chọn chỉ ghi tên 1 người trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất chứ không bắt buộc lúc nào cũng phải ghi tên của cả hai vợ chồng lên trên giấy chứng nhận.

3. Chưa đăng ký kết hôn thì có được đứng tên chung trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ?

Tại Khoản 2 Điều 98 Luật đất đai 2013 có quy định về nguyên tắc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất như sau:

2. Thửa đất có nhiều người chung quyền sử dụng đất, nhiều người sở hữu chung nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất thì Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất phải ghi đầy đủ tên của những người có chung quyền sử dụng đất, người sở hữu chung nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất và cấp cho mỗi người 01 Giấy chứng nhận; trường hợp các chủ sử dụng, chủ sở hữu có yêu cầu thì cấp chung một Giấy chứng nhận và trao cho người đại diện.

Căn cứ theo quy định hiện hành, việc chưa đăng ký kết hôn không ảnh hưởng đến việc đứng tên chung trên số đỏ. Chính vì vậy, vẫn có thể đứng tên chung trên sổ hồng khi chưa đăng ký kết hôn.

4. Số lượng người đứng tên trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 

Khoản 2 Điều 98 Luật Đất đai 2013 quy định nguyên tắc cấp Giấy chứng nhận như sau:

“Thửa đất có nhiều người chung quyền sử dụng đất, nhiều người sở hữu chung nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất thì Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất phải ghi đầy đủ tên của những người có chung quyền sử dụng đất, người sở hữu chung nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất và cấp cho mỗi người 01 Giấy chứng nhận; trường hợp các chủ sử dụng, chủ sở hữu có yêu cầu thì cấp chung một Giấy chứng nhận và trao cho người đại diện".

Như vậy, nếu thửa đất có nhiều người chung quyền sử dụng đất, nhiều người sở hữu chung tài sản gắn liền với đất thì Giấy chứng nhận phải ghi đầy đủ tên của những người có chung quyền. Giấy chứng nhận không giới hạn về số lượng người đứng tên trên Giấy chứng nhận nếu họ có chung quyền.

5. Câu hỏi thường gặp

5.1. Tôi mua nhà năm 2015, bên bán gồm 6 người cùng đứng tên trên giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà đất (sổ đỏ). Nay tôi thấy sổ đỏ nhiều tên chủ cũ quá không hợp ý, muốn đổi sổ chỉ có tên tôi thì có được không? Bên cạnh đó, nếu không đổi thì việc có nhiều người từng đứng tên có ảnh hưởng việc sử dụng và việc sau này để thừa kế cho con cháu không?

Bạn liên hệ Văn phòng đăng ký đất đai quận nơi căn nhà tọa lạc và làm đơn yêu cầu cấp đổi giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, đất ở. Văn phòng đăng ký đất đai sẽ hướng dẫn bạn làm hợp đồng đo vẽ lại thực trạng nhà đất của bạn.

Sau đó, bạn nộp lại bản vẽ để xem xét có đúng hiện trạng nhà đất không, nếu đúng thì Văn phòng đăng ký đất đai quận sẽ thu hồi sổ cũ và cấp sổ mới cho bạn. Thủ tục này thông thường sẽ mất khoảng 30 - 45 ngày. Sổ được cấp mới sẽ chỉ có tên bạn, chứ không có tên chủ cũ đã bán nhà cho bạn

Ngoài ra, việc từng có nhiều người đứng tên không ảnh hưởng gì việc sử dụng và việc sau này để thừa kế cho con cháu bạn, bởi việc chuyển nhượng quyền sử dụng nhà đất của các chủ cũ cho bạn đã được pháp luật công nhận.

5.2. Khi nào cần đổi tên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

• Thay đổi tên của chủ sở hữu: Khi bạn đổi tên do kết hôn, ly hôn, hoặc thay đổi tên theo nguyện vọng cá nhân, bạn cần phải đổi tên trên sổ đỏ để thông tin trên sổ đỏ trùng khớp với thông tin trên giấy tờ chứng thực cá nhân của bạn.
• Chuyển nhượng quyền sử dụng đất: Khi bạn mua bán, tặng cho, hoặc thế chấp quyền sử dụng đất, bạn cần phải đổi tên trên sổ đỏ sang tên người nhận chuyển nhượng, người được tặng cho, hoặc người nhận thế chấp.
• Chia tách, hợp nhất thửa đất: Khi bạn chia tách hoặc hợp nhất thửa đất, bạn cần phải đổi tên trên sổ đỏ cho các thửa đất mới được hình thành.
• Sửa chữa sai sót trên sổ đỏ: Khi thông tin trên sổ đỏ bị sai sót (như sai tên, sai diện tích,...) bạn cần phải làm thủ tục sửa chữa sai sót và đổi tên trên sổ đỏ.

5.3. Thay đổi thông tin cá nhân có phải làm lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất không? 

Theo Điểm g khoản 1 Điều 17 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 14 Điều 6 Thông tư 33/2017/TT-BTNMT quy định về Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

Theo đó, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất được phép:

+ Đổi tên;

+ Xác nhận thay đổi thông tin về pháp nhân, số Giấy CMND, số thẻ CCCD, địa chỉ trên Giấy chứng nhận đã cấp theo nhu cầu của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất;

+ Xác nhận thay đổi thông tin về pháp nhân, số Giấy CMND, số thẻ CCCD, địa chỉ trên Giấy chứng nhận đã cấp đồng thời với thủ tục đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất.

Hy vọng qua bài viết, ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Quy định cách ghi tên trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.